Technika pomodoro

Już wiele razy spotkałem się z poglądem, że bycie produktywnym oznacza robienie wielu czynności każdego dnia, posiadanie wypełnionego po brzegi kalendarza oraz brak czasu na cokolwiek innego, co może pojawić się niespodziewanie. To mit, który często ma niewiele wspólnego z produktywnością.

Omawiana przeze mnie technika pomodoro jest jednym z wielu sposobów zwiększania efektywności naszej pracy. Nie tak dawno pisałem o Matrycy Eisehnowera, prostym narzędziu do zarządzania czasem, który w połączeniu z dzisiejszą metodą może przynosić ciekawe efekty. Połączenie tych dwóch technik pomoże Ci w uzyskaniu większej kontroli nad swoimi codziennymi zajęciami i czasem.

Czym jest technika pomodoro

Technika pomodoro jest niezwykle prosta, polega ona na pracy w 30 minutowych modułach, z czego 25 minut tego modułu przeznaczone jest na pracę, a 5 minut to przerwa. W trakcie przerwy najlepiej jest odejść od miejsca swojej pracy, zrobić kilka przysiadów, złapać kilka głębszych oddechów, wyjść na balkon (jeśli taki masz), innymi słowy, zrobić coś, co pozwoli Ci odpocząć te kilka minut.

Po czterech cyklach w takim trybie (100 minut koncentracji, 20 minut przerwy) przychodzi czas na dłuższy odpoczynek. Badania pokazały (tutaj znajdziesz źródło), że krótkie przerwy pomiędzy wykonywanymi przez nas czynnościami mają znaczący wpływ na utrzymywanie odpowiedniego poziomu koncentracji, stąd 5 minutowe przerwy po każdym cyklu. 15 - 20 minut przerwy po dłuższej pracy ma na celu rozluźnienie twoich mentalnych mięśni, sprawiając tym samym, że po przerwie z dużym zapasem energii będziesz mógł wracać do pracy.

Zalety techniki pomodoro

• Daje możliwość dzielenia dużych i często złożonych zadań na małe, możliwe i prostsze w realizacji elementy. Napisanie 15 stron pracy magisterskiej, przeczytanie grubej, kilkusetstronicowej książki, przeprowadzenie półrocznej analizy przychodów i rozchodów w Twojej firmie może być nie lada wyzwaniem. Jeśli jednak podzielimy te czynności na mniejsze, a tym samym prostsze w realizacji zadania, chętniej się za nie zabierzemy.
• Przeciwdziała prawu Parkinsowna. Prawo to mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Mówiąc inaczej moduły w technice pomodoro mogą być dla nas wyznacznikami czasu pracy nad konkretnym zadaniem. Może się bowiem okazać, że po kilku rundach pomodoro wykonamy zadanie zajmujące nam kiedyś cały dzień. Wszystko to dzięki wysokiej koncentracji — w końcu 25 minut pracy, to nie to samo co wielogodzinne siedzenie przed komputerem przeplatane przeglądaniem internetu, social media oraz kawą co 30 minut.
• Krótkie cykle w technice pomodoro sprawiają, że dłużej utrzymujesz wysoki poziom energii. Dzięki temu łatwiej jest Ci poradzić sobie z większymi i bardziej wymagającymi zadaniami.
• Ludzki mózg potrafi zapamiętywać więcej na początku i końcu procesu nauki, im częściej będziemy robić przerwy, tym więcej będziemy w stanie zapamiętać.
• Krótki cykl pracy sprawia, że łatwiej jest utrzymać koncentrację, wpływa na poziom prokrastynacji i dekoncentrowania się, podnosząc tym samym Twoją produktywność.
• Wraz ze wzrostem produktywności i koncentracji jesteś w stanie robić więcej w tym samym czasie, dzięki temu rośnie wydajność Twojej pracy.
• Zarządzając lepiej wykonywanymi przez siebie czynnościami, zaczynasz bardziej panować nad swoim czasem.
• Posiadając większą kontrolę nad upływającym czasem, wzrasta Twój poziom motywacji. W końcu będziesz mieć więcej czasu dla siebie, swoich bliskich, będziesz mógł zabrać się za wszystko to na co do tej pory nie miałeś nawet chwili. Sport (w moim przypadku bieganie), basen, rower wpłyną pozytywnie na Twój organizm, podnosząc przy okazji poziom endorfin oraz energii.

Jak pracować z techniką pomodoro?

