18 września 2016 | Mariusz Kowalczyk

Technika pomodoro

Technika pomodoro to jedna z popularniejszych, znana na całym świecie technika zarządzania czasem. Technika pomodoro została wymyślona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Nazwa techniki powstała dzięki kuchennemu zegarkowi, którego Francesco używał podczas pracy do zarządzania swoim czasem. Można przypuszczać, że czasomierz miał na swojej skali jedynie 25 minut, co w efekcie doprowadziło do powstania omawianej dziś metody.

Już wiele razy spotkałem się z poglądem, że bycie produktywnym oznacza robienie wielu czynności każdego dnia, posiadanie wypełnionego po brzegi kalendarza oraz brak czasu na cokolwiek innego, co może pojawić się niespodziewanie. To mit, który często ma niewiele wspólnego z produktywnością.

Omawiana przeze mnie technika pomodoro jest jednym z wielu sposobów zwiększania efektywności naszej pracy. Nie tak dawno pisałem o Matrycy Eisehnowera, prostym narzędziu do zarządzania czasem, który w połączeniu z dzisiejszą metodą może przynosić ciekawe efekty. Połączenie tych dwóch technik pomoże Ci w uzyskaniu większej kontroli nad swoimi codziennymi zajęciami i czasem.

Czym jest technika pomodoro

Technika pomodoro jest niezwykle prosta, polega ona na pracy w 30 minutowych modułach, z czego 25 minut tego modułu przeznaczone jest na pracę, a 5 minut to przerwa. W trakcie przerwy najlepiej jest odejść od miejsca swojej pracy, zrobić kilka przysiadów, złapać kilka głębszych oddechów, wyjść na balkon (jeśli taki masz), innymi słowy, zrobić coś, co pozwoli Ci odpocząć te kilka minut.

Po czterech cyklach w takim trybie (100 minut koncentracji, 20 minut przerwy) przychodzi czas na dłuższy odpoczynek. Badania pokazały (tutaj znajdziesz źródło), że krótkie przerwy pomiędzy wykonywanymi przez nas czynnościami mają znaczący wpływ na utrzymywanie odpowiedniego poziomu koncentracji, stąd 5 minutowe przerwy po każdym cyklu. 15 - 20 minut przerwy po dłuższej pracy ma na celu rozluźnienie twoich mentalnych mięśni, sprawiając tym samym, że po przerwie z dużym zapasem energii będziesz mógł wracać do pracy.

Zalety techniki pomodoro

  • Daje możliwość dzielenia dużych i często złożonych zadań na małe, możliwe i prostsze w realizacji elementy. Napisanie 15 stron pracy magisterskiej, przeczytanie grubej, kilkusetstronicowej książki, przeprowadzenie półrocznej analizy przychodów i rozchodów w Twojej firmie może być nie lada wyzwaniem. Jeśli jednak podzielimy te czynności na mniejsze, a tym samym prostsze w realizacji zadania, chętniej się za nie zabierzemy.

  • Przeciwdziała prawu Parkinsowna. Prawo to mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Mówiąc inaczej moduły w technice pomodoro mogą być dla nas wyznacznikami czasu pracy nad konkretnym zadaniem. Może się bowiem okazać, że po kilku rundach pomodoro wykonamy zadanie zajmujące nam kiedyś cały dzień. Wszystko to dzięki wysokiej koncentracji — w końcu 25 minut pracy, to nie to samo co wielogodzinne siedzenie przed komputerem przeplatane przeglądaniem internetu, social media oraz kawą co 30 minut.

  • Krótkie cykle w technice pomodoro sprawiają, że dłużej utrzymujesz wysoki poziom energii. Dzięki temu łatwiej jest Ci poradzić sobie z większymi i bardziej wymagającymi zadaniami.

  • Ludzki mózg potrafi zapamiętywać więcej na początku i końcu procesu nauki, im częściej będziemy robić przerwy, tym więcej będziemy w stanie zapamiętać.

  • Krótki cykl pracy sprawia, że łatwiej jest utrzymać koncentrację, wpływa na poziom prokrastynacji i dekoncentrowania się, podnosząc tym samym Twoją produktywność.

  • Wraz ze wzrostem produktywności i koncentracji jesteś w stanie robić więcej w tym samym czasie, dzięki temu rośnie wydajność Twojej pracy.

  • Zarządzając lepiej wykonywanymi przez siebie czynnościami, zaczynasz bardziej panować nad swoim czasem.

  • Posiadając większą kontrolę nad upływającym czasem, wzrasta Twój poziom motywacji. W końcu będziesz mieć więcej czasu dla siebie, swoich bliskich, będziesz mógł zabrać się za wszystko to na co do tej pory nie miałeś nawet chwili. Sport (w moim przypadku bieganie), basen, rower wpłyną pozytywnie na Twój organizm, podnosząc przy okazji poziom endorfin oraz energii.

Jak pracować z techniką pomodoro?

Technika jest tak prosta, że do jej stosowania wystarczy zwykły zegarek. Jednak dostępny jest szereg aplikacji na smartfony w google play, pomagających w korzystaniu z samej metody. Z pomodoro, możesz też korzystać używając internetowego zegarka (ja używam aplikacji na stronie Toggl). Narzędzia służącego do mierzenia czasu różnych aktywności wykonywanych przez nas w ciągu dnia. Niesie to oczywiście ryzyko przełączania się podczas pracy na inne podstrony “tak przy okazji” szukania czegoś. Aby tego unikać najlepiej przed rozpoczęciem pracy zamknąć je wszystkie bądź otworzyć aplikację w trybie incognito.

Przejedzmy teraz do praktyki i przyjrzyjmy się jak wygląda technika pomodoro w praktyce.

  1. Zacznij od zaplanowania dnia. Spoglądając w kalendarz zastanów się, które z wykonywanych przez Ciebie dziś czynności możesz podzielić na 30 minutowe moduły. W swoim kalendarzu zaznacz także, niezbędny czas na pięciominutowe przerwy między nimi. Ja swój dzień planuje w kalendarzu Google, dzięki czemu mam dostęp do swojego planu dnia wszędzie tam, gdzie mam telefon bądź komputer.Eksperymentuj z metodą i jeśli uznasz, że 25 minut pracy do dla Ciebie za krótki czas, zmień go. Ludzki mózg potrafi być skoncentrowany od 90 do 120 minut jednak spotkałem się z tym że zmodyfikowana technika trwała od 30 do 45 minut w jednym cyklu.
  1. Zanim zaczniesz pracować nad zadaniem przygotuj swoje stanowisko pracy. Główną zaletą techniki pomodoro jest wysoki poziom koncentracji utrzymywany podczas pracy w krótkich sesjach. Zanim przystąpisz do sesji  przygotowuj sobie wszystko to, co może Ci się przyda w jej trakcie.
  1. Podczas cyklu zajmuj się tylko jednym, konkretnym zadaniem. Pisząc ten artykuł, podczas każdej z sesji siadałem do wcześniej przygotowanego planu ramowego i pisałem. Wiedziałem, o czym mam pisać, jak chce to napisać, miałem też wszystko, co było mi potrzebne.
  1. Weź 5 minutową przerwę, kiedy skończy się cykl. Cirillo twierdził, że poziom utrzymania energii jest ważniejszy niż nieprzerywanie flow. Aby zwiększyć efektywność przerwy, odjedz od biurka, zrób sobie coś do picia, wykonaj kilka ćwiczeń. Pamiętaj także o piciu dużej ilości wody. Podczas intensywnej pracy Twój mózg zużywa ogromne ilości energii, do jego pracy niezbędna jest także woda pozwalająca utrzymywać koncentrację na odpowiednio wysokim poziomie.
  1. Dłuższa przerwa. Kiedy po czterech sesjach pomodoro przyjdzie czas na chwilę odpoczynku, zrób sobie przerwę i obowiązkowo odjedz od miejsca swojej pracy.

