18 września 2016 | Mariusz Kowalczyk

Technika pomodoro

Technika pomodoro to jedna z popularniejszych, znana na całym świecie technika zarządzania czasem. Technika pomodoro została wymyślona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Nazwa techniki powstała dzięki kuchennemu zegarkowi, którego Francesco używał podczas pracy do zarządzania swoim czasem. Można przypuszczać, że czasomierz miał na swojej skali jedynie 25 minut, co w efekcie doprowadziło do powstania omawianej dziś metody.

Już wiele razy spotkałem się z poglądem, że bycie produktywnym oznacza robienie wielu czynności każdego dnia, posiadanie wypełnionego po brzegi kalendarza oraz brak czasu na cokolwiek innego, co może pojawić się niespodziewanie. To mit, który często ma niewiele wspólnego z produktywnością.

Omawiana przeze mnie technika pomodoro jest jednym z wielu sposobów zwiększania efektywności naszej pracy. Nie tak dawno pisałem o Matrycy Eisehnowera, prostym narzędziu do zarządzania czasem, który w połączeniu z dzisiejszą metodą może przynosić ciekawe efekty. Połączenie tych dwóch technik pomoże Ci w uzyskaniu większej kontroli nad swoimi codziennymi zajęciami i czasem.

Czym jest technika pomodoro

Technika pomodoro jest niezwykle prosta, polega ona na pracy w 30 minutowych modułach, z czego 25 minut tego modułu przeznaczone jest na pracę, a 5 minut to przerwa. W trakcie przerwy najlepiej jest odejść od miejsca swojej pracy, zrobić kilka przysiadów, złapać kilka głębszych oddechów, wyjść na balkon (jeśli taki masz), innymi słowy, zrobić coś, co pozwoli Ci odpocząć te kilka minut.

Po czterech cyklach w takim trybie (100 minut koncentracji, 20 minut przerwy) przychodzi czas na dłuższy odpoczynek. Badania pokazały (tutaj znajdziesz źródło), że krótkie przerwy pomiędzy wykonywanymi przez nas czynnościami mają znaczący wpływ na utrzymywanie odpowiedniego poziomu koncentracji, stąd 5 minutowe przerwy po każdym cyklu. 15 - 20 minut przerwy po dłuższej pracy ma na celu rozluźnienie twoich mentalnych mięśni, sprawiając tym samym, że po przerwie z dużym zapasem energii będziesz mógł wracać do pracy.

Zalety techniki pomodoro

  • Daje możliwość dzielenia dużych i często złożonych zadań na małe, możliwe i prostsze w realizacji elementy. Napisanie 15 stron pracy magisterskiej, przeczytanie grubej, kilkusetstronicowej książki, przeprowadzenie półrocznej analizy przychodów i rozchodów w Twojej firmie może być nie lada wyzwaniem. Jeśli jednak podzielimy te czynności na mniejsze, a tym samym prostsze w realizacji zadania, chętniej się za nie zabierzemy.

  • Przeciwdziała prawu Parkinsowna. Prawo to mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Mówiąc inaczej moduły w technice pomodoro mogą być dla nas wyznacznikami czasu pracy nad konkretnym zadaniem. Może się bowiem okazać, że po kilku rundach pomodoro wykonamy zadanie zajmujące nam kiedyś cały dzień. Wszystko to dzięki wysokiej koncentracji — w końcu 25 minut pracy, to nie to samo co wielogodzinne siedzenie przed komputerem przeplatane przeglądaniem internetu, social media oraz kawą co 30 minut.

  • Krótkie cykle w technice pomodoro sprawiają, że dłużej utrzymujesz wysoki poziom energii. Dzięki temu łatwiej jest Ci poradzić sobie z większymi i bardziej wymagającymi zadaniami.

  • Ludzki mózg potrafi zapamiętywać więcej na początku i końcu procesu nauki, im częściej będziemy robić przerwy, tym więcej będziemy w stanie zapamiętać.

  • Krótki cykl pracy sprawia, że łatwiej jest utrzymać koncentrację, wpływa na poziom prokrastynacji i dekoncentrowania się, podnosząc tym samym Twoją produktywność.

  • Wraz ze wzrostem produktywności i koncentracji jesteś w stanie robić więcej w tym samym czasie, dzięki temu rośnie wydajność Twojej pracy.

  • Zarządzając lepiej wykonywanymi przez siebie czynnościami, zaczynasz bardziej panować nad swoim czasem.

  • Posiadając większą kontrolę nad upływającym czasem, wzrasta Twój poziom motywacji. W końcu będziesz mieć więcej czasu dla siebie, swoich bliskich, będziesz mógł zabrać się za wszystko to na co do tej pory nie miałeś nawet chwili. Sport (w moim przypadku bieganie), basen, rower wpłyną pozytywnie na Twój organizm, podnosząc przy okazji poziom endorfin oraz energii.

Jak pracować z techniką pomodoro?

Technika jest tak prosta, że do jej stosowania wystarczy zwykły zegarek. Jednak dostępny jest szereg aplikacji na smartfony w google play, pomagających w korzystaniu z samej metody. Z pomodoro, możesz też korzystać używając internetowego zegarka (ja używam aplikacji na stronie Toggl). Narzędzia służącego do mierzenia czasu różnych aktywności wykonywanych przez nas w ciągu dnia. Niesie to oczywiście ryzyko przełączania się podczas pracy na inne podstrony “tak przy okazji” szukania czegoś. Aby tego unikać najlepiej przed rozpoczęciem pracy zamknąć je wszystkie bądź otworzyć aplikację w trybie incognito.

Przejedzmy teraz do praktyki i przyjrzyjmy się jak wygląda technika pomodoro w praktyce.

  1. Zacznij od zaplanowania dnia. Spoglądając w kalendarz zastanów się, które z wykonywanych przez Ciebie dziś czynności możesz podzielić na 30 minutowe moduły. W swoim kalendarzu zaznacz także, niezbędny czas na pięciominutowe przerwy między nimi. Ja swój dzień planuje w kalendarzu Google, dzięki czemu mam dostęp do swojego planu dnia wszędzie tam, gdzie mam telefon bądź komputer.Eksperymentuj z metodą i jeśli uznasz, że 25 minut pracy do dla Ciebie za krótki czas, zmień go. Ludzki mózg potrafi być skoncentrowany od 90 do 120 minut jednak spotkałem się z tym że zmodyfikowana technika trwała od 30 do 45 minut w jednym cyklu.
  1. Zanim zaczniesz pracować nad zadaniem przygotuj swoje stanowisko pracy. Główną zaletą techniki pomodoro jest wysoki poziom koncentracji utrzymywany podczas pracy w krótkich sesjach. Zanim przystąpisz do sesji  przygotowuj sobie wszystko to, co może Ci się przyda w jej trakcie.
  1. Podczas cyklu zajmuj się tylko jednym, konkretnym zadaniem. Pisząc ten artykuł, podczas każdej z sesji siadałem do wcześniej przygotowanego planu ramowego i pisałem. Wiedziałem, o czym mam pisać, jak chce to napisać, miałem też wszystko, co było mi potrzebne.
  1. Weź 5 minutową przerwę, kiedy skończy się cykl. Cirillo twierdził, że poziom utrzymania energii jest ważniejszy niż nieprzerywanie flow. Aby zwiększyć efektywność przerwy, odjedz od biurka, zrób sobie coś do picia, wykonaj kilka ćwiczeń. Pamiętaj także o piciu dużej ilości wody. Podczas intensywnej pracy Twój mózg zużywa ogromne ilości energii, do jego pracy niezbędna jest także woda pozwalająca utrzymywać koncentrację na odpowiednio wysokim poziomie.
  1. Dłuższa przerwa. Kiedy po czterech sesjach pomodoro przyjdzie czas na chwilę odpoczynku, zrób sobie przerwę i obowiązkowo odjedz od miejsca swojej pracy.

Kiedy technika pomodoro może Ci się przydać w zarządzaniu czasem

  • Gdy twój dzień jest stanowczo za krótki, a ilość zadań w jego trakcie wywołuje w Tobie poczucie bezradności i przepracowania.

  • Jeśli chcesz w większym stopniu panować nad swoim work — life balance.

  • Kiedy trudno jest Ci utrzymać koncentrację na jednym zadaniu. Technika pomodoro pozwala przez krótki czas, zaledwie 25 minut w trakcie sesji, skoncentrować się na konkretnym, wykonywanym przez Ciebie zajęciu. Ograniczysz dzięki temu przeglądanie Facebooka czy YouTube, nawet email po pewnym czasie przestanie być dla Ciebie miejscem rozproszenia.

