|

Jak udzielać informacji zwrotnej czyli praktycznie na temat feedbacku

Umiejętność przekazywania własnych poglądów i myśli w sposób konstruktywny to jedna z tych zdolności, która przydaje się bez względu na osoby, z którymi rozmawiasz lub stanowiska, na których się znajdujesz. Chyba nikt z nas nie chce być postrzegany z osobami, o których mówi się w sposób negatywny, tym bardziej, gdy większość z Twoich wypowiedzi będzie kojarzyła się z krytyką i brakiem jakiejkolwiek empatii. Dlatego też wiedza na temat tego, jak udzielać informacji zwrotnej przydaje się, gdy zależy nam na komunikowaniu się w sposób skuteczny i przynoszący jak najwięcej korzyści nie tylko Tobie, ale i Twojemu rozmówcy.

Właściwie udzielona informacja zwrotna nie tylko jest w stanie zainspirować i pokazać sens w tym, co robimy. Może również stać się skutecznym akceleratorem na drodze do sukcesu każdego z nas. Pamiętam, że jeszcze kilka lat temu pojęcie informacji zwrotnej kojarzyło mi się wyłącznie z klęcznikiem przed swoim przełożonym, który nie miał dla mnie nawet jednego miłego słowa. Do dziś zresztą podczas wielu warsztatów spotykam się z opiniami, że informacja zwrotna jest niczym innym jak reprymendą od szefa za wykonaną pracę. Na szczęście z upływem czasu ulega to zmianie, choć jestem pewien, że istnieje jeszcze wiele firm, dla których pojęcie to od wielu lat ma ten sam cel.

Kiedy udzielać informacji zwrotnej

Tak naprawdę nigdy nie spotkałem się ze sztywnymi zasadami na temat udzielania informacji zwrotnej. Dla mnie skuteczna i konstruktywna informacja zwrotna to informacja oparta na faktach, która jest korzystna z punktu widzenia mojego rozmówcy, jak i mnie. Warto tu dodać, że zadaniem informacji zwrotnej poza przekazaniem samego komunikatu jest pewna wartość, która ma wniesie coś samemu odbiorcy. Będzie inspiracją, pokaże mu nowe możliwości, zachęci do wprowadzenia zmian albo po prostu zmotywuje do namysłów.

Wielokrotnie w swojej praktyce coacha spotkałem się z osobami, które podczas naszych spotkań nie dostrzegały tego, co widziałem ja. Sposób wypowiedzi, mowa ciała czy to, jak postrzegały rzeczywistość dawało mi często wiele informacji o tej osobie. Wówczas gdy była taka potrzeba oraz gdy mój klient wyraził zgodę i chęć na taką informację dzieliłem się z nim własnymi obserwacjami, pokazując mu swój punkt widzenia. Robiłem to przede wszystkim po to by dostrzegł rzeczy, na które wcześniej nie zwracał uwagi, by zyskał dzięki temu kolejny punkt widzenia sytuacji, w której się znajdował. Bardzo często dzięki takiej informacji klient miał okazję uporządkować swoje myśli i posunąć się dalej w całym procesie coachingowym.

Jak udzielać informacji zwrotnej

Jak już mogłeś przeczytać wcześniej głównym celem udzielenia informacji zwrotnej jest zachęcenie naszego odbiorcy do refleksji nad jej treścią.Nieprawidłowo sformułowana lub źle przekazania informacja zwrotna może zostać odebrana jako krytyka, która jest pierwszym krokiem do wywołania zupełnie innych efektów niż sobie to wcześniej zaplanowaliśmy.

Kolejną rzeczą, o której warto wspomnieć w udzielaniu informacji zwrotnej jest to, że informacja ta powinna być oparta na faktach i zachowaniu, które miały wcześniej miejsce.Co więcej, powinna być to informacja, z którą nasz odbiorca może coś zrobić i na którą ma wpływ. Jaką wartość miałaby dla Ciebie wiadomość, w której dowiedziałbyś się, że to, co robisz wykonujesz nieprawidłowo bez jakiejkolwiek wskazówki na temat tego, jak możesz to poprawić? Jestem wręcz pewien, że żadną albo bardzo małą dlatego, abyś jak najskuteczniej opanował tę umiejętność przygotowałem dla Ciebie ćwiczenie, które może Ci w tym pomóc. Wygląda ono następująco:

Ćwiczenie: Naucz się udzielać informacji zwrotnej

Uważam, że nauka przez doświadczanie to jedna z najbardziej skutecznych metod nauki, z jakimi miałem do czynienia.To dzięki doświadczeniu jesteśmy w stanie zweryfikować teorię z praktyką i przekonać się, czy wszystko to, o czym wcześniej czytaliśmy ma przełożenie na praktyczne doświadczenie. Aby przeprowadzić to ćwiczenie będziesz potrzebował drugiej osoby, kogoś, komu możesz zaufać i liczyć na rzetelne odpowiedzi. Pamiętaj, że ćwiczenie to ma na celu nauczyć Cię uzyskiwać informację zwrotną. Co za tym idzie informacje, które zostaną Ci przekazane nie zawsze mogą być dla Ciebie pozytywne i być tymi, które chciałeś usłyszeć od bliskiej osoby. Wykonując je pamiętaj o tym by dobrze się bawić i brać dla siebie to, co będzie Ci najbardziej przydatne.

