|

Technika pomodoro

Technika pomodoro to jedna z popularniejszych, znana na całym świecie technika zarządzania czasem. Technika pomodoro została wymyślona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Nazwa techniki powstała dzięki kuchennemu zegarkowi, którego Francesco używał podczas pracy do zarządzania swoim czasem. Można przypuszczać, że czasomierz miał na swojej skali jedynie 25 minut, co w efekcie doprowadziło do powstania omawianej dziś metody.

Już wiele razy spotkałem się z poglądem, że bycie produktywnym oznacza robienie wielu czynności każdego dnia, posiadanie wypełnionego po brzegi kalendarza oraz brak czasu na cokolwiek innego, co może pojawić się niespodziewanie. To mit, który często ma niewiele wspólnego z produktywnością.

Omawiana przeze mnie technika pomodoro jest jednym z wielu sposobów zwiększania efektywności naszej pracy. Nie tak dawno pisałem o Matrycy Eisehnowera, prostym narzędziu do zarządzania czasem, który w połączeniu z dzisiejszą metodą może przynosić ciekawe efekty. Połączenie tych dwóch technik pomoże Ci w uzyskaniu większej kontroli nad swoimi codziennymi zajęciami i czasem.

Czym jest technika pomodoro

Technika pomodoro jest niezwykle prosta, polega ona na pracy w 30 minutowych modułach, z czego 25 minut tego modułu przeznaczone jest na pracę, a 5 minut to przerwa. W trakcie przerwy najlepiej jest odejść od miejsca swojej pracy, zrobić kilka przysiadów, złapać kilka głębszych oddechów, wyjść na balkon (jeśli taki masz), innymi słowy, zrobić coś, co pozwoli Ci odpocząć te kilka minut.

Po czterech cyklach w takim trybie (100 minut koncentracji, 20 minut przerwy) przychodzi czas na dłuższy odpoczynek. Badania pokazały (tutaj znajdziesz źródło), że krótkie przerwy pomiędzy wykonywanymi przez nas czynnościami mają znaczący wpływ na utrzymywanie odpowiedniego poziomu koncentracji, stąd 5 minutowe przerwy po każdym cyklu. 15 - 20 minut przerwy po dłuższej pracy ma na celu rozluźnienie twoich mentalnych mięśni, sprawiając tym samym, że po przerwie z dużym zapasem energii będziesz mógł wracać do pracy.

Zalety techniki pomodoro

  • Daje możliwość dzielenia dużych i często złożonych zadań na małe, możliwe i prostsze w realizacji elementy. Napisanie 15 stron pracy magisterskiej, przeczytanie grubej, kilkusetstronicowej książki, przeprowadzenie półrocznej analizy przychodów i rozchodów w Twojej firmie może być nie lada wyzwaniem. Jeśli jednak podzielimy te czynności na mniejsze, a tym samym prostsze w realizacji zadania, chętniej się za nie zabierzemy.
  • Przeciwdziała prawu Parkinsowna. Prawo to mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Mówiąc inaczej moduły w technice pomodoro mogą być dla nas wyznacznikami czasu pracy nad konkretnym zadaniem. Może się bowiem okazać, że po kilku rundach pomodoro wykonamy zadanie zajmujące nam kiedyś cały dzień. Wszystko to dzięki wysokiej koncentracji — w końcu 25 minut pracy, to nie to samo co wielogodzinne siedzenie przed komputerem przeplatane przeglądaniem internetu, social media oraz kawą co 30 minut.
  • Krótkie cykle w technice pomodoro sprawiają, że dłużej utrzymujesz wysoki poziom energii. Dzięki temu łatwiej jest Ci poradzić sobie z większymi i bardziej wymagającymi zadaniami.
  • Ludzki mózg potrafi zapamiętywać więcej na początku i końcu procesu nauki, im częściej będziemy robić przerwy, tym więcej będziemy w stanie zapamiętać.
  • Krótki cykl pracy sprawia, że łatwiej jest utrzymać koncentrację, wpływa na poziom prokrastynacji i dekoncentrowania się, podnosząc tym samym Twoją produktywność.
  • Wraz ze wzrostem produktywności i koncentracji jesteś w stanie robić więcej w tym samym czasie, dzięki temu rośnie wydajność Twojej pracy.
  • Zarządzając lepiej wykonywanymi przez siebie czynnościami, zaczynasz bardziej panować nad swoim czasem.
  • Posiadając większą kontrolę nad upływającym czasem, wzrasta Twój poziom motywacji. W końcu będziesz mieć więcej czasu dla siebie, swoich bliskich, będziesz mógł zabrać się za wszystko to na co do tej pory nie miałeś nawet chwili. Sport (w moim przypadku bieganie), basen, rower wpłyną pozytywnie na Twój organizm, podnosząc przy okazji poziom endorfin oraz energii.