Kiedy technika pomodoro może Ci się przydać w zarządzaniu czasem

  • Gdy twój dzień jest stanowczo za krótki, a ilość zadań w jego trakcie wywołuje w Tobie poczucie bezradności i przepracowania.

  • Jeśli chcesz w większym stopniu panować nad swoim work — life balance.

  • Kiedy trudno jest Ci utrzymać koncentrację na jednym zadaniu. Technika pomodoro pozwala przez krótki czas, zaledwie 25 minut w trakcie sesji, skoncentrować się na konkretnym, wykonywanym przez Ciebie zajęciu. Ograniczysz dzięki temu przeglądanie Facebooka czy YouTube, nawet email po pewnym czasie przestanie być dla Ciebie miejscem rozproszenia.

  • Jeśli nie raz słyszałeś, że bierzesz się za wiele rzeczy, a żadnej z nich nie potrafisz skończyć pomodoro może być dla Ciebie świetnym narzędziem do kończenia wszystkiego, co zacząłeś.

  • Gdy w ciągu dnia czujesz że brakuje Ci mocy, a przed Tobą jeszcze kilka godzin intensywnych działań.

Informacje zawarte w artykule są częścią moich osobistych doświadczeń połączonych z wiedzą teoretyczną oraz obserwacją pracy ludzi. Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami czy to na temat samej techniki pomodoro bądź innych wskazówek związanych z zarządzaniem czasem, pisz śmiało w komentarzach poniżej.

3 sierpnia 2016 | Mariusz Kowalczyk

Matryca Eisenhowera – proste narzędzie do zarządzania czasem

Matryca Eisenhowera to bez wątpienia jedno z popularniejszych i znanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem czy aktywnościami. Jest to także jedna z tych metod dzięki, której mając szersze spojrzenie na nasze aktywności jesteśmy w stanie dokonywać lepszych wyborów i decyzji, stający się przy tym bardziej skutecznymi i wydajniejszymi we własnych działaniach.

Sztuka wyboru pomiędzy różnymi równie ważnymi zadaniami bywa często niesamowicie trudna. Zakładając, że mamy do zrobienia kilkanaście czynności w ciągu dnia, nie zawsze w łatwy sposób jesteśmy w stanie ocenić, co powinniśmy zrobić jako pierwsze. Jakie z czynności wymagają od nas natychmiastowych działań, którymi warto zająć się później, a co należy odstawić na bok i nie zajmować się tym wcale. Kluczem do skutecznego zarządzaniu sobą w czasie jest nie tyle umiejętność wybierania wyłącznie czynności dla nas najważniejszych, a rezygnacja z zajęć, które nie mają dla nas większego znaczenia. Mam tu na myśli bezcelowe skrolowanie facebooka, nadmierne oglądanie TV, rozrywki na YouTube czy granie godzinami w pockemony.

Nikt z nas nie potrzebuje ekspertów od zarządzania czasem. Bywa, że wystarczy jedno proste narzędzie, chociażby Matryca Eisenhowera oraz chęć do nauki, aby każdy z nas, stał się swoim prywatnym ekspertem od codziennej wydajności.

Czym jest Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to prosta macierz, której głównym założeniem był podział aktywności na ważne i pilne. Jak sam zapewne wiesz, nie wszystkie pilne czynności są ważne, jak i nie wszystkie ważne rzeczy czy decyzję muszą być zawsze pilne. W ich skutecznym podziale Matryca Eisenhowera sprawdza się idealnie. 

Rzeczy ważne to przeważnie te, które warto robić, aby zrealizować nasze marzenia, cele i dalekosiężne wizje. Jeśli chcemy zostać świetnymi inżynierami ważne jest, abyśmy mieli odpowiednią wiedzę techniczną oraz umiejętności pozwalające nam być ekspertem w danej branży. Przed nami więc mnóstwo pracy i zdobywania doświadczeń, często liczonego w latach. Do rzeczy pilnych może za to zaliczyć płaczące w drugim pokoju dziecko. Uspokojenie dziecka nie wymaga od nas długich przygotowań, wymaga za to natychmiastowego działania.

Jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania sobą w czasie jest zdolność odróżniania czynności, które trzeba zrobić jako pierwsze. Działań niepilnych, ale mają dla nas ogromne znaczenie, czynności pilnych, jednak dla nas mało ważnych oraz tych, którymi nie warto zwracać sobie. W planowaniu swoich aktywności może Wam także pomóc kilka aplikacji zwiększających  produktywność.

Matryca Eisenhowera i jej cztery ćwiartki

Aby pomóc Wam lepiej zrozumieć samo zagadnienie rzeczy ważnymi i pilnymi, a przy okazji lepiej zapoznać się z Macierzą Eisenhowera, przyjrzyjcie się elementom grafiki zamieszczonej poniżej. Każda z ćwiartek przedstawia sposób, w jaki wielu z nas spędza swój czas. Przyjrzyjmy się im lepiej.

Matryca Eisenhowera

Ćwiartka I - to, co ważne i pilne

To w niej znajdują się sprawy dla nas ważne, często mające duże znaczenie dla rozwoju nas samych, jak i naszej kariery. Są to czynności, o dużym znaczeniu strategicznym, czynności, o które warto dbać. Pierwsza ćwiartka to także sprawy pilne, te niecierpiące zwłoki, które trzeba zrobić jak najszybciej. To sprawy kryzysowe wymagające od nas jak najszybszej interwencji.

Opatrzenie świeżego skaleczenia, wymiana korków w mieszkaniu czy wizyta u czekającego na nas od dziesięciu minut klientem to czynności wymagające natychmiastowych działań.

Bywa tak, że pilność różnych czynności jest efektem naszego niedbalstwa i nawyku odkładania tego, co nam nie pasuje na później. Jeśli na jeden dzień przed upływem terminu spłaty rachunku za prąd przypominamy sobie o jego spłacie, staje się on sprawą pilną. Tym przykładem chciałem pokazać Ci, że wiele czynności w ćwiartce pierwszej ląduje w niej na nasze własne życzenie. Jeśli nie zaplanujemy tego, czym chcielibyśmy się zająć każdego dnia, nie spiszemy na kartce czynności do zrobienia, będziemy większość naszego wolnego czasu spędzać na “gaszeniu pożarów”. Wykonywaniu wszystkiego, co pilne i ważne, jednak niedającego nam szansy ruszyć z miejsca.

Zanim więc 0zaczniecie czytać dalej:

  • Zastanówcie się, które z Waszych ostatnich czynności moglibyście umieścić na Matrycy Eisenhowera w pierwszej ćwiartce?
  • Czy macie możliwość umieszczenia ich w innych ćwiartkach?

Ćwiartka II - rzeczy ważne, ale niepilne

Ta ćwiartka ze wszystkich czterech powinna mieć dla Was największą wartość i zaraz opowiem Wam, dlaczego tak uważam. Jak zapewne zauważyliście w niej znajdują się sprawy ważne, jednak nie pilne. Oznacza to mniej więcej tyle, że to w tej ćwiartce powinny zostać umieszczone wszystkie działania związane z długofalowym podnoszeniem umiejętności, karierą, relacjami oraz wszystkim tym, co daje nam możliwość rozwoju.

