|

Zorganizuj się! Czyli kilka wskazówek o tym jak planować

Jako, że rok szkolny już dawno się rozpoczął a studenci dopiero, co rozgrzewają się po długich wakacjach, chciałbym przedstawić kilka ciekawych metod, które mogą Ci pomóc pracować i uczyć się skuteczniej, a przy okazji zaoszczędzić trochę czasu. Osobiście przetestowałem te metody na sobie i bez wahania mogę powiedzieć, że świetnie działają i z powodzeniem można je stosować nawet do najprostszych zadań.

zorganizuj się!

Zastanów się, który to już raz obiecujesz sobie w myślach, że od jutra bierzesz się do działania i kończysz z siedzeniem do późna przy komputerze przeglądając kwejka, szukając znajomych na facebooku albo oglądając ten sam film po raz czwarty, chociaż nie jest on na liście Twoich ulubionych rozrywek... Oczywiście następnego dnia powtarzasz dokładnie ten sam schemat, mimo że do przeczytania czeka interesująca książka, którą pożyczyłeś jakiś czas temu, Twoja ulubiona gazeta ciągle pachnie świeżą farbą a z przyjaciółmi nie widziałeś się już od miesiąca. Gdybyś tylko miał więcej czasu na pewno uporałbyś się ze wszystkim a przy okazji znalazłbyś chwilę na swoje ulubione nawyki. Prawda jest jednak taka, że jeśli od zaraz nie przejmiesz kontroli nad swoim czasem sytuacja kryzysowa będzie trwać a szansa na przeczytanie książek, czy pójścia na kurs, który planujesz już od roku będzie mała albo żadna. Nawet, jeśli znalazłbyś dodatkowe dwie godziny jestem pewien, że w krótkim czasie Twoja głowa podpowiedziałaby jak je „zagospodarować” na potrzebę koniecznego sprawdzenia najświeższych ploteczek z życia gwiazd

Chciałbym Ci, zatem zasugerować abyś już dziś podjął próbę zrezygnowania z tych wszystkich „rozrywek” i zaczął znacznie lepiej wykorzystywać swój czas a przy okazji wziął się za książkę, kurs i wszystko to, co do tej pory było dla Ciebie ważne, jednak odkładałeś to „na jutro”. Już dziś zacznij ćwiczyć robienie wszystkiego, co pozwoli Ci zrobić kolejny krok do przodu, dzięki czemu z każdym dniem będziesz bliżej realizacji swoich celów i marzeń. Pamiętaj, zrealizowanie w pełni Twojego planu może okazać się trudne, jednak jeśli skoncentrujesz uwagę na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze satysfakcja z wykonanych zadań wynagrodzi Tobie to, co poświęciłeś.

Zatem czy planowałeś kiedyś ustalić swój harmonogram dnia lub tygodnia (i nie mam tu na myśli spotkań w kalendarzu firmowym tylko Twoich osobistych spraw i codziennych zajęć)? Czy próbowałeś zidentyfikować, która z czynności przyniesie Tobie największe korzyści, jeśli wykonasz ją dobrze do samego końca? Jeśli przeszło Ci to kiedyś przez myśl, jednak zawsze znalazłeś jakąś wymówkę, albo za każdym razem pracowałeś nad czymś ważniejszym, to właśnie teraz masz szansę to zmienić i to na swoją korzyść!

Pierwsza z metod, o której chciałbym opowiedzieć może przynieść Ci wiele korzyści a przy okazji zmienić Twoje życie o 180 stopni, tak jak stało się to w moim przypadku. Chciałbym, zatem żebyś od dziś spróbował poświęcić kilka minut dziennie na przygotowanie dobrego planu na następny dzień. Najlepiej w tej metodzie sprawdza się papierowy kalendarz jednak, jeśli zaopatrzysz się w kartkę papieru, użyjesz do pracy komputera lub telefonu komórkowego, każde z tych narzędzi równie dobrze spełni swoją funkcję.

Codziennie wieczorem spróbuj znaleźć 5 do 10 minut, aby wypisać zadania tego, co chciałbyś zrobić jutro. Zadania, na które nie wystarczyło Ci czasu bez wahania możesz przenieść na następny dzień, dodając pozostałe obowiązki. Wieczorne planowanie pozwoli Ci budzić się rano w pełnej gotowości do działania a przy okazji nie będziesz musiał się zastanawiać, od czego należałoby zacząć. Wykonywanie w ten sposób zwykłych czynności pozwoli Ci w realny sposób ocenić ile w danym dniu masz jeszcze do zrobienia. Satysfakcja i zadowolenie z każdego z nich (dziś musicie uwierzyć mi na słowo) będzie naprawdę ogromne. Od dziś podejmij wyzwanie i zmień sposób swojej pracy a na efekty nie będziesz musiał długo czekać.