Jak pracować z techniką pomodoro?

Technika jest tak prosta, że do jej stosowania wystarczy zwykły zegarek. Jednak dostępny jest szereg aplikacji na smartfony w google playpomagających w korzystaniu z samej metody. Z pomodoro, możesz też korzystać używając internetowego zegarka (ja używam aplikacji na stronie Toggl). Narzędzia służącego do mierzenia czasu różnych aktywności wykonywanych przez nas w ciągu dnia. Niesie to oczywiście ryzyko przełączania się podczas pracy na inne podstrony “tak przy okazji” szukania czegoś. Aby tego unikać najlepiej przed rozpoczęciem pracy zamknąć je wszystkie bądź otworzyć aplikację w trybie incognito.

Przejedzmy teraz do praktyki i przyjrzyjmy się jak wygląda technika pomodoro w praktyce.

  1. Zacznij od zaplanowania dnia. Spoglądając w kalendarz zastanów się, które z wykonywanych przez Ciebie dziś czynności możesz podzielić na 30 minutowe moduły. W swoim kalendarzu zaznacz także, niezbędny czas na pięciominutowe przerwy między nimi. Ja swój dzień planuje w kalendarzu Google, dzięki czemu mam dostęp do swojego planu dnia wszędzie tam, gdzie mam telefon bądź komputer.Eksperymentuj z metodą i jeśli uznasz, że 25 minut pracy do dla Ciebie za krótki czas, zmień go. Ludzki mózg potrafi być skoncentrowany od 90 do 120 minut jednak spotkałem się z tym że zmodyfikowana technika trwała od 30 do 45 minut w jednym cyklu.
  1. Zanim zaczniesz pracować nad zadaniem przygotuj swoje stanowisko pracy. Główną zaletą techniki pomodoro jest wysoki poziom koncentracji utrzymywany podczas pracy w krótkich sesjach. Zanim przystąpisz do sesji  przygotowuj sobie wszystko to, co może Ci się przyda w jej trakcie.
  1. Podczas cyklu zajmuj się tylko jednym, konkretnym zadaniemPisząc ten artykuł, podczas każdej z sesji siadałem do wcześniej przygotowanego planu ramowego i pisałem. Wiedziałem, o czym mam pisać, jak chce to napisać, miałem też wszystko, co było mi potrzebne.
  1. Weź 5 minutową przerwę, kiedy skończy się cykl. Cirillo twierdził, że poziom utrzymania energii jest ważniejszy niż nieprzerywanie flow. Aby zwiększyć efektywność przerwy, odjedz od biurka, zrób sobie coś do picia, wykonaj kilka ćwiczeń. Pamiętaj także o piciu dużej ilości wody. Podczas intensywnej pracy Twój mózg zużywa ogromne ilości energii, do jego pracy niezbędna jest także woda pozwalająca utrzymywać koncentrację na odpowiednio wysokim poziomie.
  1. Dłuższa przerwa. Kiedy po czterech sesjach pomodoro przyjdzie czas na chwilę odpoczynku, zrób sobie przerwę i obowiązkowo odjedz od miejsca swojej pracy.