Tutaj możecie wrzucić naukę języka obcego, pisanie książki, naukę wystąpień publicznych, naukę programowania, czytanie, rozwój osobisty, duchowy oraz wszystko to, co może pomóc Wam doskonalić samych siebie. W tej ćwiartce nie ma miejsca na pożary i wykonywanie czynności "na teraz", jest natomiast miejsce na zaplanowane, wykonywanie skrupulatnie dzień po dniu działania przynoszące efekty w długim terminie czasu. Pamiętajcie też, że w tej ćwiartce nie trzeba robić wszystkiego od razu, kluczem jest tu długofalowe działanie.

Im więcej czasu spędzicie w ćwiartce drugiej, tym większą będziecie miał kontrolę nad własnym życie. Druga połówka Matrycy Eisenhowera daje możliwość zapobiegania sytuacją krytycznym z ćwiartki pierwszej.

Jeśli choć przez chwilę zastanowicie się nad tym, jakie czynności wchodzą w skład perwszej ćwiartki, zapewne zauważycie, że wiele z nich mogło być kiedyś w ćwiartce drugiej. Niestety na skutek zaniedbań i płynącego czasu trafiły one z czynności niepilnych do działań wymagających szybkiej interwencji. Pilnujcie więc czasu i dbajcie o to aby jak najmniej zadań zmieniało swoje położenie na macierzy.

Ćwiartka III - pilne lecz nieważne, na nie warto zwrócić uwagę

Aktywności w tej części Matrycy Eisenhowera często wymagają od nas natychmiastowych działań, jednak zadania z tej ćwiartki nie przynoszą nam często większych korzyści. I choć wydawać by się mogło, że jest to ćwiartka na równi ważna co pierwsza, jest to tylko iluzja.

Możecie tu spokojnie umieścić czytanie facebookowych postów, skrolowanie instagrama czy twittera, odbieranie nieistotnych telefonów, spotkania towarzyskie oraz inne czynności na pozór istotne. Dbajcie jednak o swój czas, trzecia ćwiartka może pożreć go naprawdę dużo.

Ćwiartka IV - Zadanie niepilne i nieważne - pochłaniacze Twojego czasu

To idealne miejsce na wszystko to, co jest dla nas nieważne i nie wymaga żadnych pilnych działań. Wręcz idealny pochłaniacz czasu, który dzień po dniu może zabierać nam dziesiątki minut z najbardziej produktywnych godzin. Nie wiem, czy wiecie, ale ćwiartka czwarta może być idealnym miejscem do złapania oddechu od codziennego natłoku informacji, korzystajcie z niej jednak mądrze. Aktywności w niej zamieszczone nie wymagają od nas większej aktywności umysłowej. To tutaj możesz umieścić nałogowe oglądanie telewizji, sięganie po telefon, granie na konsoli, godziny spędzone na plotkowanie, a także wiele innych bezproduktywnych działań.

Najwyższy czas przejść do działania

Poznaliście już wszystkie cztery ćwiartki Matrycy Eisenhowera, pora zakasać rękawy, wziąć coś do pisania i brać się do działania. Narysujcie więc waszą nową tabelę do zarządzania czasem, a następnie odpowiedzcie na pytania:

  • W jaki sposób minął Wam cały zeszły tydzień?
  • Które z aktywności zajmują Wam najwięcej czasu?
  • W której ćwiartce spędzacie go najwięcej?

Z praktyki wiem, że dużo prostszym sposobem na umieszczanie swoich cotygodniowych aktywności na macierzy jest ich początkowe zapisanie na czystej kartce, a dopiero później rozpisanie każdego z działań na odpowiedniej ćwiartce tabelki. Zwróćcie uwagę na to, że nie wszystkie z rzeczy ważnych są tak samo pilne. Kluczowa może okazać się tutaj realizacja konkretnych celów. Jeśli więcej wykonanie danej czynności, wymaga od Was szybkiego działania, pewnie jest to sprawa pilna, jednak jeśli tak nie jest, jej miejscem może być trzecia ćwiartka 

Zastanówcie się teraz raz jeszcze nad pytaniami, które zamieściłem powyżej i dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło. Pamiętajcie też o polubieniu artykułu, jeśli okazał się wam pomocny.

23 marca 2015 | Mariusz Kowalczyk

8 sposobów na to jak stać się bardziej produktywnym każdego dnia

Jak stać się kimś bardziej produktywnym w czasach wszechobecnego szumu informacyjnego? W czasach kiedy dziesiątki maili spływających na naszą skrzynkę każdego dnia oraz ciągłe zerkanie na telefon w poszukiwaniu nowych SMS-ów lub wiadomości z Messengera. Poprzez natłok często bezwartościowych informacji coraz trudniej przychodzi nam zorganizowanie siebie oraz pracy, którą wykonujemy.

Jak na nowo wskrzesić samodyscyplinę i motywacje, dzięki której jesteśmy w stanie osiągać dużo lepsze rezultaty? Jeśli więc należysz do osób, które każdego dnia walczą z brakiem czasu, miewasz trudności z dopięciem tygodniowej listy zadań lub po prostu chcesz stać się kimś bardziej produktywnym, ten artykuł jest dla Ciebie. Dowiesz się z niego jak za pomocą ośmiu praktycznych i prostych w użyciu wskazówką być bardziej skoncentrowanym na zadaniach, zwiększyć swoją wydajność oraz lepiej zarządzać sobą w czasie!

- Nim rozpoczniesz swój dzień, dobrze go zaplanuj

Większość zapracowanych osób wraz z początkiem swojego dnia chwyta za telefon sprawdzając, czy nie pojawiły się w nim żadne nowe wiadomości. To jednak początek całodniowego wrzucenia siebie w wir obowiązków i często chaotycznej próby zapanowania nad czymś, nad czym z zasady trudno zapanować. Planowanie dnia jest niczym tworzenie mapy, która prowadzi nas najkrótszą drogą z punktu A do punktu B. Świetnym narzędziem do planowania naszych codziennych działań jest Matryca Eisenhowera, o której nie tak dawno pisałem na swoim blogu.

Dobrze zaplanowany dzień daje Ci możliwość dokładnie określić podział własnych obowiązków, jak również oszacować czas potrzebny na ich wykonanie. Pozwala Ci również lepiej koncentrować się na celu, który realizujesz, pracując przy nim dużo skuteczniej.

Wskazówka: Planuj zadania, które wykonujesz z wyprzedzeniem np.: na dzień przed ich wykonaniem. Pamiętaj także, by każdego wieczoru chociaż przez chwilę spojrzeć co czeka Cię jutro.

- Wizualizuj swoje cele oraz sukcesy z nimi związane

Nasza wyobraźnia nie zna granic, a wizualizacja to jedna ze skuteczniejszych technik, jakie poznałem w jej aktywowaniu! Poprzez tworzenie w naszym umyśle rozmaitych obrazów jesteśmy w stanie wyobrażać sobie wszystkie osiągnięte w przyszłości cele i marzenia. To dzięki niej przenosimy się do czasów, w których to, nad czym obecnie pracujemy jest już zrealizowane.

Wizualizacja pozwala osiągać wirtualne sukcesy zanim zostaną one faktycznie zmaterializowane. Co ważniejsze, nasz mózg nie jest w stanie rozróżnić czasu obecnego od wyobrażeń, które tworzymy w głowie. Tworząc obrazy programujemy nasz umysł na przyszły sukces.