Cześć I –przygotowanie do ćwiczenia

Wybierz osobę, z którą wykonasz to ćwiczenie, poproś ją o udzielenie Ci informacji zwrotnej w temacie, który Cię interesuje, np.

  • Jakim jesteś przyjacielem?
  • Za co jesteś lubiany wśród swoich przyjaciół?
  • Czy pasja i zainteresowania, którymi się interesujesz i o których tak często opowiadasz są tak samo ciekawe dla Twoich odbiorców?

Pamiętaj, że temat, nad którym chciałbyś popracować powinien być obszarem, w którym możesz się doskonalić i rozwijać.

Cześć II – zadawanie pytań

Gdy już zdecydujesz się na temat, nad którym chciałbyś popracować pora abyś przeszedł do kolejnej części ćwiczenia. Teraz poproś partnera, z którym wykonujesz ćwiczenie aby odpowiedział Ci na pytania zamieszczone poniżej w kontekście obszaru, z którego chcesz uzyskać informację zwrotną:

  • Jakie są moje zalety lub w czym jestem dobry?
  • W jakich zadaniach nie sprawdzam się najlepiej?
  • W których obszarach mógłbym bardziej pracować nad sobą?
  • Co mogę zrobić inaczej, aby zmienić to na lepsze?

Kiedy Twój partner przygotuje odpowiedzi przejdź do kolejnej części zadania.

Cześć III – omówienie informacji zwrotnej

Abyś jeszcze skuteczniej mógł pracować nad udzielonymi Ci odpowiedziami weź kartkę papieru lub coś innego, na czym zapiszesz odpowiedzi, następnie poproś partnera o odpowiedzi na pytania. Pamiętaj aby wcześniej wyjaśnić każde z pytań, tak byście się dobrze zrozumieli. Omówcie to, jak każdy z was rozumie powyższe pytania, wyjaśnijcie wszystkie powstałe nieścisłości. Każdy z nas jest inny i inaczej odbiera otaczającą nas rzeczywistość. Informacje, które usłyszysz mają Ci pomóc we własnym rozwoju, dlatego przyjmuj je w dobrej wierze, nie krytykuj ani nie zaprzeczaj temu, co usłyszałeś. Jeśli usłyszysz coś, z czym się nie zgadzasz zapytaj osoby, która udzieliła Ci informacji zwrotnej, na jakiej podstawie tak twierdzi. Pamiętaj także o tym aby podziękować za udzielone odpowiedzi.Kultury nigdy za wiele.

Cześć IV – wyciąganie wniosków

Kolejnym krokiem, który ma Ci pomóc w udzielaniu informacji zwrotnej jest analiza tego, co usłyszałeś i udało Ci się zapisać. Na podstawie informacji, które udało Ci się uzyskać odpowiedz sobie na pytania:

  • Czego nauczyła Cię ta informacja?
  • Jakie zmiany zamierasz wprowadzić dzięki tej informacji?
  • Która z informacji nie była dla Ciebie zbyt miła?
  • Co zamierzasz z tym zrobić?
  • Co dobrego było w sposobie, w jaki została przekazana informacja zwrotna?
  • Co można było zrobić lepiej?

Oczywiście pytań może być więcej dlatego też, jeśli masz pytania, których nie zapisałem powyżej pamiętaj by i je dopisać do swojej listy. Zastanów się również co dobrego dało Ci to ćwiczenie, jak wpłynęło ono na sposób udzielania przez Ciebie informacji zwrotnej.

Cześć V – odwrócenie ról

Aby ćwiczenie było jeszcze skuteczniejsze zmień się ze swoim partnerem rolami. Teraz Ty będziesz udzielać informacji zwrotnej. To doskonały czas na to by wnioski, które wyciągnąłeś z własnych przemyśleń zastosował w tej części zadania. Po jego wykonaniu zastanówcie się wspólnie jakie korzyści udało się wam uzyskać i czego się wspólnie nauczyliście.

Pamiętaj, że jeśli masz jakieś pytania lub wnioski na temat dzisiejszego ćwiczenia i chciałbyś podzielić się nimi z innymi czytelnikami napisz o tym w komentarzu poniżej.


Kiedy boimy się po raz pierwszy

Kiedy boimy się do kogoś podejść, zamienić z nim kilka zdań, kiedy mamy przekonanie, że rozmawianie z nieznany człowiekiem jest głupie. Wystarczy zrobić pierwszy krok, zamienić jedno zdanie, aby przekonać się, że nie jest to prawda. Kiedy boimy się odezwać w nieswoim języku, powiedzieć choć jedno zdanie, kiedy mamy przekonanie, że nie jesteśmy w tym […]

Dlaczego nawyki kształtują nasze życie

Gdyby kształtowanie nawyków należało do prostych czynności, każdy z nas bez większych problemów byłby w stanie modyfikować i wyrabiać w sobie te nawyki, na których mu najbardziej zależy. Potrzeba porannego wstawania dla sporego grona śpiochów przestałaby być problemem, w końcu wiedzieliby, że położenie się wcześniej spać ułatwiałoby im wstawanie. Wiele osób skończyłoby także z nieregularnym i […]

Technika pomodoro

Technika pomodoro to jedna z popularniejszych, znana na całym świecie technika zarządzania czasem. Technika pomodoro została wymyślona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Nazwa techniki powstała dzięki kuchennemu zegarkowi, którego Francesco używał podczas pracy do zarządzania swoim czasem. Można przypuszczać, że czasomierz miał na swojej skali jedynie 25 minut, co w efekcie doprowadziło […]