Zarządzanie czasem można uznać, jako proces, który cały czas należy powtarzać. Aby osiągnąć satysfakcjonujące wyniki w jego skutecznym wykorzystywaniu, warto postępować etapowo.
Kilka propozycji efektywnego osiągania celów
- Wyznaczanie celów to jedno z podstawowych założeń dobrego planowania. Cele możemy podzielić na ważne, które będą miały skutki w przyszłości , oraz pilne,czyli takie, które wymagają natychmiastowego działania. Niestety, to właśnie tym drugim większość z nas poświęca cały dzień, nie mając już siły na zrobienie czegokolwiek innego. Pamiętaj, aby odpowiednio pogrupować swoje cele za każdym razem , gdy będziesz brał się za ich wyznaczanie. Więcej na ten temat dowiesz się w artykule Określ swoje cele i działaj.
- Planowanie to kolejna czynność, o której warto pamiętać. Wyznaczanie kolejności swoich działań i ustalanie priorytetów pozwala krok po kroku osiągać to, co wcześniej założyłeś.
- Analizowanie pozwala śledzić Twoje dotychczasowe osiągnięcia i to, nad czym warto jeszcze popracować. Dzięki temu narzędziu w prosty sposób stwierdzisz czy idziesz w dobrym kierunku a także będziesz wiedział, na jakim etapie swojego planu znajdujesz się obecnie.
- Dzięki priorytetom jesteś w stanie określić, co jest dla Ciebie ważne, na co warto poświęcić swój czas, a z czego można zrezygnować. Przede wszystkim pomyśl nad skutkami, jakie niosą Twoje wybory. Przy ustalaniu priorytetów możesz stosować metodę, 20/80 o której przeczytasz tutaj.
- Koncentracja. To dzięki niej Twoja wydajność wzrasta. Poświęcając uwagę jednemu zadaniu jesteś w stanie osiągnąć dużo lepsze rezultaty, niż wykonując wiele czynności w tym samym czasie. O multitaskingu możesz dowiedzieć się więcej po przeczytaniu artykułu Multitasking – czy to możliwe?. Pamiętaj, aby nad jednym zadaniem pracować tak długo, aż nie zostanie skończone. W imię zasady „najpierw rzeczy najważniejsze” zawsze koncentruj się na tym, co jest dla Ciebie najistotniejsze i ma największą wartość.
- Termin końcowy i nagroda. To one sprawiają, że masz poczucie ważności i pilności sprawy. Czym byłoby zadanie gdyby nie miało terminu zakończenia? Kiedy wiedziałbyś, że właśnie teraz jest dobry moment, aby się za nie zabrać? Skuteczną metodą, którą sam wiele razy stosowałem, jest mówienie swoim znajomym o czynności, które chcę wykonać w najbliższym czasie. Dzięki temu wszyscy dookoła będą wiedzieć, czym się aktualnie zajmujesz, a Ty zyskasz większą motywacje do realizacji tego zadania. Pamiętaj o nagradzaniu się. Nagroda nawet, jeśli nie jest duża, zawsze sprawia ogromną frajdę i dodaje energii do dalszego działania.
- Deleguj zadania. Rzadko kiedy zdarza się, żebyś był w stanie zrobić wszystko, co sobie zaplanowałeś. Pamiętaj jednak o tym, że zawsze znajdziesz czas na zrobienie tego, co jest najważniejsze a zarazem tego, co przyniesie Ci najwięcej korzyści. Jeśli znasz osobę, która mogłaby Ci pomoc, nie wahaj się o tę pomoc poprosić. Nie musisz być przecież dobry we wszystkim.
- Kategoryzuj zadania. Chodzi mi o to abyś wszystkie zadania, które wymagają podobnych umiejętności, wykonywał razem. Twórz bloki, w których będziesz zajmował się tylko i wyłącznie wyznaczonymi przez siebie dziedzinami, kategoriami zadań. Np.:, gdy sprawdzasz swoją skrzynkę pocztowa, zarezerwuj dodatkowe pięć minut na napisanie zaległych maili. Tego typu schemat, wpływa na Twoją produktywność oraz pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
- Twórz bloki czasowe. Jak pisałem wcześniej, aby poprawić swoją wydajność, pracuj przez dłuższy czas nad jednym zadaniem. Im bardziej skoncentrujesz się na pracy, tym lepiej, szybciej i efektywniej będziesz mógł ją wykonać.
- Ucz się. Aby stać się dobrym w tym, co robisz, nie wystarczy od czasu do czasu zerknięcie do literatury. Warto, żebyś zgłębiał swoją wiedzę sukcesywnie, co pozwoli Ci wiedzieć coraz więcej. Czytaj, uczestniczyć w szkoleniach, spotkaniach, na których będziesz mógł się rozwijać. Moją propozycją dla Ciebie jest korzystanie z odtwarzacz mp3 w celu przesłuchiwania szkoleń i audiobooków, które są jedną z nowocześniejszych form przyswajania wiedzy oraz pozwalają zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.
- Ułatwiaj wszystkie swoje zadania. Staraj się pracować nad tym, w czym jesteś dobry, a gdy masz z czymś problem, poproś o pomoc. Pamiętaj o tym, żeby pracować z listą i zajmować się tym, co przyniesie Ci najwięcej korzyści. Pracuj w grupie. Jak sam wiesz, co dwie głowy to nie jedna.
- Pod żadnym pozorem nie zapomnij o równowadze. Nie popadaj w skrajności, pamiętaj o tym, że dookoła Ciebie też toczy się życie, a Ty jesteś jego częścią. Swoje cele możesz podzielić na cele związane z rodziną, relacjami międzyludzkimi, pracą i samorozwojem. Nie koncentruj się tylko i wyłącznie na jednej ze swoich kategorii. Jak sam dobrze wiesz, nie da się sprawnie funkcjonować, gdy wszystko dookoła pali się i wali.
Mam nadzieję, że wiedza, którą dziś zdobyłeś, pomoże Ci stać się jeszcze bardziej zorganizowanym. Postępując zgodnie w wyżej wymienionymi zasadami, przekonasz się, jak wiele wolnego czasu zyskasz.
Jeżeli wpis, który przeczytałeś choć trochę Ci pomógł, kliknij LUBIĘ TO i podziel się nim z innymi.