"-Twoje życie nie poprawi się przez przypadek. Poprawia się, jeśli zaczniesz je faktycznie zmieniać." - Jim Rohn

Wskazówka: Wizualizacje najlepiej stosować wczesnym rankiem, zanim jeszcze ruszymy do pracy, lub późnym wieczorem na chwilę przed pójściem spać. Pamiętaj, że nawet kilka minut dziennie przeznaczone na wizualizację przybliża Cię do bycia bardziej produktywnym.

- Wykonuj najpierw rzeczy najważniejsze

Na który z dziesiątków zajęć każdego dnia powinieneś poświęcić najwięcej czasu? Co powinieneś zrobić jako pierwsze? Na to, jak i wiele innych pytań warto znaleźć odpowiedz już na samym początku pisania planu dnia. Z każdym nawet największym zadaniem można poradzić sobie, jeśli zabierzemy się za nie metodą małych kroków.

Wskazówka: Podczas planowania zastanów się, które z czekających Cię zadań będzie wymagało od Ciebie największego zaangażowania. Wykonując je wraz z początkiem swojego dnia pracy, masz dużą szanse stać się bardziej produktywnym już tego samego dnia.

- Wyrabiaj w sobie nawyki, które pomogą Ci stać się bardziej produktywnym

Zastanawiałeś się kiedyś nad nawykami, które sterują Twoim życiem? Codziennymi rytuałami, które wykonujesz zaraz po wstaniu z łóżka, po przyjściu do pracy czy chwili przed tym, jak położysz się spać.

Zastanawiałeś się kiedyś, na co w ciągu dnia tracisz najwięcej czasu?

Wskazówka: Wyrabiając w sobie nawyki takie jak: wczesne wstawanie rano, planowanie swojego dnia pracy czy utrzymywanie koncentracji na wykonywanych przez siebie zadaniach pozwoli Ci dużo lepiej spożytkować każdą minutę upływającego dnia. Uważaj na tzw. pożeracze czasu. Niewinna pogawędka na messengerze czy przeglądanie facebookowych postów skutecznie odciągają nas od zadania, dekoncentrując zarazem.

8 sposobów na to jak stać się bardziej produktywnym każdego dnia

- Przestań żyć przeszłością ale i marzeniami

Trudno jest być bardziej produktywnym i koncentrować się na budowaniu przyszłości, jeśli nasz umysł każdego dnia tkwi w wydarzeniach, które miały już miejsce. To dlatego nadmierne życie w przeszłości jest jedna z przeszkód w stawaniu się bardziej produktywnym.

Kolejnym czynnikiem, który utrudnia nam zwiększanie codziennej wydajności jest bycie odwiecznym marzycielem. Oczywiście nie widzę nic złego w budowaniu inspirujących wizji oraz tworzeniu obrazów tworzących naszą przyszłość. Na potwierdzenie tej tezy spójrz w punkt drugi dzisiejszego artykułu. Chodzi jednak o to, że jeśli nie podejmiesz odpowiednich działań, nie podwiniesz rękawów i weźmiesz się do pracy, to nikt inny za Ciebie tego nie zrobi.

Wskazówka: Pracując nad swoją przyszłością poświęć 30% na swoją przyszłość. Wizualizuj, buduj strategię i twórz plany działania. Wykorzystaj również 10% swojego czasu na wyciąganie doświadczeń z przeszłości. Co jednak najważniejsze aż 70% czasu wykorzystuj na byciu w teraźniejszości, byciu TU I TERAZ. Tylko wtedy będziesz mógł skutecznie realizować wszystko to, co wcześniej założyłeś.

- Nagradzaj siebie za to co już zrobiłeś

Lubimy otrzymywać nagrody za dobrze wykonaną pracę, dlatego tak ważne jest byś nagradzał siebie za każdy, nawet najdrobniejszy sukces. Taka postawa, poza budowaniem poczucia realizacji wcześniej ustalonych celów,często daje nam nowe pokłady energii i motywacji by działać jeszcze skuteczniej.

Wskazówka: Za każde nawet drobne zadanie, którego się podjąłeś, a które właśnie skończyłeś, nagradzaj siebie. Wystarczy dobre słowo do samego siebie, kubek zielonej herbaty, chwila przerwy, spacer lub inne drobne przyjemności.

- Znajdź dla siebie chwilę wytchnienia

Nawet najwytrwalsi i zmobilizowani w działaniu ludzie potrzebują od czasu do czasu złapać oddech i zregenerować swoje siły. W natłoku codziennych obowiązków, wielu zajęć, telefonów i spotkań każda sekunda dnia jest na wagę złota. Zapominamy jednak, że „nic nierobienie” nie tylko daje nam chwilę wytchnienia, ale pozwala również by nasz umysł zwolnił, a co za tym idzie przygotował się do kolejnych wyzwań, które na niego czekają.

Wskazówka: Spróbuj w najbliższym czasie wstać kilka minut wcześniej niż robisz to zazwyczaj. Jednak, zamiast wykorzystywać ten czas na codzienne rytuały i szybszą pracę pozwól sobie nic nie robić. Nie włączaj radia ani telewizora. Poobserwuj przez okno świat z samego rana, przyjrzyj się ogacającej Cię przyrodzie, wsłuchaj się w dźwięki, które Cię otaczają i odpoczywaj.

Ciekaw, jakich sposobów wy używacie aby działać jeszcze skuteczniej. Dlatego, jeśli znacie jeszcze inne sposoby aby zwiększyć swoją produktywność, pracować wydajniej i mądrzej podzielcie się nimi w komentarzu poniżej.

14 września 2014 | Mariusz Kowalczyk

Jak przestać marnować swój czas, czyli kilka wskazówek o byciu produktywnym

W jaki sposób przestać marnować swój czas tak, aby zrobić wszystko to co sobie wcześniej zaplanowałeś? Pamiętam, że jako nastolatek kiedy wracałem ze szkoły, rzucałem w kąt plecak i siadałem przed komputerem.

Każdy dzień wyglądał tak samo, dłużył się godzinami, a „nuda” była dla mnie czymś naturalnym. Obecnie żyjąc w świecie w którym tak ja, jak i moi znajomi mamy do zrobienia więcej niż pozwala nam na to 24 godzinna dobra z zazdrością wspominam dziesiątki godzin, które uciekały mi kiedyś przez palce. Pracując na pełen etat, prowadząc coaching i warsztaty, budując od podstaw społeczność TalkUP oraz pisząc artykuły, które czytasz na blogu, potrzebowałem znaleźć odpowiedź na pytanie: w jaki sposób przestać marnować swój czas. Było to dla mnie duże wyzwanie gdyż jako „leń” potrzebowałem wskazówek oraz planu do działania. Równie ważne było dla mnie to, aby wykonywać rzeczy ważne na dany moment, nie brać się za przeglądanie facebooka, vimeo oraz wszystkiego co rozpraszało moją uwagę.

Na podstawie własnych doświadczeń, wskazówek z wielu książek oraz nieudanych prób w byciu produktywnym stworzyłem dla Ciebie listę przydatnych wskazówek. Wskazówek, które mogą Ci pomóc w opanowaniu swojego lenistwa i zabraniu się w końcu za to co dla Ciebie ważne.

Przestań marnować swój czas, zwróć uwagę na to jak spędzasz każdą wolną chwile.