  • Jeśli nie raz słyszałeś, że bierzesz się za wiele rzeczy, a żadnej z nich nie potrafisz skończyć pomodoro może być dla Ciebie świetnym narzędziem do kończenia wszystkiego, co zacząłeś.

  • Gdy w ciągu dnia czujesz że brakuje Ci mocy, a przed Tobą jeszcze kilka godzin intensywnych działań.

Informacje zawarte w artykule są częścią moich osobistych doświadczeń połączonych z wiedzą teoretyczną oraz obserwacją pracy ludzi. Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami czy to na temat samej techniki pomodoro bądź innych wskazówek związanych z zarządzaniem czasem, pisz śmiało w komentarzach poniżej.

3 sierpnia 2016 | Mariusz Kowalczyk

Matryca Eisenhowera – proste narzędzie do zarządzania czasem

Matryca Eisenhowera to bez wątpienia jedno z popularniejszych i znanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem czy aktywnościami. Jest to także jedna z tych metod dzięki, której mając szersze spojrzenie na nasze aktywności jesteśmy w stanie dokonywać lepszych wyborów i decyzji, stający się przy tym bardziej skutecznymi i wydajniejszymi we własnych działaniach.

Sztuka wyboru pomiędzy różnymi równie ważnymi zadaniami bywa często niesamowicie trudna. Zakładając, że mamy do zrobienia kilkanaście czynności w ciągu dnia, nie zawsze w łatwy sposób jesteśmy w stanie ocenić, co powinniśmy zrobić jako pierwsze. Jakie z czynności wymagają od nas natychmiastowych działań, którymi warto zająć się później, a co należy odstawić na bok i nie zajmować się tym wcale. Kluczem do skutecznego zarządzaniu sobą w czasie jest nie tyle umiejętność wybierania wyłącznie czynności dla nas najważniejszych, a rezygnacja z zajęć, które nie mają dla nas większego znaczenia. Mam tu na myśli bezcelowe skrolowanie facebooka, nadmierne oglądanie TV, rozrywki na YouTube czy granie godzinami w pockemony.

Nikt z nas nie potrzebuje ekspertów od zarządzania czasem. Bywa, że wystarczy jedno proste narzędzie, chociażby Matryca Eisenhowera oraz chęć do nauki, aby każdy z nas, stał się swoim prywatnym ekspertem od codziennej wydajności.

Czym jest Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to prosta macierz, której głównym założeniem był podział aktywności na ważne i pilne. Jak sam zapewne wiesz, nie wszystkie pilne czynności są ważne, jak i nie wszystkie ważne rzeczy czy decyzję muszą być zawsze pilne. W ich skutecznym podziale Matryca Eisenhowera sprawdza się idealnie. 

Rzeczy ważne to przeważnie te, które warto robić, aby zrealizować nasze marzenia, cele i dalekosiężne wizje. Jeśli chcemy zostać świetnymi inżynierami ważne jest, abyśmy mieli odpowiednią wiedzę techniczną oraz umiejętności pozwalające nam być ekspertem w danej branży. Przed nami więc mnóstwo pracy i zdobywania doświadczeń, często liczonego w latach. Do rzeczy pilnych może za to zaliczyć płaczące w drugim pokoju dziecko. Uspokojenie dziecka nie wymaga od nas długich przygotowań, wymaga za to natychmiastowego działania.

Jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania sobą w czasie jest zdolność odróżniania czynności, które trzeba zrobić jako pierwsze. Działań niepilnych, ale mają dla nas ogromne znaczenie, czynności pilnych, jednak dla nas mało ważnych oraz tych, którymi nie warto zwracać sobie. W planowaniu swoich aktywności może Wam także pomóc kilka aplikacji zwiększających  produktywność.

Matryca Eisenhowera i jej cztery ćwiartki

Aby pomóc Wam lepiej zrozumieć samo zagadnienie rzeczy ważnymi i pilnymi, a przy okazji lepiej zapoznać się z Macierzą Eisenhowera, przyjrzyjcie się elementom grafiki zamieszczonej poniżej. Każda z ćwiartek przedstawia sposób, w jaki wielu z nas spędza swój czas. Przyjrzyjmy się im lepiej.

Matryca Eisenhowera

Ćwiartka I - to, co ważne i pilne

To w niej znajdują się sprawy dla nas ważne, często mające duże znaczenie dla rozwoju nas samych, jak i naszej kariery. Są to czynności, o dużym znaczeniu strategicznym, czynności, o które warto dbać. Pierwsza ćwiartka to także sprawy pilne, te niecierpiące zwłoki, które trzeba zrobić jak najszybciej. To sprawy kryzysowe wymagające od nas jak najszybszej interwencji.

Opatrzenie świeżego skaleczenia, wymiana korków w mieszkaniu czy wizyta u czekającego na nas od dziesięciu minut klientem to czynności wymagające natychmiastowych działań.

Bywa tak, że pilność różnych czynności jest efektem naszego niedbalstwa i nawyku odkładania tego, co nam nie pasuje na później. Jeśli na jeden dzień przed upływem terminu spłaty rachunku za prąd przypominamy sobie o jego spłacie, staje się on sprawą pilną. Tym przykładem chciałem pokazać Ci, że wiele czynności w ćwiartce pierwszej ląduje w niej na nasze własne życzenie. Jeśli nie zaplanujemy tego, czym chcielibyśmy się zająć każdego dnia, nie spiszemy na kartce czynności do zrobienia, będziemy większość naszego wolnego czasu spędzać na “gaszeniu pożarów”. Wykonywaniu wszystkiego, co pilne i ważne, jednak niedającego nam szansy ruszyć z miejsca.

Zanim więc 0zaczniecie czytać dalej:

  • Zastanówcie się, które z Waszych ostatnich czynności moglibyście umieścić na Matrycy Eisenhowera w pierwszej ćwiartce?
  • Czy macie możliwość umieszczenia ich w innych ćwiartkach?

Ćwiartka II - rzeczy ważne, ale niepilne

Ta ćwiartka ze wszystkich czterech powinna mieć dla Was największą wartość i zaraz opowiem Wam, dlaczego tak uważam. Jak zapewne zauważyliście w niej znajdują się sprawy ważne, jednak nie pilne. Oznacza to mniej więcej tyle, że to w tej ćwiartce powinny zostać umieszczone wszystkie działania związane z długofalowym podnoszeniem umiejętności, karierą, relacjami oraz wszystkim tym, co daje nam możliwość rozwoju.

Tutaj możecie wrzucić naukę języka obcego, pisanie książki, naukę wystąpień publicznych, naukę programowania, czytanie, rozwój osobisty, duchowy oraz wszystko to, co może pomóc Wam doskonalić samych siebie. W tej ćwiartce nie ma miejsca na pożary i wykonywanie czynności "na teraz", jest natomiast miejsce na zaplanowane, wykonywanie skrupulatnie dzień po dniu działania przynoszące efekty w długim terminie czasu. Pamiętajcie też, że w tej ćwiartce nie trzeba robić wszystkiego od razu, kluczem jest tu długofalowe działanie.

Im więcej czasu spędzicie w ćwiartce drugiej, tym większą będziecie miał kontrolę nad własnym życie. Druga połówka Matrycy Eisenhowera daje możliwość zapobiegania sytuacją krytycznym z ćwiartki pierwszej.

Jeśli choć przez chwilę zastanowicie się nad tym, jakie czynności wchodzą w skład perwszej ćwiartki, zapewne zauważycie, że wiele z nich mogło być kiedyś w ćwiartce drugiej. Niestety na skutek zaniedbań i płynącego czasu trafiły one z czynności niepilnych do działań wymagających szybkiej interwencji. Pilnujcie więc czasu i dbajcie o to aby jak najmniej zadań zmieniało swoje położenie na macierzy.

Ćwiartka III - pilne lecz nieważne, na nie warto zwrócić uwagę

Aktywności w tej części Matrycy Eisenhowera często wymagają od nas natychmiastowych działań, jednak zadania z tej ćwiartki nie przynoszą nam często większych korzyści. I choć wydawać by się mogło, że jest to ćwiartka na równi ważna co pierwsza, jest to tylko iluzja.

Możecie tu spokojnie umieścić czytanie facebookowych postów, skrolowanie instagrama czy twittera, odbieranie nieistotnych telefonów, spotkania towarzyskie oraz inne czynności na pozór istotne. Dbajcie jednak o swój czas, trzecia ćwiartka może pożreć go naprawdę dużo.