Kiedy technika pomodoro może Ci się przydać w zarządzaniu czasem

  • Gdy twój dzień jest stanowczo za krótki, a ilość zadań w jego trakcie wywołuje w Tobie poczucie bezradności i przepracowania.
  • Jeśli chcesz w większym stopniu panować nad swoim work life balance.
  • Kiedy trudno jest Ci utrzymać koncentrację na jednym zadaniu. Technika pomodoro pozwala przez krótki czas, zaledwie 25 minut w trakcie sesji, skoncentrować się na konkretnym, wykonywanym przez Ciebie zajęciu. Ograniczysz dzięki temu przeglądanie Facebooka czy YouTube, nawet email po pewnym czasie przestanie być dla Ciebie miejscem rozproszenia.
  • Jeśli nie raz słyszałeś, że bierzesz się za wiele rzeczy, a żadnej z nich nie potrafisz skończyć pomodoro może być dla Ciebie świetnym narzędziem do kończenia wszystkiego, co zacząłeś.
  • Gdy w ciągu dnia czujesz że brakuje Ci mocy, a przed Tobą jeszcze kilka godzin intensywnych działań.

Informacje zawarte w artykule są częścią moich osobistych doświadczeń połączonych z wiedzą teoretyczną oraz obserwacją pracy ludzi. Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami czy to na temat samej techniki pomodoro bądź innych wskazówek związanych z zarządzaniem czasem, pisz śmiało w komentarzach poniżej.


|

Matryca Eisenhowera – proste narzędzie do zarządzania czasem

Matryca Eisenhowera to bez wątpienia jedno z popularniejszych i znanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem czy aktywnościami. Jest to także jedna z tych metod dzięki, której mając szersze spojrzenie na nasze aktywności jesteśmy w stanie dokonywać lepszych wyborów i decyzji, stający się przy tym bardziej skutecznymi i wydajniejszymi we własnych działaniach.

Sztuka wyboru pomiędzy różnymi równie ważnymi zadaniami bywa często niesamowicie trudna. Zakładając, że mamy do zrobienia kilkanaście czynności w ciągu dnia, nie zawsze w łatwy sposób jesteśmy w stanie ocenić, co powinniśmy zrobić jako pierwsze. Jakie z czynności wymagają od nas natychmiastowych działań, którymi warto zająć się później, a co należy odstawić na bok i nie zajmować się tym wcale. Kluczem do skutecznego zarządzaniu sobą w czasie jest nie tyle umiejętność wybierania wyłącznie czynności dla nas najważniejszych, a rezygnacja z zajęć, które nie mają dla nas większego znaczenia. Mam tu na myśli bezcelowe skrolowanie facebooka, nadmierne oglądanie TV, rozrywki na YouTube czy granie godzinami w pockemony.

Nikt z nas nie potrzebuje ekspertów od zarządzania czasem. Bywa, że wystarczy jedno proste narzędzie, chociażby Matryca Eisenhowera oraz chęć do nauki, aby każdy z nas, stał się swoim prywatnym ekspertem od codziennej wydajności.

Czym jest Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to prosta macierz, której głównym założeniem był podział aktywności na ważne i pilne. Jak sam zapewne wiesz, nie wszystkie pilne czynności są ważne, jak i nie wszystkie ważne rzeczy czy decyzję muszą być zawsze pilne. W ich skutecznym podziale Matryca Eisenhowera sprawdza się idealnie. 