Praca, niezależnie od tego czy jest to pełen etat czy 8 godzin spędzonych w szkole, w połączeniu z odpoczynkiem każdemu z nas zajmuje większość dnia. Zwróć uwagę na to jak do tej pory spędzasz swój wolny czas. Które z czynności wykonujesz najczęściej oraz ile czasu poświęcasz każdej z nich.

Aby dostrzec wszystko to o czym właśnie przeczytałeś, możesz podzielić swój dzień na 3 części. Ja swój dzień podzieliłem następująco:

- Pierwsza z nich to poranek i chwile zaraz po przebudzeniu. To tutaj jem obfite śniadanie, czytam przez chwilę coś inspirującego i uciekam do pracy.

- Druga część to moment w którym po przyjściu do domu jem obiad, a następnie po chwili odpoczynku zakładam buty i idę pobiegać. Unikam dzięki temu uczuciu senności przychodzącemu po zjedzeniu posiłku.

- Trzecia część to czas, który poświęcam na pisanie, projektowanie lub oglądanie czegoś inspirującego. Prelekcję Creative Mornings, U99 lub TED to idealny sposób na podładowanie swojej kreatywności. Lubię pracować wieczorem i w nocy, dla mnie to idealny moment, aby przysiąść nad TalkUP lub napisać kolejny artykuł na bloga.

Zastanów się teraz, jak wyglądałby Twój produktywnie spędzony dzień

Kolejną wskazówką, która może zwiększyć Twoją produktywność jest stworzenie planu Twojej produktywności. Jeśli wiesz już jak spędzasz czas wolny, zastanów się teraz co chciałbyś zmienić w swoim dniu, aby stać się bardziej produktywnym.

Mnie dużą trudność sprawiał brak energii zaraz po przyjściu z pracy do domu. Kładłem się wówczas spać na około 30/40 minut, aby zyskać choć trochę mocy i doładować swoje akumulatory. Zmieniło się to jednak w momencie w którym zacząłem biegać regularnie. Dziś nie czuję tak dużego zmęczenia, jestem bardziej wypoczęty, dzięki czemu mogę zrobić dużo więcej.

Uwierz, czasem mniej oznacza więcej

Nie musisz być najlepszy, wystarczy, że będziesz trochę lepszy niż byłeś wczoraj. Kiedy określisz już wszystkie zajęcia, które sprawiają, że nie masz dla siebie chwili wolnego. Pora abyś zrobił kolejny krok w zwiększeniu swojej produktywnośći. Zdecyduj teraz, które z wcześniej wykonywanych czynności są dla Ciebie najważniejsze. Wybierz te najbardziej istotne, mające wpływ na Ciebie, Twoje finanse, hobby, Twoją przyszłość czy rodzinę. W ich określeniu może Ci pomóc ćwiczenie, które opisywałem w jednym ze swoich pierwszych artykułów.Metodę A, B, C, D, E poznałem dzięki książce Briana Tracy i była to jedna z pierwszych metod planowania mojego wolnego czasu. Warto z niej korzystać w natłoku obowiązków, aby wybierać to, co dla nas najważniejsze. Teraz wybierz kilka czynności, którymi chcesz się zająć, pamiętając jednocześnie o wybraniu tych najbardziej istotnych. Wykonuj je regularnie, pracuj nad nimi, a już niebawem zobaczysz jak wzrasta Twoja wydajność .

To wszystko na dziś dlatego podwijaj rękawy i zabieraj się do pracy! Pamiętaj też, że jeśli artykuł, który właśnie przeczytałeś pomógł Ci przestać marnować swój czas, podziel się tym w komentarzu poniżej lub prześlij go dalej.

30 czerwca 2014 | Mariusz Kowalczyk

W jaki sposób możesz stawać się kimś bardziej skutecznym i produktywnym dzień po dniu

Już jakiś czas temu odkryłem, że techniki, aplikacje i modele zwiększania wydajności okazały się mało wystarczające, abym mógł w pełni stać się kimś bardziej skutecznym i produktywnym.

W jaki sposób możesz stać się kimś bardziej skutecznym

Opracowane przez twórców, takich jak: Devid Allen czy Leo Babauta, strategie zwiększania produktywności były i do dziś są dla mnie przebłyskiem geniuszu. Pamiętam, że kiedy po raz pierwszy odkryłem model Getting Things Done byłem nim zachwycony i był to dla mnie przełom w zwiększaniu własnej produktywności. To samo działo się kilkanaście miesięcy później, odkrywając Zen To Done. Techniki zarządzania, czasem w połączeniu z prostymi aplikacjami, sprawdzały się świetne. Trwało to jednak do pewnego momentu, gdy po wielu miesiącach funkcjonowania na podstawie schematu, sporo rzeczy zaczęło mi się „sypać”, a moja wydajność spadała.

Coraz częściej zacząłem stawać przed dylematem, czy to, co wcześniej zapisałem, wykonać zgodnie z planem, czy może lekko ten plan zmodyfikować. Czułem się jakbym zapraszał sam siebie McDonalda wiedząc, że nie jadam fast food’ów. Było to dziwne i wszystko to działo się w mojej głowie. Stwierdziłem, że czas na zmiany. Wiedziałem, że takie zachowanie nie uczyni mnie bardziej skutecznym. Tym bardziej, gdy realizowane przeze mnie cele i wyzwania wymagały dużej samodyscypliny. Postanowiłem wymyślić coś innego, choć nie był to model, bo w takim nie czuję się najlepiej. Potrzebowałem bardziej elastycznej struktury dającej mi więcej wolności, pewnego rodzaju filozofii, którą z łatwością wprowadzę w swoją codzienność. Tak też się stało i chcę się tym z Tobą podzielić.

8 zasad, które pomogły mi stać się bardziej skutecznym

Przedstawię Ci 8 kroków, które pomagają mi w byciu bardziej skutecznym. Wyuczonych działań, dzięki którym moje życie jest mniej stresujące i bardziej poukładane. Oczywiście, każdy z nas funkcjonuje w bardzo indywidualny i odmienny sposób, co za tym idzie nie wszystkie z zasad mogą być dla Ciebie tak samo skuteczne, jak dla mnie. Pamiętaj, aby każdą z nich traktować jako „ramę” lub jako pewnego rodzaju filozofię, którą można dopasować do swoich indywidualnych potrzeb.

    ZASADA PIERWSZA: Kładę się spać i wstaję o tej samej porze 7 dni w tygodniu

To nadal jedna z tych zasad, nad którą jest mi najtrudniej zapanować. Jednak, dzięki niej uczę się dyscypliny porannego wstawania oraz świadomości tego, że jeśli nie położę się wystarczająco wcześniej trudno mi będzie rano wstać.

    ZASADA DRUGA: Zaraz po przebudzeniu przez godzinę piszę albo czytam

Każdy z nas ma w ciągu dnia taki czas, w którym pracuje dużo bardziej wydajnie. Dla jednych są to poranki, podczas których tworzą, piszą, rysują, czytają, innym zaś pracuje się lepiej w późnych godzinach nocnych. Ja swoją maksymalną wydajność uzyskuję chwilę po przebudzeniu, to wtedy mam mnóstwo energii ułatwiającej mi pracę. A jak to wygląda u Ciebie? Jeśli nie wiesz, to nic straconego, mam dla Ciebie dwie propozycje. Pierwszą z nich jest zapoznanie się z książką „Nawyk Samodyscypliny”, którą miałem przyjemność recenzować w jednym z poprzednich wpisów. Drugą propozycją jest doświadczenie. Podziel kilka następnych dni pracy na 30 minutowe bloki, w których będziesz przyglądał się swojej efektywności. Doświadczenie to nie tylko pokaże Ci, w których godzinach pracujesz najwydajniej, ale może też ujawnić momenty, w których mnóstwo czasu ucieka Ci przez palce, np. przeglądając facebooka.