Ćwiartka IV - Zadanie niepilne i nieważne - pochłaniacze Twojego czasu

To idealne miejsce na wszystko to, co jest dla nas nieważne i nie wymaga żadnych pilnych działań. Wręcz idealny pochłaniacz czasu, który dzień po dniu może zabierać nam dziesiątki minut z najbardziej produktywnych godzin. Nie wiem, czy wiecie, ale ćwiartka czwarta może być idealnym miejscem do złapania oddechu od codziennego natłoku informacji, korzystajcie z niej jednak mądrze. Aktywności w niej zamieszczone nie wymagają od nas większej aktywności umysłowej. To tutaj możesz umieścić nałogowe oglądanie telewizji, sięganie po telefon, granie na konsoli, godziny spędzone na plotkowanie, a także wiele innych bezproduktywnych działań.

Najwyższy czas przejść do działania

Poznaliście już wszystkie cztery ćwiartki Matrycy Eisenhowera, pora zakasać rękawy, wziąć coś do pisania i brać się do działania. Narysujcie więc waszą nową tabelę do zarządzania czasem, a następnie odpowiedzcie na pytania:

  • W jaki sposób minął Wam cały zeszły tydzień?
  • Które z aktywności zajmują Wam najwięcej czasu?
  • W której ćwiartce spędzacie go najwięcej?

Z praktyki wiem, że dużo prostszym sposobem na umieszczanie swoich cotygodniowych aktywności na macierzy jest ich początkowe zapisanie na czystej kartce, a dopiero później rozpisanie każdego z działań na odpowiedniej ćwiartce tabelki. Zwróćcie uwagę na to, że nie wszystkie z rzeczy ważnych są tak samo pilne. Kluczowa może okazać się tutaj realizacja konkretnych celów. Jeśli więcej wykonanie danej czynności, wymaga od Was szybkiego działania, pewnie jest to sprawa pilna, jednak jeśli tak nie jest, jej miejscem może być trzecia ćwiartka 

Zastanówcie się teraz raz jeszcze nad pytaniami, które zamieściłem powyżej i dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło. Pamiętajcie też o polubieniu artykułu, jeśli okazał się wam pomocny.

7 czerwca 2016 | Mariusz Kowalczyk

Jak planować swój dzień podczas upalnego lata

Wakacje i palące słońce  to zawsze świetna okazja do odkładania wszystkiego co tylko możliwe na później, jednocześnie szukania przy tym okazji, aby nic nie robić. To też czas, w którym wysoka temperatura w mgnieniu oka potrafi wyssać ze mnie całą energię, sprawiając, że moje efektywność jest praktycznie zerowa, bądź naprawdę niska.

W tym wieczornym wpisie dam Wam sześć prostych strategii na temat tego w jaki sposób zarządzać sobą w czasie podczas zbliżających się upałów. Gotowi?

1. Planujcie swoje codzienne zadania na karteczkach typu sticky notes. Ta niewielka ilość papieru jest wystarczająco duża, aby zapisać na niej to, co najważniejsze. Nie jest jednak w stanie pomieścić wszystkiego, co tylko przyjdzie Wam do głowy.

2. Używajcie kalendarza  — papierowego, w telefonie czy w googlowej przeglądarce, jego format nie ma większego znaczenia. To, co ważne, to, to byście korzystali z niego regularnie.

3. Wasze działania planujcie tak, byście mieli czas na chwilę odpoczynku. Zaplanować dzień od rana do wieczora to żadna sztuka, zwłaszcza kiedy większość z zapisanych tam zadań i tak nie będzie zrobiona. Planując dzień na około 70-80% zapewnicie sobie czas na przerwy i potrzebny odpoczynek.

4. Facebook, Instagram i inne social media to świetna okazja na złapanie oddechu oraz spojrzenie na to, co słychać w świecie. Unikajcie ich jednak w trakcie wykonywania najważniejszych zadań z całego dnia. Może się bowiem okazać, że z zaplanowanych 40 minut pracy, poświęcisz zadaniu dużo, dużo więcej czasu.

5. Co macie zrobić jutro, zróbcie zaraz, zwłaszcza jeśli Wasze zadanie zajmuje mniej niż 5 minut.

6. Planując swój dzień śmiało załóżcie, że każda z wykonywanych przez Was czynności zajmie więcej czasu niż powinna. Dzięki temu działaniu, plan w Waszym kalendarzu stanie się bardziej realny, a tym samym możliwy do realizacji.

Napiszcie w komentarzach jakie są wasze sposoby na radzicie sobie z wysokimi temperaturami i brakiem chęci do działania.

23 marca 2015 | Mariusz Kowalczyk

8 sposobów na to jak stać się bardziej produktywnym każdego dnia

Jak stać się kimś bardziej produktywnym w czasach wszechobecnego szumu informacyjnego? W czasach kiedy dziesiątki maili spływających na naszą skrzynkę każdego dnia oraz ciągłe zerkanie na telefon w poszukiwaniu nowych SMS-ów lub wiadomości z Messengera. Poprzez natłok często bezwartościowych informacji coraz trudniej przychodzi nam zorganizowanie siebie oraz pracy, którą wykonujemy.

Jak na nowo wskrzesić samodyscyplinę i motywacje, dzięki której jesteśmy w stanie osiągać dużo lepsze rezultaty? Jeśli więc należysz do osób, które każdego dnia walczą z brakiem czasu, miewasz trudności z dopięciem tygodniowej listy zadań lub po prostu chcesz stać się kimś bardziej produktywnym, ten artykuł jest dla Ciebie. Dowiesz się z niego jak za pomocą ośmiu praktycznych i prostych w użyciu wskazówką być bardziej skoncentrowanym na zadaniach, zwiększyć swoją wydajność oraz lepiej zarządzać sobą w czasie!

- Nim rozpoczniesz swój dzień, dobrze go zaplanuj

Większość zapracowanych osób wraz z początkiem swojego dnia chwyta za telefon sprawdzając, czy nie pojawiły się w nim żadne nowe wiadomości. To jednak początek całodniowego wrzucenia siebie w wir obowiązków i często chaotycznej próby zapanowania nad czymś, nad czym z zasady trudno zapanować. Planowanie dnia jest niczym tworzenie mapy, która prowadzi nas najkrótszą drogą z punktu A do punktu B. Świetnym narzędziem do planowania naszych codziennych działań jest Matryca Eisenhowera, o której nie tak dawno pisałem na swoim blogu.

Dobrze zaplanowany dzień daje Ci możliwość dokładnie określić podział własnych obowiązków, jak również oszacować czas potrzebny na ich wykonanie. Pozwala Ci również lepiej koncentrować się na celu, który realizujesz, pracując przy nim dużo skuteczniej.

Wskazówka: Planuj zadania, które wykonujesz z wyprzedzeniem np.: na dzień przed ich wykonaniem. Pamiętaj także, by każdego wieczoru chociaż przez chwilę spojrzeć co czeka Cię jutro.

- Wizualizuj swoje cele oraz sukcesy z nimi związane

Nasza wyobraźnia nie zna granic, a wizualizacja to jedna ze skuteczniejszych technik, jakie poznałem w jej aktywowaniu! Poprzez tworzenie w naszym umyśle rozmaitych obrazów jesteśmy w stanie wyobrażać sobie wszystkie osiągnięte w przyszłości cele i marzenia. To dzięki niej przenosimy się do czasów, w których to, nad czym obecnie pracujemy jest już zrealizowane.

Wizualizacja pozwala osiągać wirtualne sukcesy zanim zostaną one faktycznie zmaterializowane. Co ważniejsze, nasz mózg nie jest w stanie rozróżnić czasu obecnego od wyobrażeń, które tworzymy w głowie. Tworząc obrazy programujemy nasz umysł na przyszły sukces.

"-Twoje życie nie poprawi się przez przypadek. Poprawia się, jeśli zaczniesz je faktycznie zmieniać." - Jim Rohn

Wskazówka: Wizualizacje najlepiej stosować wczesnym rankiem, zanim jeszcze ruszymy do pracy, lub późnym wieczorem na chwilę przed pójściem spać. Pamiętaj, że nawet kilka minut dziennie przeznaczone na wizualizację przybliża Cię do bycia bardziej produktywnym.

- Wykonuj najpierw rzeczy najważniejsze

Na który z dziesiątków zajęć każdego dnia powinieneś poświęcić najwięcej czasu? Co powinieneś zrobić jako pierwsze? Na to, jak i wiele innych pytań warto znaleźć odpowiedz już na samym początku pisania planu dnia. Z każdym nawet największym zadaniem można poradzić sobie, jeśli zabierzemy się za nie metodą małych kroków.