Rzeczy ważne to przeważnie te, które warto robić, aby zrealizować nasze marzenia, cele i dalekosiężne wizje. Jeśli chcemy zostać świetnymi inżynierami ważne jest, abyśmy mieli odpowiednią wiedzę techniczną oraz umiejętności pozwalające nam być ekspertem w danej branży. Przed nami więc mnóstwo pracy i zdobywania doświadczeń, często liczonego w latach. Do rzeczy pilnych może za to zaliczyć płaczące w drugim pokoju dziecko. Uspokojenie dziecka nie wymaga od nas długich przygotowań, wymaga za to natychmiastowego działania.

Jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania sobą w czasie jest zdolność odróżniania czynności, które trzeba zrobić jako pierwsze. Działań niepilnych, ale mają dla nas ogromne znaczenie, czynności pilnych, jednak dla nas mało ważnych oraz tych, którymi nie warto zwracać sobie. W planowaniu swoich aktywności może Wam także pomóc kilka aplikacji zwiększających  produktywność.

Matryca Eisenhowera i jej cztery ćwiartki

Aby pomóc Wam lepiej zrozumieć samo zagadnienie rzeczy ważnymi i pilnymi, a przy okazji lepiej zapoznać się z Macierzą Eisenhowera, przyjrzyjcie się elementom grafiki zamieszczonej poniżej. Każda z ćwiartek przedstawia sposób, w jaki wielu z nas spędza swój czas. Przyjrzyjmy się im lepiej.

Matryca Eisenhowera

Ćwiartka I - to, co ważne i pilne

To w niej znajdują się sprawy dla nas ważne, często mające duże znaczenie dla rozwoju nas samych, jak i naszej kariery. Są to czynności, o dużym znaczeniu strategicznym, czynności, o które warto dbać. Pierwsza ćwiartka to także sprawy pilne, te niecierpiące zwłoki, które trzeba zrobić jak najszybciej. To sprawy kryzysowe wymagające od nas jak najszybszej interwencji.

Opatrzenie świeżego skaleczenia, wymiana korków w mieszkaniu czy wizyta u czekającego na nas od dziesięciu minut klientem to czynności wymagające natychmiastowych działań.

Bywa tak, że pilność różnych czynności jest efektem naszego niedbalstwa i nawyku odkładania tego, co nam nie pasuje na później. Jeśli na jeden dzień przed upływem terminu spłaty rachunku za prąd przypominamy sobie o jego spłacie, staje się on sprawą pilną. Tym przykładem chciałem pokazać Ci, że wiele czynności w ćwiartce pierwszej ląduje w niej na nasze własne życzenie. Jeśli nie zaplanujemy tego, czym chcielibyśmy się zająć każdego dnia, nie spiszemy na kartce czynności do zrobienia, będziemy większość naszego wolnego czasu spędzać na gaszeniu pożarów. Wykonywaniu wszystkiego, co pilne i ważne, jednak niedającego nam szansy ruszyć z miejsca.

Zanim więc 0zaczniecie czytać dalej:

  • Zastanówcie się, które z Waszych ostatnich czynności moglibyście umieścić na Matrycy Eisenhowera w pierwszej ćwiartce?
  • Czy macie możliwość umieszczenia ich w innych ćwiartkach?

Ćwiartka II - rzeczy ważne, ale niepilne

Ta ćwiartka ze wszystkich czterech powinna mieć dla Was największą wartość i zaraz opowiem Wam, dlaczego tak uważam. Jak zapewne zauważyliście w niej znajdują się sprawy ważne, jednak nie pilne. Oznacza to mniej więcej tyle, że to w tej ćwiartce powinny zostać umieszczone wszystkie działania związane z długofalowym podnoszeniem umiejętności, karierą, relacjami oraz wszystkim tym, co daje nam możliwość rozwoju.

Tutaj możecie wrzucić naukę języka obcego, pisanie książki, naukę wystąpień publicznych, naukę programowania, czytanie, rozwój osobisty, duchowy oraz wszystko to, co może pomóc Wam doskonalić samych siebie. W tej ćwiartce nie ma miejsca na pożary i wykonywanie czynności "na teraz", jest natomiast miejsce na zaplanowane, wykonywanie skrupulatnie dzień po dniu działania przynoszące efekty w długim terminie czasu. Pamiętajcie też, że w tej ćwiartce nie trzeba robić wszystkiego od razu, kluczem jest tu długofalowe działanie.