Kolejną ważną częścią tej zasady jest dbanie o czas, podczas którego pracujesz najwydajniej. Jeśli jest to czas w godzinach popołudniowych, nie pozwól by ktoś lub coś było w stanie wytrącić Cię z Twoich zajęć.

    ZASADA TRZECIA: Nie sprawdzam poczty do godziny 10 rano

Od kiedy pamiętam ogromną trudność sprawiało mi szybkie odpisywanie na e-mail’e. Chwila, aby wszystko przeczytać, następnie podział na to, co ważne i na końcu odpisywanie. Do dziś zajmuje mi to mnóstwo czasu. Dlatego, aby chronić swoją efektywność, pisać lub czytać w pełni koncentracji nie zaglądam do skrzynki pocztowej przed śniadaniem.

    ZASADA CZWARTA: Nie odbieram telefonów w czasie swojej pełnej wydajności

Wielokrotnie podczas pracy na pełnych obrotach, gdy w pełni jestem oddany pisaniu artykułów, czy czytaniu, nagle dzwoni telefon. Cała moja koncentracją pękała jak bańka mydlana, a wprowadzenie się ponownie w ten stan często bywało już niemożliwe. Aby zapobiegać takim zdarzeniom na czas swojej pracy wyciszam i nie odbieram żadnego z telefonów, który do mnie dzwoni.

    ZASADA PIĄTA: Planuję każdy kolejny dzień, czytam codziennie, okazuję wdzięczność

Dla mnie dobry dzień to dzień zaplanowany. Pomaga mi to uporządkować swoje myśli, zorganizować sobie czas oraz wykonać najważniejsze z czynności.

Wiem, że czytając kilkadziesiąt książek rocznie należę do promila ludzi, którzy to robią. Jednak, aby wejść do grona tak elitarnej grupy, praktykowałem wiele lat. U mnie była to kwestia wyrobienia w sobie nawyku czytania, który pozwala mi usiąść nad książką każdego dnia. Każdego dnia doceniam to, co udało mi się osiągnąć dzięki czytaniu, dlatego też czynność ta jest dla mnie tak ważna.

    ZASADA SZÓSTA: Nie wchodzę w spory z hejterami i zazdrośnikami

Chodzi mi o to, że jako osoba funkcjonująca w sieci, wystawiająca swoje prace na widok publiczny, narażam się na negatywną ocenę oraz krytykę innych. Wiem, że jeszcze się taki nie urodził, co by każdemu dogodził. Jednak zdarzają się osoby, które krytykują niemal wszystko, nie wiedząc o mnie dosłownie nic. Jest to przykre. Kiedyś takie zachowania wywoływały we mnie dużo negatywnych emocji, mocno ograniczały moje możliwości. Dziś na podobne ataki nie reaguję, odpuszczam i nie wdaję się w żadne dyskusje. Szkoda jest mi energii na kogoś anonimowego, kto nie ma dla mnie żadnego znaczenia, a jego jedynym zajęciem jest krytykowanie innych. Na świecie jest wiele osób, które jestem pewien, że wezmą z mojej pracy dla siebie to, co będzie im najbardziej przydatne.

    ZASADA SIÓDMA: Tylko ja jestem odpowiedzialny za własne błędy

O braniu odpowiedzialności za wszystko, co robimy pisałem na blogu dziesiątki razy. Chodzi o to, by nie przerzucać odpowiedzialności na innych, tłumacząc tym samym, że to nie ja popełniłem błąd. Dla przykładu: jeśli będąc na studiach nie zdawałem egzaminów, była to tylko i wyłącznie wina tego, że się nie nauczyłem, a nie pytań, które padły na egzaminach. Takie podejście daje mi ogromną wolność, bo sprawia, że to ja jako jedyna osoba jestem odpowiedzialny za to, co i jak robię. Sprawia również, że jestem jedyną osobą, która jest w stanie wszystko naprawić. Jesteś jedyną osobą, która może o siebie zadbać, która może podejmować decyzje i to Ty patrząc w lustro widzisz siebie.

    ZASADA ÓSMA: Mam swóją misję, życiowy cel do zrealizowania

Wiem, że może to wydawać się mocno przesadzone, jednak głęboko w to wszystko wierzę. Wiem po sobie, jak wiele zmian zaszło w moim życiu od momentu, gdy pojawił się temat budowania własnej świadomości. Jak z kanapowego lenia stałem się bardziej skuteczny w tym co robię, zyskiwałem na pewności siebie oraz osiągałem coraz więcej. Teraz, jako pasjonat tego wszystkiego, ktoś kto z pasją zgłębia swoją wiedzę chcę pokazać, że można oraz chcę Ci podarować narzędzia, które ułatwią osiągnięcie celu.

No dobra, to koniec dzisiejszego artykułu. Jeśli uznasz, że wpis który właśnie przeczytałeś jest wartościowy, podeślij go dalej swoim znajomym. Pamiętaj także, że jeśli masz jakieś pytania, uwagi lub chciałbyś po prostu wyrazić swoją opinie, podziel się nimi w komentarzach poniżej.

5 września 2012 | Mariusz Kowalczyk

3 sposoby na to jak skutecznie i szybko oszczędzać czas

Od kiedy zacząłem interesować się efektywnością i skuteczniejszym działaniem, temat organizacji i braku czasu był jednym z moich ulubionych tematów. Gdyby tylko wydłużyć dobę do 48 godzin. Niestety szanse spełnienia ostatniego z postulatów są dość marne, bez względu na cenę, jaką chcielibyśmy zapłacić. Co zatem zrobić by przestać narzekać i zwiększyć efektywność pracy?

rozwoj osobisty

Wydajność i tematy z nią związane to w ostatnich latach wątek, o którym coraz więcej mówi się w mediach. Powstają niezliczone ilości książek, poradników i szkoleń, pokazujących nam „co należy zrobić”, aby sprawniej funkcjonować. Kilka minut dzienne skrupulatnego planowania a będziesz w stanie wydłużyć swój dzień o kilka godzin. Wystarczy poznać metodę a problem sam się rozwiąże. To prawie oczywiste, że już za kilka może kilkanaście lat, każdy rządny sukcesu człowiek, będzie sprawnie funkcjonującym, dobrze zorganizowanym trybikiem w całym tym systemie. I wszystko wyglądałoby by pięknie gdyby nie pewien problem. Co zrobić, gdy najprościej w świecie nic nie chce mi się robić?

W jaki sposób oszczędzać czas

Może Ci się wydawać, że w ferworze codziennej pracy i życia zawodowego, przyjemności związane z odpoczynkiem i chwila relaksu to luksus, na który nie możesz sobie pozwolić. Poświęcasz więc godziny snu, zdrowe posiłki zamieniasz na burgera, a słowo siłownia wyrzucasz ze swojego słownictwa. Wszystko po to by zrobić jak najwięcej. Niestety z taką strategia daleko nie zajedziesz. Nadmierna eksploatacja Twojego organizmu prędzej czy później da o sobie znać. A przecież to jak sprawnie pracujesz zależy w dużej mierze od przygotowania Twojego umysłu i wydajności mózgu. Nawet bardzo wydajny komputer od czasu do czasu nadmiernie się grzeje i wymaga chwili przerwy.