Wskazówka: Podczas planowania zastanów się, które z czekających Cię zadań będzie wymagało od Ciebie największego zaangażowania. Wykonując je wraz z początkiem swojego dnia pracy, masz dużą szanse stać się bardziej produktywnym już tego samego dnia.

- Wyrabiaj w sobie nawyki, które pomogą Ci stać się bardziej produktywnym

Zastanawiałeś się kiedyś nad nawykami, które sterują Twoim życiem? Codziennymi rytuałami, które wykonujesz zaraz po wstaniu z łóżka, po przyjściu do pracy czy chwili przed tym, jak położysz się spać.

Zastanawiałeś się kiedyś, na co w ciągu dnia tracisz najwięcej czasu?

Wskazówka: Wyrabiając w sobie nawyki takie jak: wczesne wstawanie rano, planowanie swojego dnia pracy czy utrzymywanie koncentracji na wykonywanych przez siebie zadaniach pozwoli Ci dużo lepiej spożytkować każdą minutę upływającego dnia. Uważaj na tzw. pożeracze czasu. Niewinna pogawędka na messengerze czy przeglądanie facebookowych postów skutecznie odciągają nas od zadania, dekoncentrując zarazem.

8 sposobów na to jak stać się bardziej produktywnym każdego dnia

- Przestań żyć przeszłością ale i marzeniami

Trudno jest być bardziej produktywnym i koncentrować się na budowaniu przyszłości, jeśli nasz umysł każdego dnia tkwi w wydarzeniach, które miały już miejsce. To dlatego nadmierne życie w przeszłości jest jedna z przeszkód w stawaniu się bardziej produktywnym.

Kolejnym czynnikiem, który utrudnia nam zwiększanie codziennej wydajności jest bycie odwiecznym marzycielem. Oczywiście nie widzę nic złego w budowaniu inspirujących wizji oraz tworzeniu obrazów tworzących naszą przyszłość. Na potwierdzenie tej tezy spójrz w punkt drugi dzisiejszego artykułu. Chodzi jednak o to, że jeśli nie podejmiesz odpowiednich działań, nie podwiniesz rękawów i weźmiesz się do pracy, to nikt inny za Ciebie tego nie zrobi.

Wskazówka: Pracując nad swoją przyszłością poświęć 30% na swoją przyszłość. Wizualizuj, buduj strategię i twórz plany działania. Wykorzystaj również 10% swojego czasu na wyciąganie doświadczeń z przeszłości. Co jednak najważniejsze aż 70% czasu wykorzystuj na byciu w teraźniejszości, byciu TU I TERAZ. Tylko wtedy będziesz mógł skutecznie realizować wszystko to, co wcześniej założyłeś.

- Nagradzaj siebie za to co już zrobiłeś

Lubimy otrzymywać nagrody za dobrze wykonaną pracę, dlatego tak ważne jest byś nagradzał siebie za każdy, nawet najdrobniejszy sukces. Taka postawa, poza budowaniem poczucia realizacji wcześniej ustalonych celów,często daje nam nowe pokłady energii i motywacji by działać jeszcze skuteczniej.

Wskazówka: Za każde nawet drobne zadanie, którego się podjąłeś, a które właśnie skończyłeś, nagradzaj siebie. Wystarczy dobre słowo do samego siebie, kubek zielonej herbaty, chwila przerwy, spacer lub inne drobne przyjemności.

- Znajdź dla siebie chwilę wytchnienia

Nawet najwytrwalsi i zmobilizowani w działaniu ludzie potrzebują od czasu do czasu złapać oddech i zregenerować swoje siły. W natłoku codziennych obowiązków, wielu zajęć, telefonów i spotkań każda sekunda dnia jest na wagę złota. Zapominamy jednak, że „nic nierobienie” nie tylko daje nam chwilę wytchnienia, ale pozwala również by nasz umysł zwolnił, a co za tym idzie przygotował się do kolejnych wyzwań, które na niego czekają.

Wskazówka: Spróbuj w najbliższym czasie wstać kilka minut wcześniej niż robisz to zazwyczaj. Jednak, zamiast wykorzystywać ten czas na codzienne rytuały i szybszą pracę pozwól sobie nic nie robić. Nie włączaj radia ani telewizora. Poobserwuj przez okno świat z samego rana, przyjrzyj się ogacającej Cię przyrodzie, wsłuchaj się w dźwięki, które Cię otaczają i odpoczywaj.

Ciekaw, jakich sposobów wy używacie aby działać jeszcze skuteczniej. Dlatego, jeśli znacie jeszcze inne sposoby aby zwiększyć swoją produktywność, pracować wydajniej i mądrzej podzielcie się nimi w komentarzu poniżej.

4 marca 2015 | Mariusz Kowalczyk

7 Nawyków Skutecznego Działania – Covey Stephen R. (Recenzja)

7 nawyków skutecznego działania napisana przez Stephen R. Covey to jedna z tych książek, którą każdy fascynat rozwoju osobistego, biznesu i marketingu powinien przeczytać.

Jak możesz przeczytać na okładce, książka ta uważana jest przez wielu za biblię współczesnego człowieka. Praca ta zawiera zbiór życiowych zasad, którymi warto się kierować i według których warto postępować. To esencja pracy nad sobą, pomagająca odzyskać życiową równowagę, stworzona i opisana jako pewnego rodzaju proces, dzięki któremu będziemy mogli ruszyć z miejsca. 7 nawyków skutecznego działania porusza temat nawyków, których brakuje ludziom w osiąganiu osobistych sukcesów. Przytaczając wiele własnych historii, oraz prostych i praktycznych ćwiczeń Covey opisuje jak skutecznie stać się bardziej produktywnym, budować lepsze relacje oraz kreować nawyki pomagające nam odnieść sukces zawodowy i prywatny. Przyjrzyjmy się zatem każdemu z opisanych w książce nawyków:

Nawyk pierwszy: Proaktywność

Proaktywność to pierwszy z nawyków, o których pisze Covey. Nawyk ten związany jest z własną sprawczością, nastawieniem na działanie oraz umiejętnością myślenia w sposób pozytywny. Sposób, która odpowiada za nasze chęci wychodzenia z własnej strefy komfortu i angażowania się w różne działania. Żyjąc w świecie schematów, w których wracając po pracy jemy obiad, odpoczywamy, oglądamy telewizor, spotykamy się ze znajomymi, jemy kolację, idziemy spać, by następnego dnia rano ponownie wstać do pracy. Tworzymy dookoła siebie strefę komfortu, z której trudno jest nam wyjść. Zdaniem autora za wiele zmian w naszym życiu odpowiada nasz własny umysł. To on jest w stanie wzbudzić w nas iskrę, pozwalającą nam działać. Covey proponuje też, aby słowo „muszę” zmienić na „chcę”. To pierwsze z punktu widzenia emocji dla wielu z nas nasycone jest negatywną energią – czymś, co wykonujemy wbrew sobie, pod pewnym przymusem. Słowo „chcę” buduje w naszym umyśle poczucie wyboru, świadomą akceptację wykonywanych przez nas działań, co ma bezpośredni wpływ na naszą psychikę oraz wywoływane emocje.

"W życiu są trzy stałe rzeczy: zmiana, wybór i zasady" - Stephen Covey

W przeciwieństwie do pasywnego czekania, proaktywność daje nam możliwość dokonywania wyborów. Świadczy o czynnym angażowaniu się w działania przybliżające nas do celu. To umiejętność, dzięki której jesteśmy w stanie pracować z uśmiechem na twarzy i poczuciem kierunku w którym podążamy.

Nawyk drugi: Zacznij z wizją końca

Nawyk drugi to nawyk wizualizacji tego co chcemy osiągnąć. „Zacznij z wizją końca” - pozwala nam tworzyć wizje, które na dalszym etapie zaczniemy materializować. Przykładem takiej wizualizacji może być budowa naszego wymarzonego domu. Aby mógł on powstać, jego mieszkańcy potrzebują go sobie najpierw wyobrazić, by później przy współpracy z architektem, przelać tę wizję na papier. Autor książki mówi o prawie cieśli, które brzmi: mierz dwa razy, tnij raz. Taka postawa nie tylko oszczędza nasz czas, daje również szansę ograniczenia błędów i pomyłek pojawiających się w trakcie działania.

Covey proponuje, aby tworzone w tym nawyku wizualizacje były budowane w perspektywie kilkuletniej. Wspierając wizję pytaniami typu: „Gdzie ta wizja ma mnie zaprowadzić, co takiego chcę osiągnąć, jak ma wyglądać to, co chcę stworzyć”, jesteśmy w stanie jeszcze dokładniej wyobrazić sobie to co chcemy stworzyć.