Im więcej czasu spędzicie w ćwiartce drugiej, tym większą będziecie miał kontrolę nad własnym życie. Druga połówka Matrycy Eisenhowera daje możliwość zapobiegania sytuacją krytycznym z ćwiartki pierwszej.

Jeśli choć przez chwilę zastanowicie się nad tym, jakie czynności wchodzą w skład perwszej ćwiartki, zapewne zauważycie, że wiele z nich mogło być kiedyś w ćwiartce drugiej. Niestety na skutek zaniedbań i płynącego czasu trafiły one z czynności niepilnych do działań wymagających szybkiej interwencji. Pilnujcie więc czasu i dbajcie o to aby jak najmniej zadań zmieniało swoje położenie na macierzy.

Ćwiartka III - pilne lecz nieważne, na nie warto zwrócić uwagę

Aktywności w tej części Matrycy Eisenhowera często wymagają od nas natychmiastowych działań, jednak zadania z tej ćwiartki nie przynoszą nam często większych korzyści. I choć wydawać by się mogło, że jest to ćwiartka na równi ważna co pierwsza, jest to tylko iluzja.

Możecie tu spokojnie umieścić czytanie facebookowych postów, skrolowanie instagrama czy twittera, odbieranie nieistotnych telefonów, spotkania towarzyskie oraz inne czynności na pozór istotne. Dbajcie jednak o swój czas, trzecia ćwiartka może pożreć go naprawdę dużo.

Ćwiartka IV - Zadanie niepilne i nieważne - pochłaniacze Twojego czasu

To idealne miejsce na wszystko to, co jest dla nas nieważne i nie wymaga żadnych pilnych działań. Wręcz idealny pochłaniacz czasu, który dzień po dniu może zabierać nam dziesiątki minut z najbardziej produktywnych godzin. Nie wiem, czy wiecie, ale ćwiartka czwarta może być idealnym miejscem do złapania oddechu od codziennego natłoku informacji, korzystajcie z niej jednak mądrze. Aktywności w niej zamieszczone nie wymagają od nas większej aktywności umysłowej. To tutaj możesz umieścić nałogowe oglądanie telewizji, sięganie po telefon, granie na konsoli, godziny spędzone na plotkowanie, a także wiele innych bezproduktywnych działań.

Najwyższy czas przejść do działania

Poznaliście już wszystkie cztery ćwiartki Matrycy Eisenhowera, pora zakasać rękawy, wziąć coś do pisania i brać się do działania. Narysujcie więc waszą nową tabelę do zarządzania czasem, a następnie odpowiedzcie na pytania:

  • W jaki sposób minął Wam cały zeszły tydzień?
  • Które z aktywności zajmują Wam najwięcej czasu?
  • W której ćwiartce spędzacie go najwięcej?

Z praktyki wiem, że dużo prostszym sposobem na umieszczanie swoich cotygodniowych aktywności na macierzy jest ich początkowe zapisanie na czystej kartce, a dopiero później rozpisanie każdego z działań na odpowiedniej ćwiartce tabelki. Zwróćcie uwagę na to, że nie wszystkie z rzeczy ważnych są tak samo pilne. Kluczowa może okazać się tutaj realizacja konkretnych celów. Jeśli więcej wykonanie danej czynności, wymaga od Was szybkiego działania, pewnie jest to sprawa pilna, jednak jeśli tak nie jest, jej miejscem może być trzecia ćwiartka 

Zastanówcie się teraz raz jeszcze nad pytaniami, które zamieściłem powyżej i dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło. Pamiętajcie też o polubieniu artykułu, jeśli okazał się wam pomocny.