Sztuka wyboru pomiędzy różnymi równie ważnymi zadaniami bywa często niesamowicie trudna. Zakładając, że mamy do zrobienia kilkanaście czynności w ciągu dnia, nie zawsze w łatwy sposób jesteśmy w stanie ocenić, co powinniśmy zrobić jako pierwsze. Jakie z czynności wymagają od nas natychmiastowych działań, którymi warto zająć się później, a co należy odstawić na bok i nie zajmować się tym wcale. Kluczem do skutecznego zarządzaniu sobą w czasie jest nie tyle umiejętność wybierania wyłącznie czynności dla nas najważniejszych, a rezygnacja z zajęć, które nie mają dla nas większego znaczenia. Mam tu na myśli bezcelowe skrolowanie facebooka, nadmierne oglądanie TV, rozrywki na YouTube czy granie godzinami w pockemony.
Nikt z nas nie potrzebuje ekspertów od zarządzania czasem. Bywa, że wystarczy jedno proste narzędzie, chociażby Matryca Eisenhowera oraz chęć do nauki, aby każdy z nas, stał się swoim prywatnym ekspertem od codziennej wydajności.
Czym jest Matryca Eisenhowera
Matryca Eisenhowera to prosta macierz, której głównym założeniem był podział aktywności na ważne i pilne. Jak sam zapewne wiesz, nie wszystkie pilne czynności są ważne, jak i nie wszystkie ważne rzeczy czy decyzję muszą być zawsze pilne. W ich skutecznym podziale Matryca Eisenhowera sprawdza się idealnie.
Rzeczy ważne to przeważnie te, które warto robić, aby zrealizować nasze marzenia, cele i dalekosiężne wizje. Jeśli chcemy zostać świetnymi inżynierami ważne jest, abyśmy mieli odpowiednią wiedzę techniczną oraz umiejętności pozwalające nam być ekspertem w danej branży. Przed nami więc mnóstwo pracy i zdobywania doświadczeń, często liczonego w latach. Do rzeczy pilnych może za to zaliczyć płaczące w drugim pokoju dziecko. Uspokojenie dziecka nie wymaga od nas długich przygotowań, wymaga za to natychmiastowego działania.
Jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania sobą w czasie jest zdolność odróżniania czynności, które trzeba zrobić jako pierwsze. Działań niepilnych, ale mają dla nas ogromne znaczenie, czynności pilnych, jednak dla nas mało ważnych oraz tych, którymi nie warto zwracać sobie. W planowaniu swoich aktywności może Wam także pomóc kilka aplikacji zwiększających produktywność.
Matryca Eisenhowera i jej cztery ćwiartki
Aby pomóc Wam lepiej zrozumieć samo zagadnienie rzeczy ważnymi i pilnymi, a przy okazji lepiej zapoznać się z Macierzą Eisenhowera, przyjrzyjcie się elementom grafiki zamieszczonej poniżej. Każda z ćwiartek przedstawia sposób, w jaki wielu z nas spędza swój czas. Przyjrzyjmy się im lepiej.
Ćwiartka I - to, co ważne i pilne
To w niej znajdują się sprawy dla nas ważne, często mające duże znaczenie dla rozwoju nas samych, jak i naszej kariery. Są to czynności, o dużym znaczeniu strategicznym, czynności, o które warto dbać. Pierwsza ćwiartka to także sprawy pilne, te niecierpiące zwłoki, które trzeba zrobić jak najszybciej. To sprawy kryzysowe wymagające od nas jak najszybszej interwencji.
Opatrzenie świeżego skaleczenia, wymiana korków w mieszkaniu czy wizyta u czekającego na nas od dziesięciu minut klientem to czynności wymagające natychmiastowych działań.
Bywa tak, że pilność różnych czynności jest efektem naszego niedbalstwa i nawyku odkładania tego, co nam nie pasuje na później. Jeśli na jeden dzień przed upływem terminu spłaty rachunku za prąd przypominamy sobie o jego spłacie, staje się on sprawą pilną. Tym przykładem chciałem pokazać Ci, że wiele czynności w ćwiartce pierwszej ląduje w niej na nasze własne życzenie. Jeśli nie zaplanujemy tego, czym chcielibyśmy się zająć każdego dnia, nie spiszemy na kartce czynności do zrobienia, będziemy większość naszego wolnego czasu spędzać na “gaszeniu pożarów”. Wykonywaniu wszystkiego, co pilne i ważne, jednak niedającego nam szansy ruszyć z miejsca.
Zanim więc 0zaczniecie czytać dalej:
- Zastanówcie się, które z Waszych ostatnich czynności moglibyście umieścić na Matrycy Eisenhowera w pierwszej ćwiartce?
- Czy macie możliwość umieszczenia ich w innych ćwiartkach?