Wizualizacja ma również za zadanie zmotywować nas do podjęcia pierwszych kroków. W połączeniu z proaktywnością, daje nam możliwość wyznaczenia celów oraz podjęcia działań w kierunku ich realizacji. Ważne jest, by tworząc tego typu wizję wziąć pod uwagę otaczające nas środowisko, naszych przyjaciół, rodzinę oraz miejsce naszej pracy. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie spojrzeć na wszystko z szerszej perspektywy.

Nawyk trzeci: Rób najpierw to, co najważniejsze

Nawyk trzeci, to nawyk, który uczy nas wyznaczania priorytetów. Żyjąc w świecie w którym zawsze jest do zrobienia więcej niż pozwalają nam dobra, ustalanie priorytetów to ważna umiejętność. „Rób najpierw to, co najważniejsze” - uczy nas dostrzegania rzeczy ważnych, nieważnych, pilnych, i niepilnych. Na podstawie opracowanej przez autora macierzy zawierającej te cztery obszary, jesteśmy uczeni pracy w ćwiartce II (rzeczy niepilne jednak ważne) oraz rezygnacji z ćwiartki IV (rzeczy niepilne i nieważne) .

Nawyk ten pozwala nam zapanować nad ogarniającym nas często chaosem zajęć, którymi jesteśmy przytłaczani, ucząc tym samym lepszego wykorzystania przez nas czasu.

Nawyk czwarty: Myśl w kategoriach wygrana – wygrana

Kolejny z nawyków, nawyk czwarty: „myśl w kategoriach wygrana – wygrana” koncentruje się na budowaniu rzetelnych i uczciwych relacji z innymi ludźmi. Uczy uczciwości, sprawiedliwego i właściwego traktowania naszych partnerów biznesowych, klientów, bliskich czy osób kompletnie nam obcych. Strategia „wygrana – wygrana” daje nam szansę czuć się wygranym nawet jeśli potrzebujemy iść na ustępstwa. Sprawia, że każda ze stron jest zadowolona z wynegocjowanych osiągnieć, co pozwala budować niezwykle mocną platformę współpracy. Autor w tym nawyku pokazuje nam również w jaki sposób praktykować ten nawyk. Podaje wiele własnych przykładów zastosowania tej strategii oraz pokazuje jak stawać się asertywnym, pomimo pojawiających się często trudności.

Nawyk piąty: Staraj się najpierw zrozumieć, potem być zrozumianym

To kolejny z nawyków, który wraz z nawykiem czwartym koncentruje się na budowaniu relacji z innymi. Jako ludzie lubimy, kiedy uwaga innych skierowana jest na nas. To też sprawia, że bardzo łatwo potrafimy wydawać osądy i traktować ludzi bardzo niesprawiedliwie. Nikt nie nauczył nas zastanawiać się nad powodami i przyczynami takich, a nie innych zachowań u ludzi. Nawyk piąty zwraca uwagę właśnie na aspekt oceniania innych. Uczy uważności, większej empatii oraz inteligencji emocjonalnej. Dopiero wówczas, kiedy lepiej opanujemy każdą z tych umiejętności, jesteśmy w stanie budować relację na „wyższym” poziomie - relacje oparte na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu.

Nawyk szósty: Synergia

Nawyk szósty opowiada o synergii. To pewnego rodzaju działanie zespołowe, które dzięki wspólnej pracy pozwala nam osiągać więcej. Prowadzi do odkrywania nowych możliwości, osiągania lepszych efektów oraz jest w stanie mnożyć korzyści płynące ze wspólnych działań. Synergia tworzy między jednostkami działających ludzi energię, która pozwala osiągać więcej, niż w przypadku działania w pojedynkę. Pozwala kreować nowe możliwości, pokonując tym samym większe wyzwania i trudności.

Nawyk siódmy: Ostrzenie piły

Ostatni z nawyków przedstawiony w książce to nawyk siódmy: „ostrzenie piły”. W tym rozdziale autor przywołuje historię turysty, który spotyka zmęczonego pracą drwala. Pytając go co robi, ten odpowiada mu, że ścina drzewo. Turysta dostrzegając to, że piła drwala jest tępa, sugeruje więc, by ten naostrzył swoje narzędzie pracy. Drwal odpowiada mu jednak, że jest zajęty pracą i nie ma na to czasu.

"Nauczyłam się mówić "nie" przez szacunek dla ważniejszego "tak" w moim życiu." - Stephen Covey

Każdy z nas, nawet ten najbardziej wytrwały potrzebuje czasem odpoczynku. To dzięki niemu jesteśmy w stanie spojrzeć na wszystko co robimy trochę szerzej. Rozejrzeć się dookoła i zastanowić czy na pewno w pędzie pracy zmierzamy w dobrym i chcianym przez nas kierunku.

„Ostrzenie piły” to moim zdaniem spoina wszystkich poprzednich nawyków. Umiejętność łączenia i wykorzystywania każdego z wcześniej nauczonych nawyków.

7 nawyków skutecznego działania napisana przez Stephen R. Covey to książka, którą warto mieć na swojej półce. To również pozycja, do której warto regularnie wracać, gdyż każde kolejne zapoznanie się z nią pozwala nam odkryć coś nowego.

14 września 2014 | Mariusz Kowalczyk

Jak przestać marnować swój czas, czyli kilka wskazówek o byciu produktywnym

W jaki sposób przestać marnować swój czas tak, aby zrobić wszystko to co sobie wcześniej zaplanowałeś? Pamiętam, że jako nastolatek kiedy wracałem ze szkoły, rzucałem w kąt plecak i siadałem przed komputerem.

Każdy dzień wyglądał tak samo, dłużył się godzinami, a „nuda” była dla mnie czymś naturalnym. Obecnie żyjąc w świecie w którym tak ja, jak i moi znajomi mamy do zrobienia więcej niż pozwala nam na to 24 godzinna dobra z zazdrością wspominam dziesiątki godzin, które uciekały mi kiedyś przez palce. Pracując na pełen etat, prowadząc coaching i warsztaty, budując od podstaw społeczność TalkUP oraz pisząc artykuły, które czytasz na blogu, potrzebowałem znaleźć odpowiedź na pytanie: w jaki sposób przestać marnować swój czas. Było to dla mnie duże wyzwanie gdyż jako „leń” potrzebowałem wskazówek oraz planu do działania. Równie ważne było dla mnie to, aby wykonywać rzeczy ważne na dany moment, nie brać się za przeglądanie facebooka, vimeo oraz wszystkiego co rozpraszało moją uwagę.

Na podstawie własnych doświadczeń, wskazówek z wielu książek oraz nieudanych prób w byciu produktywnym stworzyłem dla Ciebie listę przydatnych wskazówek. Wskazówek, które mogą Ci pomóc w opanowaniu swojego lenistwa i zabraniu się w końcu za to co dla Ciebie ważne.

Przestań marnować swój czas, zwróć uwagę na to jak spędzasz każdą wolną chwile.

Praca, niezależnie od tego czy jest to pełen etat czy 8 godzin spędzonych w szkole, w połączeniu z odpoczynkiem każdemu z nas zajmuje większość dnia. Zwróć uwagę na to jak do tej pory spędzasz swój wolny czas. Które z czynności wykonujesz najczęściej oraz ile czasu poświęcasz każdej z nich.

Aby dostrzec wszystko to o czym właśnie przeczytałeś, możesz podzielić swój dzień na 3 części. Ja swój dzień podzieliłem następująco:

- Pierwsza z nich to poranek i chwile zaraz po przebudzeniu. To tutaj jem obfite śniadanie, czytam przez chwilę coś inspirującego i uciekam do pracy.

- Druga część to moment w którym po przyjściu do domu jem obiad, a następnie po chwili odpoczynku zakładam buty i idę pobiegać. Unikam dzięki temu uczuciu senności przychodzącemu po zjedzeniu posiłku.

- Trzecia część to czas, który poświęcam na pisanie, projektowanie lub oglądanie czegoś inspirującego. Prelekcję Creative Mornings, U99 lub TED to idealny sposób na podładowanie swojej kreatywności. Lubię pracować wieczorem i w nocy, dla mnie to idealny moment, aby przysiąść nad TalkUP lub napisać kolejny artykuł na bloga.

Zastanów się teraz, jak wyglądałby Twój produktywnie spędzony dzień

Kolejną wskazówką, która może zwiększyć Twoją produktywność jest stworzenie planu Twojej produktywności. Jeśli wiesz już jak spędzasz czas wolny, zastanów się teraz co chciałbyś zmienić w swoim dniu, aby stać się bardziej produktywnym.