To przecież oczywiste, że lepiej pracować kilka godzin dziennie na maksymalnych obrodach, zamiast robić wszystko na pół gwizdka przez 10 godzin. Zastanów się, nad swoją dietą. Przestać spożywać dużych ilości słodkich napojów oraz „paliwa rakietowego”, które chwilowo zwiększa Twoją wydajność. Spij tyle by Twój organizm mógł się zregenerować i następnego dnia był gotów dać Ci wszystko czego potrzebujesz. Jeśli nie do końca wiesz jak to zrobić. W Internecie jesteś w stanie znaleźć wszystko. Tylko mi nie mów, że nie masz na to czasu. Kilka ciekawostek na temat żywienia możesz również znaleźć w artykule co jeść, aby lepiej myśleć i pamiętać.

rozwoj osobisty

Korzystaj z kalendarz i kartki

Uważam, że kalendarz jest jednym z najlepszych i najprostszych narzędzi skutecznej organizacji. Wystarczy powiesić go na ścianie w okolicy miejsca pracy i sprawa załatwiona. Spoglądanie na cały miesiąc z góry, daje możliwość zaplanowania nawet kilku dni w przód. Dodatkowy przy planowaniu większych projektów i spotkań gdzie na bieżąco możesz śledzić pozostałe wydarzenia.

Wielu ekspertów twierdzi, że planowanie na papierze jest kluczem do wydajnego funkcjonowania. Po co obciążać umysł myślami związanymi z tym, co dziś zrobić, skoro wszystko można zapisać. Osobiście do tego celu używam Outlooka. Zdarza mi się jednak, że pomniejsze zadania zapisuje na kartkach samoprzylepnych. Sprawdź sam jak to działa.

Jest jeszcze jedna rzecz, którą chciałbym się z Tobą podzielić.

"Lost time is never found again." - Benjamin Franklin

Zdarzyło Ci się kiedyś wpaść na świetny pomysł, jednak zamiast zapisać go na kartce postanowiłeś o nim pamiętać. Co stało się później? Mnie większość z nich ulatywał w niepamięć. Było tak do momentu aż na tablicy przy moim biurku nie zawisła czysta kartka papieru. Dziś zapisuje na niej każdą z idei, która wpadnie mi do głowy. Stosuje ta metodę od kilku lat i uważam, że było to świetnie posunięcie. Tobie również to polecam.

Uważaj na e-mail i telefon, mocno pochłoną Twój czas

Zapewne znajdzie się wielu z was, którzy podczas pracy przy komputerze, mają tendencje do sprawdzania swojej skrzynki mailowej kilkanaście razy w ciągu dnia. Niby nic wielkiego. Zastanawiałeś się jednak nad czasem, który poświęcasz tej czynności? Niecałe 10 min w ciągu godziny na sprawdzenie i odpowiadanie każdemu z zainteresowanych może sprawić, że pod koniec pracy jedyne, co zrobiłeś to odpisywanie na maile. To samo dzieje się z telefonem, który dzwoniąc co chwile, odrywa Cię od zajęć. Jeśli pracujesz w recepcji, wszystko wydaje się być pod kontrolą, gorzej gdy tak nie jest. Na samym początku dnia ustal termin, w którym odczytasz i odpiszesz na maile. To podstawowa z zasad skutecznego zarządzania czasem. Jeśli obawiasz się tego, że Twoi nadawcy będą zbyt długo czekać na odpowiedz, możesz ustawić automatyczna powiadomienie. Będzie informowało ono nadawcę, że odpiszesz w przeciągu kilku godzin.

Pomyśl o tym, gdy następnym razem sprawdzisz swoją skrzynkę.

20 sierpnia 2012 | Mariusz Kowalczyk

Dobrze sformułowane cele mogą Ci pomóc osiągnąć dużo więcej

Dobrze sformułowane i zapisane cele stanowią fundament w przekształceniu marzeń w coś realnego i namacalnego. Temat celów, ich wyznaczania a także powodów, dla których warto je zapisywać przewijał się na blogu już kilka razy. Dziś chciałbym zaproponować Ci trochę inne spojrzenie. Spojrzenie pozwalające dodać kolejną cegiełkę wiedzy w temacie, który ostatnio stał się bardziej popularny.

To, w jaki sposób dążymy by stawać się coraz bardziej wydajni, zaczyna nabierać coraz większego znaczenia. Ilość szkoleń, warsztatów i spotkań, na których możesz uczyć się efektywnego wykorzystywania wolnego czasu rośnie w ogromnym tempie. A ich dostępność nie stanowi już tak dużego problemu jak jeszcze kilka lat temu. Koncepcja o której dziś przeczytasz przez wiele lat promowana była przez jednego z  moim książkowych mentorów, Jim’a Rohn’a. Filozofa biznesu i mówcę motywacyjnego, który dzięki podróżą po całym świecie miał szanse opowiadać ludziom historie i idee, które zmieniły jego życie.

Głównym celem dzisiejszego ćwiczenia jest pokazanie Ci kolejnego sposobu dzięki któremu, realizacja wszystkich Twoich założeń może stać się jeszcze prostsza. Całe ćwiczenie może Ci zająć około pół godziny co sprawia, że Twój dzienny harmonogram nie powinien być nim zbytnio obciążony. Warto również wspomnieć, że różnica pomiędzy ideą Jima a Briana, o której możesz poczytać tutaj, polega przede wszystkim na traktowaniu zadań z listy, jako czegoś co ciągle się zmienia i rozwija. Jest to trwający proces, który ewoluuje się razem z nami. Tyle tytułem wstępu. Skoncentrujmy się zatem na dzisiejszym temacie. Pamiętaj, że nigdy nie uczymy się tak szybko jak poprzez praktyczne wykonywanie danej czynności. Weź zatem czystą kartkę papieru i zaczynamy. Na wcześniej przygotowanej kartce zapisz w nagłówku „cele długo terminowe”. Teraz Twoim zadaniem będzie odpowiadając na pytanie: Co chciałbym zmienić w swoim życiu w przeciągu roku do pięciu lat. Tutaj zaczyna się prawdziwa przygoda, możesz wypisać jak największą ilość propozycji albo wybrać około, piętnastu, które będą miały dla Ciebie największą wartość.

Żeby ułatwić Ci zadanie możesz korzystając z pytań zamieszczonych poniżej:

    Co chciałbym zmienić/robić?
    Kim chciałbym się stać?
    Co chciałbym zobaczyć?
    Co chciałbym posiadać?
    Czym chciałbym się dzielić?

Pamiętaj by na tym etapie nie koncentrować się na detalach. Przyjdzie jeszcze na nie pora. Wystarczy, że zapiszesz swoją „wolną myśl”, nad którą skoncentrujesz się później. Gdy wypiszesz już wszystko czym chciałbyś się zając w przyszłości, warto byś jeszcze raz spojrzał i przeanalizował to, co zapisałeś. Jeśli do tego momentu udało Ci się zrobić ćwiczenie, stałeś się właśnie posiadaczem solidnego fundamentu do dalszej budowy swoją przyszłość.

Kolejnym krokiem, który warto żebyś zrobił, jest przypisanie każdemu z Twoich założeń, terminu jego wykonania. Jest to jedna z bardziej kluczowych spraw. Zastanawiasz się dlaczego? A to dlatego, że jeśli nie określisz czasu, w którym chciałbyś się zmieścić cały projekt może być odkładany w nieskończoność, a jego idea straci dla Ciebie sens.