Ćwiartka II - rzeczy ważne, ale niepilne
Ta ćwiartka ze wszystkich czterech powinna mieć dla Was największą wartość i zaraz opowiem Wam, dlaczego tak uważam. Jak zapewne zauważyliście w niej znajdują się sprawy ważne, jednak nie pilne. Oznacza to mniej więcej tyle, że to w tej ćwiartce powinny zostać umieszczone wszystkie działania związane z długofalowym podnoszeniem umiejętności, karierą, relacjami oraz wszystkim tym, co daje nam możliwość rozwoju.
Tutaj możecie wrzucić naukę języka obcego, pisanie książki, naukę wystąpień publicznych, naukę programowania, czytanie, rozwój osobisty, duchowy oraz wszystko to, co może pomóc Wam doskonalić samych siebie. W tej ćwiartce nie ma miejsca na pożary i wykonywanie czynności "na teraz", jest natomiast miejsce na zaplanowane, wykonywanie skrupulatnie dzień po dniu działania przynoszące efekty w długim terminie czasu. Pamiętajcie też, że w tej ćwiartce nie trzeba robić wszystkiego od razu, kluczem jest tu długofalowe działanie.
Im więcej czasu spędzicie w ćwiartce drugiej, tym większą będziecie miał kontrolę nad własnym życie. Druga połówka Matrycy Eisenhowera daje możliwość zapobiegania sytuacją krytycznym z ćwiartki pierwszej.
Jeśli choć przez chwilę zastanowicie się nad tym, jakie czynności wchodzą w skład perwszej ćwiartki, zapewne zauważycie, że wiele z nich mogło być kiedyś w ćwiartce drugiej. Niestety na skutek zaniedbań i płynącego czasu trafiły one z czynności niepilnych do działań wymagających szybkiej interwencji. Pilnujcie więc czasu i dbajcie o to aby jak najmniej zadań zmieniało swoje położenie na macierzy.
Ćwiartka III - pilne lecz nieważne, na nie warto zwrócić uwagę
Aktywności w tej części Matrycy Eisenhowera często wymagają od nas natychmiastowych działań, jednak zadania z tej ćwiartki nie przynoszą nam często większych korzyści. I choć wydawać by się mogło, że jest to ćwiartka na równi ważna co pierwsza, jest to tylko iluzja.
Możecie tu spokojnie umieścić czytanie facebookowych postów, skrolowanie instagrama czy twittera, odbieranie nieistotnych telefonów, spotkania towarzyskie oraz inne czynności na pozór istotne. Dbajcie jednak o swój czas, trzecia ćwiartka może pożreć go naprawdę dużo.
Ćwiartka IV - Zadanie niepilne i nieważne - pochłaniacze Twojego czasu
To idealne miejsce na wszystko to, co jest dla nas nieważne i nie wymaga żadnych pilnych działań. Wręcz idealny pochłaniacz czasu, który dzień po dniu może zabierać nam dziesiątki minut z najbardziej produktywnych godzin. Nie wiem, czy wiecie, ale ćwiartka czwarta może być idealnym miejscem do złapania oddechu od codziennego natłoku informacji, korzystajcie z niej jednak mądrze. Aktywności w niej zamieszczone nie wymagają od nas większej aktywności umysłowej. To tutaj możesz umieścić nałogowe oglądanie telewizji, sięganie po telefon, granie na konsoli, godziny spędzone na plotkowanie, a także wiele innych bezproduktywnych działań.
Najwyższy czas przejść do działania
Poznaliście już wszystkie cztery ćwiartki Matrycy Eisenhowera, pora zakasać rękawy, wziąć coś do pisania i brać się do działania. Narysujcie więc waszą nową tabelę do zarządzania czasem, a następnie odpowiedzcie na pytania:
- W jaki sposób minął Wam cały zeszły tydzień?
- Które z aktywności zajmują Wam najwięcej czasu?
- W której ćwiartce spędzacie go najwięcej?
Z praktyki wiem, że dużo prostszym sposobem na umieszczanie swoich cotygodniowych aktywności na macierzy jest ich początkowe zapisanie na czystej kartce, a dopiero później rozpisanie każdego z działań na odpowiedniej ćwiartce tabelki. Zwróćcie uwagę na to, że nie wszystkie z rzeczy ważnych są tak samo pilne. Kluczowa może okazać się tutaj realizacja konkretnych celów. Jeśli więcej wykonanie danej czynności, wymaga od Was szybkiego działania, pewnie jest to sprawa pilna, jednak jeśli tak nie jest, jej miejscem może być trzecia ćwiartka
Zastanówcie się teraz raz jeszcze nad pytaniami, które zamieściłem powyżej i dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło. Pamiętajcie też o polubieniu artykułu, jeśli okazał się wam pomocny.