Mnie dużą trudność sprawiał brak energii zaraz po przyjściu z pracy do domu. Kładłem się wówczas spać na około 30/40 minut, aby zyskać choć trochę mocy i doładować swoje akumulatory. Zmieniło się to jednak w momencie w którym zacząłem biegać regularnie. Dziś nie czuję tak dużego zmęczenia, jestem bardziej wypoczęty, dzięki czemu mogę zrobić dużo więcej.

Uwierz, czasem mniej oznacza więcej

Nie musisz być najlepszy, wystarczy, że będziesz trochę lepszy niż byłeś wczoraj. Kiedy określisz już wszystkie zajęcia, które sprawiają, że nie masz dla siebie chwili wolnego. Pora abyś zrobił kolejny krok w zwiększeniu swojej produktywnośći. Zdecyduj teraz, które z wcześniej wykonywanych czynności są dla Ciebie najważniejsze. Wybierz te najbardziej istotne, mające wpływ na Ciebie, Twoje finanse, hobby, Twoją przyszłość czy rodzinę. W ich określeniu może Ci pomóc ćwiczenie, które opisywałem w jednym ze swoich pierwszych artykułów.Metodę A, B, C, D, E poznałem dzięki książce Briana Tracy i była to jedna z pierwszych metod planowania mojego wolnego czasu. Warto z niej korzystać w natłoku obowiązków, aby wybierać to, co dla nas najważniejsze. Teraz wybierz kilka czynności, którymi chcesz się zająć, pamiętając jednocześnie o wybraniu tych najbardziej istotnych. Wykonuj je regularnie, pracuj nad nimi, a już niebawem zobaczysz jak wzrasta Twoja wydajność .

To wszystko na dziś dlatego podwijaj rękawy i zabieraj się do pracy! Pamiętaj też, że jeśli artykuł, który właśnie przeczytałeś pomógł Ci przestać marnować swój czas, podziel się tym w komentarzu poniżej lub prześlij go dalej.

30 czerwca 2014 | Mariusz Kowalczyk

W jaki sposób możesz stawać się kimś bardziej skutecznym i produktywnym dzień po dniu

Już jakiś czas temu odkryłem, że techniki, aplikacje i modele zwiększania wydajności okazały się mało wystarczające, abym mógł w pełni stać się kimś bardziej skutecznym i produktywnym.

W jaki sposób możesz stać się kimś bardziej skutecznym

Opracowane przez twórców, takich jak: Devid Allen czy Leo Babauta, strategie zwiększania produktywności były i do dziś są dla mnie przebłyskiem geniuszu. Pamiętam, że kiedy po raz pierwszy odkryłem model Getting Things Done byłem nim zachwycony i był to dla mnie przełom w zwiększaniu własnej produktywności. To samo działo się kilkanaście miesięcy później, odkrywając Zen To Done. Techniki zarządzania, czasem w połączeniu z prostymi aplikacjami, sprawdzały się świetne. Trwało to jednak do pewnego momentu, gdy po wielu miesiącach funkcjonowania na podstawie schematu, sporo rzeczy zaczęło mi się „sypać”, a moja wydajność spadała.

Coraz częściej zacząłem stawać przed dylematem, czy to, co wcześniej zapisałem, wykonać zgodnie z planem, czy może lekko ten plan zmodyfikować. Czułem się jakbym zapraszał sam siebie McDonalda wiedząc, że nie jadam fast food’ów. Było to dziwne i wszystko to działo się w mojej głowie. Stwierdziłem, że czas na zmiany. Wiedziałem, że takie zachowanie nie uczyni mnie bardziej skutecznym. Tym bardziej, gdy realizowane przeze mnie cele i wyzwania wymagały dużej samodyscypliny. Postanowiłem wymyślić coś innego, choć nie był to model, bo w takim nie czuję się najlepiej. Potrzebowałem bardziej elastycznej struktury dającej mi więcej wolności, pewnego rodzaju filozofii, którą z łatwością wprowadzę w swoją codzienność. Tak też się stało i chcę się tym z Tobą podzielić.

8 zasad, które pomogły mi stać się bardziej skutecznym

Przedstawię Ci 8 kroków, które pomagają mi w byciu bardziej skutecznym. Wyuczonych działań, dzięki którym moje życie jest mniej stresujące i bardziej poukładane. Oczywiście, każdy z nas funkcjonuje w bardzo indywidualny i odmienny sposób, co za tym idzie nie wszystkie z zasad mogą być dla Ciebie tak samo skuteczne, jak dla mnie. Pamiętaj, aby każdą z nich traktować jako „ramę” lub jako pewnego rodzaju filozofię, którą można dopasować do swoich indywidualnych potrzeb.

    ZASADA PIERWSZA: Kładę się spać i wstaję o tej samej porze 7 dni w tygodniu

To nadal jedna z tych zasad, nad którą jest mi najtrudniej zapanować. Jednak, dzięki niej uczę się dyscypliny porannego wstawania oraz świadomości tego, że jeśli nie położę się wystarczająco wcześniej trudno mi będzie rano wstać.

    ZASADA DRUGA: Zaraz po przebudzeniu przez godzinę piszę albo czytam

Każdy z nas ma w ciągu dnia taki czas, w którym pracuje dużo bardziej wydajnie. Dla jednych są to poranki, podczas których tworzą, piszą, rysują, czytają, innym zaś pracuje się lepiej w późnych godzinach nocnych. Ja swoją maksymalną wydajność uzyskuję chwilę po przebudzeniu, to wtedy mam mnóstwo energii ułatwiającej mi pracę. A jak to wygląda u Ciebie? Jeśli nie wiesz, to nic straconego, mam dla Ciebie dwie propozycje. Pierwszą z nich jest zapoznanie się z książką „Nawyk Samodyscypliny”, którą miałem przyjemność recenzować w jednym z poprzednich wpisów. Drugą propozycją jest doświadczenie. Podziel kilka następnych dni pracy na 30 minutowe bloki, w których będziesz przyglądał się swojej efektywności. Doświadczenie to nie tylko pokaże Ci, w których godzinach pracujesz najwydajniej, ale może też ujawnić momenty, w których mnóstwo czasu ucieka Ci przez palce, np. przeglądając facebooka.

Kolejną ważną częścią tej zasady jest dbanie o czas, podczas którego pracujesz najwydajniej. Jeśli jest to czas w godzinach popołudniowych, nie pozwól by ktoś lub coś było w stanie wytrącić Cię z Twoich zajęć.

    ZASADA TRZECIA: Nie sprawdzam poczty do godziny 10 rano

Od kiedy pamiętam ogromną trudność sprawiało mi szybkie odpisywanie na e-mail’e. Chwila, aby wszystko przeczytać, następnie podział na to, co ważne i na końcu odpisywanie. Do dziś zajmuje mi to mnóstwo czasu. Dlatego, aby chronić swoją efektywność, pisać lub czytać w pełni koncentracji nie zaglądam do skrzynki pocztowej przed śniadaniem.

    ZASADA CZWARTA: Nie odbieram telefonów w czasie swojej pełnej wydajności

Wielokrotnie podczas pracy na pełnych obrotach, gdy w pełni jestem oddany pisaniu artykułów, czy czytaniu, nagle dzwoni telefon. Cała moja koncentracją pękała jak bańka mydlana, a wprowadzenie się ponownie w ten stan często bywało już niemożliwe. Aby zapobiegać takim zdarzeniom na czas swojej pracy wyciszam i nie odbieram żadnego z telefonów, który do mnie dzwoni.

    ZASADA PIĄTA: Planuję każdy kolejny dzień, czytam codziennie, okazuję wdzięczność

Dla mnie dobry dzień to dzień zaplanowany. Pomaga mi to uporządkować swoje myśli, zorganizować sobie czas oraz wykonać najważniejsze z czynności.

Wiem, że czytając kilkadziesiąt książek rocznie należę do promila ludzi, którzy to robią. Jednak, aby wejść do grona tak elitarnej grupy, praktykowałem wiele lat. U mnie była to kwestia wyrobienia w sobie nawyku czytania, który pozwala mi usiąść nad książką każdego dnia. Każdego dnia doceniam to, co udało mi się osiągnąć dzięki czytaniu, dlatego też czynność ta jest dla mnie tak ważna.