Technika jest tak prosta, że do jej stosowania wystarczy zwykły zegarek. Jednak dostępny jest szereg aplikacji na smartfony w google play, pomagających w korzystaniu z samej metody. Z pomodoro, możesz też korzystać używając internetowego zegarka (ja używam aplikacji na stronie Toggl). Narzędzia służącego do mierzenia czasu różnych aktywności wykonywanych przez nas w ciągu dnia. Niesie to oczywiście ryzyko przełączania się podczas pracy na inne podstrony “tak przy okazji” szukania czegoś. Aby tego unikać najlepiej przed rozpoczęciem pracy zamknąć je wszystkie bądź otworzyć aplikację w trybie incognito.

Przejedzmy teraz do praktyki i przyjrzyjmy się jak wygląda technika pomodoro w praktyce.

1. Zacznij od zaplanowania dnia. Spoglądając w kalendarz zastanów się, które z wykonywanych przez Ciebie dziś czynności możesz podzielić na 30 minutowe moduły. W swoim kalendarzu zaznacz także, niezbędny czas na pięciominutowe przerwy między nimi. Ja swój dzień planuje w kalendarzu Google, dzięki czemu mam dostęp do swojego planu dnia wszędzie tam, gdzie mam telefon bądź komputer.Eksperymentuj z metodą i jeśli uznasz, że 25 minut pracy do dla Ciebie za krótki czas, zmień go. Ludzki mózg potrafi być skoncentrowany od 90 do 120 minut jednak spotkałem się z tym że zmodyfikowana technika trwała od 30 do 45 minut w jednym cyklu.

2. Zanim zaczniesz pracować nad zadaniem przygotuj swoje stanowisko pracy. Główną zaletą techniki pomodoro jest wysoki poziom koncentracji utrzymywany podczas pracy w krótkich sesjach. Zanim przystąpisz do sesji  przygotowuj sobie wszystko to, co może Ci się przyda w jej trakcie.

3. Podczas cyklu zajmuj się tylko jednym, konkretnym zadaniem. Pisząc ten artykuł, podczas każdej z sesji siadałem do wcześniej przygotowanego planu ramowego i pisałem. Wiedziałem, o czym mam pisać, jak chce to napisać, miałem też wszystko, co było mi potrzebne.

4. Weź 5 minutową przerwę, kiedy skończy się cykl. Cirillo twierdził, że poziom utrzymania energii jest ważniejszy niż nieprzerywanie flow. Aby zwiększyć efektywność przerwy, odjedz od biurka, zrób sobie coś do picia, wykonaj kilka ćwiczeń. Pamiętaj także o piciu dużej ilości wody. Podczas intensywnej pracy Twój mózg zużywa ogromne ilości energii, do jego pracy niezbędna jest także woda pozwalająca utrzymywać koncentrację na odpowiednio wysokim poziomie.

5. Dłuższa przerwa. Kiedy po czterech sesjach pomodoro przyjdzie czas na chwilę odpoczynku, zrób sobie przerwę i obowiązkowo odjedz od miejsca swojej pracy.

Kiedy technika pomodoro może Ci się przydać w zarządzaniu czasem

• Gdy twój dzień jest stanowczo za krótki, a ilość zadań w jego trakcie wywołuje w Tobie poczucie bezradności i przepracowania.
• Jeśli chcesz w większym stopniu panować nad swoim work — life balance.
• Kiedy trudno jest Ci utrzymać koncentrację na jednym zadaniu. Technika pomodoro pozwala przez krótki czas, zaledwie 25 minut w trakcie sesji, skoncentrować się na konkretnym, wykonywanym przez Ciebie zajęciu. Ograniczysz dzięki temu przeglądanie Facebooka czy YouTube, nawet email po pewnym czasie przestanie być dla Ciebie miejscem rozproszenia.
• Jeśli nie raz słyszałeś, że bierzesz się za wiele rzeczy, a żadnej z nich nie potrafisz skończyć pomodoro może być dla Ciebie świetnym narzędziem do kończenia wszystkiego, co zacząłeś.
• Gdy w ciągu dnia czujesz że brakuje Ci mocy, a przed Tobą jeszcze kilka godzin intensywnych działań.

Informacje zawarte w artykule są częścią moich osobistych doświadczeń połączonych z wiedzą teoretyczną oraz obserwacją pracy ludzi. Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami czy to na temat samej techniki pomodoro bądź innych wskazówek związanych z zarządzaniem czasem, pisz śmiało w komentarzach poniżej.