Metoda A,B,C,D,E czyli co jest dla Ciebie najważniejsze

Kolejnym sposobem jest metoda, której nazwa pochodzi od pierwszych liter alfabetu - „A, B, C, D, E”. Procedura jest banalnie prosta i działa następująco:

Do zrobionej wcześniej listy każdemu z zadań nadaj priorytet jednocześnie pamiętając, że:

  • „A” są to zadania najważniejsze za które musisz zabrać się w pierwszej kolejności;
  • „B” nie wymagają one tak pilnego działania jak zadania z grupy A, jednak wykonanie ich przyniesie Tobie najwięcej korzyści w przyszłości np.: czytanie książek, szkolenia, nauka języków etc.
  • „C” ten typ czynność można wykonać, jednak jeśli się je pominie, straty będą niewielkie;
  • „D” jeśli masz możliwość, poproś kogoś o zrobienie tego za Ciebie;
  • „E” zadania z tej grupy marnują Twój czas i energię a co za tym idzie, warto jest wykreślić je ze swojego harmonogramu;

Jeśli uznasz, że w grupie A znajdzie się więcej pozycji, możesz je również posegregować według ich ważności. Pamiętaj też, aby nie zabierać się za zadania z grupy B, jeśli do zrobienia została jeszcze połowa zadań z grupy A. Nawet jeśli nie wystarczy Ci czasu na wszystko co zaplanowałeś, zawsze będziesz miał świadomość, że zrobisz to co miało najwyższy priorytet.

Czy słyszeliście kiedyś o zasadzie Pareto zwanej też metodą 80/20? Jest to kolejna metoda, którą pragnę polecić. Mówi ona o tym, że 80% zdarzeń generuje 20% czynności. Co można przez to rozumieć? Mianowicie to, że 80% Twojego czasu zajmuje 20% czynności, które wykonujesz. Jeszcze prościej można powiedzieć ze 2 z dziesięciu rzeczy, które robisz są warte więcej niż 8 pozostałych. To właśnie od tych zajęć powinieneś zacząć swój dzień, a to co jest mniej istotne zostawić sobie na „deser”. Zacznij pracować nad nawykiem robienia tego co jest ważne a efekty Twojej pracy będą niesamowite.

Zastanów się, więc dobrze, które czynności w Twoim wypadku można zaliczyć do tych przynoszących Tobie największą korzyść i z dziesięciu zadań, jakie musisz zrobić w najbliższym czasie wybierz te dwa, z których będziesz miał 80% korzyści.

Skoncentruj się na swoich celach i na tym, co robisz, tak długo aż nie doprowadzisz ich do końca. Takie podejście w krótkim czasie nauczy Ciebie skutecznych nawyków, dzięki którym będziesz pracować wydajniej a zaoszczędzony czas wykorzystasz na coś co sprawi Ci frajdę. Pamiętaj jednak o samodyscyplinie, która stanowi tutaj klucz do realizacji wszystkiego nad czym pracujesz. Podejmij wyzwanie i już dziś zacznij planować, analizować i działać.

Komentarze są do twojej dyspozycji, więc jeśli chciałbyś się podzielić swoimi uwagami, bądź masz swoje własne sposoby na organizację czasu, podziel się nimi.



Kiedy boimy się po raz pierwszy

Kiedy boimy się do kogoś podejść, zamienić z nim kilka zdań, kiedy mamy przekonanie, że rozmawianie z nieznany człowiekiem jest głupie. Wystarczy zrobić pierwszy krok, zamienić jedno zdanie, aby przekonać się, że nie jest to prawda. Kiedy boimy się odezwać w nieswoim języku, powiedzieć choć jedno zdanie, kiedy mamy przekonanie, że nie jesteśmy w tym […]

Dlaczego nawyki kształtują nasze życie

Gdyby kształtowanie nawyków należało do prostych czynności, każdy z nas bez większych problemów byłby w stanie modyfikować i wyrabiać w sobie te nawyki, na których mu najbardziej zależy. Potrzeba porannego wstawania dla sporego grona śpiochów przestałaby być problemem, w końcu wiedzieliby, że położenie się wcześniej spać ułatwiałoby im wstawanie. Wiele osób skończyłoby także z nieregularnym i […]

Technika pomodoro

Technika pomodoro to jedna z popularniejszych, znana na całym świecie technika zarządzania czasem. Technika pomodoro została wymyślona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Nazwa techniki powstała dzięki kuchennemu zegarkowi, którego Francesco używał podczas pracy do zarządzania swoim czasem. Można przypuszczać, że czasomierz miał na swojej skali jedynie 25 minut, co w efekcie doprowadziło […]