    ZASADA SZÓSTA: Nie wchodzę w spory z hejterami i zazdrośnikami

Chodzi mi o to, że jako osoba funkcjonująca w sieci, wystawiająca swoje prace na widok publiczny, narażam się na negatywną ocenę oraz krytykę innych. Wiem, że jeszcze się taki nie urodził, co by każdemu dogodził. Jednak zdarzają się osoby, które krytykują niemal wszystko, nie wiedząc o mnie dosłownie nic. Jest to przykre. Kiedyś takie zachowania wywoływały we mnie dużo negatywnych emocji, mocno ograniczały moje możliwości. Dziś na podobne ataki nie reaguję, odpuszczam i nie wdaję się w żadne dyskusje. Szkoda jest mi energii na kogoś anonimowego, kto nie ma dla mnie żadnego znaczenia, a jego jedynym zajęciem jest krytykowanie innych. Na świecie jest wiele osób, które jestem pewien, że wezmą z mojej pracy dla siebie to, co będzie im najbardziej przydatne.

    ZASADA SIÓDMA: Tylko ja jestem odpowiedzialny za własne błędy

O braniu odpowiedzialności za wszystko, co robimy pisałem na blogu dziesiątki razy. Chodzi o to, by nie przerzucać odpowiedzialności na innych, tłumacząc tym samym, że to nie ja popełniłem błąd. Dla przykładu: jeśli będąc na studiach nie zdawałem egzaminów, była to tylko i wyłącznie wina tego, że się nie nauczyłem, a nie pytań, które padły na egzaminach. Takie podejście daje mi ogromną wolność, bo sprawia, że to ja jako jedyna osoba jestem odpowiedzialny za to, co i jak robię. Sprawia również, że jestem jedyną osobą, która jest w stanie wszystko naprawić. Jesteś jedyną osobą, która może o siebie zadbać, która może podejmować decyzje i to Ty patrząc w lustro widzisz siebie.

    ZASADA ÓSMA: Mam swóją misję, życiowy cel do zrealizowania

Wiem, że może to wydawać się mocno przesadzone, jednak głęboko w to wszystko wierzę. Wiem po sobie, jak wiele zmian zaszło w moim życiu od momentu, gdy pojawił się temat budowania własnej świadomości. Jak z kanapowego lenia stałem się bardziej skuteczny w tym co robię, zyskiwałem na pewności siebie oraz osiągałem coraz więcej. Teraz, jako pasjonat tego wszystkiego, ktoś kto z pasją zgłębia swoją wiedzę chcę pokazać, że można oraz chcę Ci podarować narzędzia, które ułatwią osiągnięcie celu.

No dobra, to koniec dzisiejszego artykułu. Jeśli uznasz, że wpis który właśnie przeczytałeś jest wartościowy, podeślij go dalej swoim znajomym. Pamiętaj także, że jeśli masz jakieś pytania, uwagi lub chciałbyś po prostu wyrazić swoją opinie, podziel się nimi w komentarzach poniżej.

2 stycznia 2014 | Mariusz Kowalczyk

10 sposobów by być bardziej produktywnym CZĘŚĆ II

Pomimo dostępnych dobrodziejstw techniki bycie bardziej produktywnym to coraz większe wyzwanie. Otaczają nas ze wszystkich stron, programy i aplikacje wspierające naszą wydajność, bardzo często zamiast ja zwiększać, robią dokładnie odwrotnie. Odwracając naszą uwagę od tego co jest naprawdę ważne. Efektem tego jest fakt, że czasu, którego i tak mieliśmy mało mamy jeszcze mniej a przecież zaplanowane wcześniej zadania same się nie zrobią.

Zapraszam do czytania pierwszego tekstu w tym roku. Oto druga część artykułu, którego zadaniem jest pokazanie Ci jak stać się bardziej produktywnym.

6. Zapisuj wszystko w kalendarzu.

Zawszę piszę o tym, że zadania które sobie wyznaczamy należy zapisywać. Nie musi być to kalendarz papierowy. Jeśli dobrze Ci się pracuje na dokumentach google, śmiało pracuj na nich. Jeśli używasz do tego specjalnej aplikacji, z tym również nie ma problemu. Możesz używać zwykłej kartki papieru jeśli dobrze się z tym czujesz. Ważne byś swoje zapiski robił wydajnie i nie musiał poświęcać na nie całego dnia. Dlatego tak ważne jest zapisywanie wszystkiego? Chociażby dlatego, że nie musieć trzymać tego w głowie. Po drugie, gdy już zapiszesz swoje zadanie, szansa na to, że o nim zapomnisz jest dużo mniejsza a oto przecież chodzi! Osobiście przeglądam swój kalendarz dwa razy dziennie: rano i wieczorem. Wspieram się również aplikacją any.do której mogłeś przeczytać w jednym z wcześniejszych wpisów.

7. Unikaj jak ognia „wypełniaczy czasu”

Wypełniacze czasu to prawdziwe przekleństwo bycia bardziej produktywnym. Oglądanie telewizji, przeglądanie Internetu w celu jego przeglądania, wchodzenie na strony typu kwejk i przesiadywanie na nich godzinami to idealny sposób na to jak zmarnować cały dzień nie robiąc nic wielkiego. Oczywiście każdy z nas zasługuje na relaks i przyjemności, jeśli jednak w ciągu dnia mamy więcej przyjemności niż pracy, wówczas cytując klasyka: „wiedz, że coś się dzieje”.

Pamiętaj, że dobry czas na przeglądanie tego typu stron jest wtedy gdy nie masz już sił na robienie czegoś ważnego dla Ciebie albo jesteś jeszcze jedną nogą w łóżku. Ot taka mała wskazówka dla Ciebie.

8. Naucz się mówić „NIE”

Jak możesz przeczytać w jednym z cytatów projektu 5minutdziennie.pl Naucz się mówić NIE dla rzeczy dobrych, po to byś powiedzieć TAK dla rzeczy wielkich”. Każdy czegoś chce. Tym bardziej gdy jesteśmy dobrzy w tym co robimy „nękania” nie widać końca. Ilość maili, telefonów i smsów z prośbą o pomoc może przysporzyć nam bólu głowy. Jeśli dorzucimy do tego codziennie obowiązku: sprzątanie mieszkania, zakupy, wysyłanie faktur, pisanie raportów. Okazuje się, że na rzeczy „WAŻNE” zostało nam bardzo mało czasu.

Dlatego tak ważne jest by umieć powiedzieć „NIE”. Pamiętaj, że nie świadczy to o byciu niemiłym. Po prostu troszczysz się o swój czas i swoje obowiązki. Pomóc możesz przecież w innym terminie.

Bycie bardziej produktywnym nie zawsze oznacza robienie więcej.

9. Koncentruj się na jednym zadania.

Temat multitaskingu to temat o którym w internecie możesz czytać godzinami. Pamiętam, że jeden z moich pierwszych artykułów na tym blogu również dotyczył tego zagadnienia. Oczywiście robienie wielu zadań na raz ma również swoje pozytywne strony, jednak z własnego doświadczenia wiem, że wydajniej pracuje gdy moja głowa koncentruje się tylko i wyłącznie na jednej rzeczy na raz.

10. Nie pozwól rozproszyć swojej uwagi.

Pamiętaj by pracując nad czymś naprawdę dla Ciebie ważnym wycisz lub wyłącz telefon (o ile nie potrzebujesz z niego korzystać). Wyłącz również swoją skrzynkę pocztową by przychodzące co chwilę wiadomości nie odciągały Twojej uwagi. Jeśli pracujesz w domu zaszyj się w miejscu w którym nikt z domowników nie będzie Ci przeszkadzał.

W ten oto sposób dobrnęliśmy do końca pierwszego artykułu w tym roku.

21 grudnia 2013 | Mariusz Kowalczyk

10 sposobów by być bardziej produktywnym CZĘŚĆ I

Co zrobić by być bardziej produktywnym, skoro pracując przez kilku godzin dziennie nie jesteś w stanie poradzić sobie z połową wyznaczonych Ci zadań. Czy aby na pewno mądrze wykorzystujesz każdą chwilę? Przekonaj się! Oto dwuczęściowy artykuł w którym poznasz 10 sposobów na to jak mądrze radzić sobie z uciekającym codziennie czasem.

10 sposobów by być bardziej produktywnym CZĘŚĆ I

Czas to rzecz, której z każdym rokiem mojego życia brakuje mi coraz bardziej. Dlatego też produktywność, a raczej bycie osobą produktywną stało się dla mnie tak ważne. Nigdy nie znajdę czasu na zrobienie wszystkiego co mam zaplanowane, zawsze jednak znajdę czas na zrobienie tego co najważniejsze danego dnia. To właśnie dlatego postanowiłem napisać dzisiejszy wpis i podzielić się z Tobą sposobami na robienie rzeczy najważniejszych.

Sposób na bycie bardziej produktywnym

1.Przeanalizuj dokładnie w jaki sposób spędzasz większość każdego dnia.

Pamiętaj! Zanim weźmiesz się za ponowną organizacje czasu, zastanów się nad tym co do tej pory mogło Ci go zabierać. Zwróć uwagę na to od czego zaczynasz swój dzień, nad czym przesiadujesz najwięcej, a co najczęściej zostawiasz „na jutro”. Można powiedzieć, że jest to Twój prywatny audyt wewnętrzy, który ma pokazać, co możesz zrobić lepiej.

2. Zorganizuj się!

Gdy już odkryjesz i przeanalizujesz w jaki sposób mija Ci większość czasu, pora byś zabrał się za ulubioną czynność ludzi dobrze zorganizowanych. Planowanie, które jest tu kluczem do zwiększenia Twojej wydajności.

  • Na dobre zaplanowanie czekającego Cię dnia WYSTARCZY 15 MINUT DZIENNIE.
  • Gdy już wszystko zaplanujesz, pamiętaj by zapisać wszystko na kartkach, w telefonie za pomocą aplikacji zwiększających produktywność. Możesz to również zrobić w każdym innym miejscu, które będzie Ci przypominało co masz jeszcze do zrobienia.

“Your mind is for having ideas, not holding them.” ― David Allen

3. Określ czas w którym pracujesz najefektywniej.

Zapewne wiesz, że wiele osób uwielbia siedzieć po nocach gdy inni wolą wstać wcześnie rano i właśnie wtedy zabierać się za pracę.

Pamiętaj by to właśnie w najlepszym dla Ciebie okresie do pracy wykonywać zadania o największym priorytecie. Tylko wtedy będąc bardziej produktywnym poradzisz sobie z nimi na tyle szybko, by mieć jeszcze czas na inne zadania z listy, którą wcześniej wypisałeś.

4. Twórz swoje listy zadań z wyprzedzeniem.

Jak mawiał Jim Rohn, nie jesteś w stanie wybudować domu jeśli najpierw nie skończysz jego budowy w wyobraźni, a później na planach budowlanych. To samo można powiedzieć o Twojej „Liście zadań do zrobienia”. Po co masz trwonić czas na zastanawianie się każdego dnia rano co chcesz zrobić, skoro możesz to wiedzieć od momentu, gdy otworzysz oczy. Pamiętaj o tym by rozpisywać swoje zadania na dłuższy okres czasu. Zaczynając od dnia jutrzejszego, a kończąc na niedalekiej przyszłości. Ciekawym schematem posługuję się aplikacja any.do o której możesz przeczytać w poprzednim artykule. Wygląda on następująco: DZIŚ, JUTRO, NADCHODZĄCE (czyli przyszły tydzień), KIEDYŚ.

Gdy już wykonasz któreś ze swoich zadań, PAMIĘTAJ o tym by je przekreślić, zamazać lub zrobić ptaszka. Ja swoje cele zapisuje w papierowym kalendarzu oraz w aplikacji o której pisałem powyżej.

5. Niech Twój dzień stanie się jeszcze dłuższy.

Aby być bardziej produktywnym i robić więcej, potrzebujesz dłuższego dnia. Niestety, doba dla każdego z nas trwa tyle samo i nikt nie może jej wydłużyć. Możesz za to wydłużyć czas własnej pracy. Wiem, wiem pewnie uwielbiasz spać, kto nie lubi. Nikt jednak nie każe Ci od razu wstawać o dwie godziny wcześniej, tylko po to byś zajął się rzeczami, które i tak nie wygrają z kilku minutową, poranną drzemką. Możesz jednak wykorzystać ten czas na zadania, które wymagają od Ciebie mniej koncentracji: odpisywanie na maile, odpisywanie na forach czy czytanie internetowych artykułów.

Ja najczęściej wykorzystuje ten czas na przeglądaniu facebooka, pinteresta i innych stron na których mogę znaleźć coś co zainspiruje mnie do napisania kolejnego artykułu.

Za nami pierwsze pięć sposobów na to jak stać się bardziej produktywnym. Drugą część artykułu pojawi się na początku nowego roku. Teraz jednak możesz dać znać w komentarzach tutaj lub na G+ jak podobał Ci się dzisiejszy wpis oraz jakie techniki podnoszenia produktywności sam stosujesz.

17 grudnia 2013 | Mariusz Kowalczyk

Aplikacje, które kilkukrotnie zwiększą Twoją wydajność i produktywność

Święta kolejny raz zbliżają się ogromnymi krokami. Przyszedł więc czas na podsumowania, noworoczne wyzwania i cele, a także poszukiwanie narzędzi, które zwiększą moją produktywność.

aplikacje, które zwiększają moją produktywność

Jeśli czytasz mojego bloga to zapewne wiesz, że takie tematy jak produktywność, wydajność, GTD (get things done) i inne wątki z tym związane, pojawiają się tu często. Zatem, aby ułatwić sobie pracę i jeszcze skuteczniej radzić sobie z wyzwaniami postawionymi na rok 2014, postanowiłem przetestować kilka aplikacji, które potencjalnie miałyby zwiększać moją efektywność.

Lubię wszystkie programy, które są w stanie pomóc mi uporządkować życie według pewnych procedur. Cenię sobie również prostotę, estetykę i intuicyjność danej aplikacji. Były to główne aspekty, jakie brałem pod uwagę szukając dla siebie nowych narzędzi. Ostatecznie wybrałem dwie. Oto efekty dwutygodniowych testów:

Good day, every day, czyli aplikacja Any.do

Na pierwszy ogień poszła aplikacja, która nie dość, że wygląda rewelacyjnie to na dodatek jest umieszczona w chmurze. Co za tym idzie? Przede wszystkim to, że na wielu urządzaniach możemy korzystać z tego samego konta. Nie są to jednak jej jedyne atuty, ale o tym za chwilę. Zacznę od początku, od przybliżenia zasady działania Any.do.

Aplikacja ta, w porównaniu do większość programów opartych na zasadach GTD działa trochę inaczej. Nie trzeba w nią wchodzić by zobaczyć co mamy do zrobienia (tego typu zachowania, zamiast wspierać naszą produktywność działają odwrotnie). Aplikacja po wcześniejszym zaplanowaniu aktywności sama przypomni nam za pomocą codziennego przeglądu zadań, co mamy zrobić. Zatem od samego rana bez zaglądania w kalendarz wiem co mam do zrobienia. Dodam również, że dzięki rozszerzeniu na przeglądarkę Chrome i Gmail, z aplikacji korzystam również pracując na komputerze. Dzięki szybkiej synchronizacji w kilka sekund po wpisaniu zadania mam je wszystkie na telefonie. Dla mnie to rewelacja. Dlatego też, Any.do polecam każdemu kto chce zwiększyć swoją produktywność wspierając się dobrodziejstwami techniki, które otaczają nas z każdej strony.

DropBox, czyli internetowy dysk

dropbox

Kolejną aplikacją będzie znany już od dłuższego czasu DropBox. Wybrałem ją dlatego, że lubię mieć pod ręką wszystkie niezbędne mi dane. Jestem niczym „chomik”, który zbiera z internetu różne ciekawostki, będące bardzo często inspiracją do napisania kolejnych artykułów.

Właśnie dlatego chmura typu DB jest przeze mnie często wykorzystywana na komputerze, jak i telefonie. Jeśli, jednak nie wiesz czym jest DropBox oto szybkie wyjaśnienie:

DropBox to dysk internetowy, na którym przetrzymuję wszystkie swoje dokumenty, artykuły, zdjęcia i wszystko to, co pomaga mi w prowadzeniu bloga. Po rejestracji na stronie aplikacji dostajemy do dyspozycji 2GB pamięci, które dzięki wysyłanym zaproszeniom możemy powiększyć kilkukrotnie. Sama aplikacja jest jedną z wielu, które obecnie pojawiają się w internecie. Wybrałem ją, ponieważ od dawna korzystam z niej na komputerze, a aplikacja na smartfona daje mi dostęp do moich wszystkich materiałów.

Mam nadzieje, że aplikacje, które Ci dziś przedstawiłem pomogą i Tobie w poprawie i zwiększeniu własnej produktywności. Jeśli znasz coś lepszego możesz podzielić się tym z innymi czytelnikami w komentarzach.

Jeżeli wpis, który przeczytałeś choć trochę Ci pomógł, kliknij LUBIĘ TO i podziel się nim z innymi.