”Either you run the day or the day runs you. - Jim Rohn”

Czas na przydzielenie ram czasowych poszczególnym zadaniom. Najlepiej gdybyś podzielił je na przedziały roczne, trzy i pięcioletnie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie byś zrobił inaczej. W tym zadaniu ważna jest równowaga. Co przez to rozumiem? Jeśli okaże się, że większość celów wypisałeś do zrealizowania w przedziale trzech do pięciu lat a mało masz ich w przedziale rocznym, może mierzysz zbyt daleko? Z drugiej strony gdyby większość Twoich celów byłaby do wykonania w ciągu roku, warto byś zastanowił się czy jest coś, czym chciałbyś się zająć w dłuższej perspektywie czasu.

Jeśli zastanawiasz się dlaczego zamiast dwóch należy wypisać jak największą ilość celów oto odpowiedz. Otóż jak opisuje Jim w jednej ze swoich książek, główną przyczyna tak dużej ilości wyzwań jest tzw. efekt astronautów z projektu Apollo. Każdy z nich był skoncentrowanych tylko na tym jednym zadaniu do tego stopnia, że po powrocie do domu nie mieli pojęcia, co ze sobą zrobić. Ich misja została wykonana, co więc dalej? Teraz, gdy Twoja lista jest już zapisana wieloma pomysłami, wybierz po cztery zadania z każdego przedziału czasu, jedno, trzy i pięcioletniego. Pamiętaj by były to dobrze sformułowane cele, najlepiej takie które mają dla Ciebie największa wartość i którymi naprawdę chciałbyś się zająć.

Przejdźmy dalej. Dopiero teraz przyszła pora byś każde ze swoich zadań opisał jak najdokładniej.Jeśli Twoim celem jest zamieszkanie w domu, opisz jak ma wyglądać. Ile ma mieć pomieszczeń, jakiej wielkości, co będzie na ścianach, a co na podłodze. Czy będzie w nim garaż? A może zdecydujesz się na basen. Jeśli tak to jakiej będzie wielkości?

Następnie zadaj sobie bardzo proste pytanie: Po co chcesz to osiągnąć? To tutaj tkwi tak naprawdę klucz do ich osiągnięcia. Ty decydujesz czy cel, który chcesz zrealizować będzie miał dla Ciebie dużą wartość a może będzie to tylko chwilowa zachcianka, która nie watra jest tak dużego nakładu pracy. Ważne byś znalazł wystarczającą liczbę powodów dla których warto jest każdy z nich.

Na koniec pamiętaj by przeglądać swoje cele raz w tygodniu i sprawdzać ich postęp.

Jeśli udało Ci się dotrzeć do końca dzisiejszego wpisu gratuluje! Jeśli jednak nie zrobiłeś podanego wyżej ćwiczenia, mam do Ciebie jedno pytania:

Czemu nie spróbujesz? Skoro poświęciłeś swój czas by tu wejść i przeczytać dzisiejszy wpis, dlaczego nie poświęcisz dodatkowych trzydziestu minut na wykonanie ćwiczenia. Tak bardzo zdezorganizuje Twój dzień? Kilka najbliższych lat które będą rozpisane na kartce i tak minie szybciej niż się zorientujesz. Wszystko zależy od Ciebie czy wkroczysz w nie z określonymi przez siebie zadaniami. Powodzenia!

2 kwietnia 2012 | Mariusz Kowalczyk

W jaki sposób zaplanować sobie dzień

Jeśli zależy Ci na tym, aby zrobić jak najwięcej, jak najmniejszym nakładem pracy, ten artykuł jest dla Ciebie! Dziś zapoznam Cię z metodą, która w prosty sposób pomoże osiągnąć Ci takie rezultaty i stworzyć naprawdę dobry plan działania. Jesteś gotowy?

Narzędziem o jakim dziś będziesz mógł poczytać jest lista, kawałek papieru, na którym będziesz mógł zapisywać wszystko to co powinno i można być przez Ciebie zrobione. Po co? by „odciążyć umysł” od nadmiaru informacji trzymanych w pamięci. Jak to zrobić?

  • Zapisuj na liście wszystko co tylko przyjdzie Ci do głowy, na tym etapie nie musisz się zastanawiać czy zrealizujesz wszystkie zapiski.
  • Pamiętaj by nosić ją zawsze przy sobie. Może się przecież zdarzyć, że wpadniesz na genialny pomysł, w najmniej spodziewanym czasie.

Pracę z listą potraktuj jako pewnego rodzaju proces. Zbieraj, przeglądaj i działaj. Wybieraj z listy zadania które będą miały dla Ciebie największe znaczenie . Zastanów się „dwa razy” czy to, czym chcesz się zając, warte jest Twojego czasu.

Jak pisał David Allen w jednej ze swoich książek, cos się wydarzy. Zapewne sam przekonasz się o tym już w najbliższym czasie. I nawet jeśli nie będziesz na to przygotowany, warto, żebyś zdawał sobie z tego sprawę.

Na szczęście tylko od Ciebie zależy jak zareagujesz na nadchodzące zmiany. Staną się one dla Ciebie kolejną okazję ,czy najzwyczajniej w świecie zaczniesz winić za nie wszystkich dookoła?

Bądź elastyczny i wykorzystuj każdą nadarzającą się okazje na realizować własnych celów i założeń. Pamiętaj, że im częściej będziesz praktykował daną czynność, tym szybciej wyrobisz w sobie nawyk zapisywania i wykonywania poszczególnych zadań.

Zdarzyła ci się sytuacja, w której chciałeś zrobić coś dla siebie, jednak wiecznie nie miałeś na to czasu. A gdy pojawiała się okazja by to zrobić nie wiedziałeś za co się zabrać? Jeśli tak, to mam dla ciebie propozycję:

  • Weź czystą kartkę papieru i powieś ją w łatwo dostępnym dla Ciebie miejscu.
  • Gdy w twojej głowie pojawi się chęć zrobienia czegoś dla siebie, zapisz to na kartce i wróć do pracy.
  • W momencie gdy będziesz miał wolną chwile, weź jedną z rzeczy która napisałeś na kartce i ciesz się możliwością jej wykonywania.

Mam nadzieję, że wiedza, którą dziś zdobyłeś, pomoże Ci zyskać jeszcze więcej wolnego czasu dla siebie. Praktykuj zgodnie w wyżej wymienionymi zasadami, a już niebawem zobaczysz pierwsze efekty. Zapraszam Cię również do przeczytania artykułu, który nauczy Cię skuteczniej wyznaczać własne cele.

Jeżeli wpis, który przeczytałeś choć trochę Ci pomógł, kliknij LUBIĘ TO i podziel się nim z innymi.

10 marca 2012 | Mariusz Kowalczyk

Jak dzień po dniu skutecznie realizować własne cele

Wracasz po pracy do domu często jedyną rzeczą, o jakiej marzysz jest dobry obiad i chwila odpoczynku. Gdy nagle dostajesz telefon, w którym szef prosi Cię o wykonanie pilnego zadania na jutro. Na początku ogarnia Cię niesamowita wściekłość, by chwilę później było tylko gorzej. Panika, że do zrobienia zostało mnóstwo rzeczy, a nawet nie zdążyłeś odpocząć. Spokojnie! Musisz zdać sobie sprawę, że dobra organizacja i poprawne planowanie są w dużej mierze odpowiedzialne za sukces podejmowanego przedsięwzięcia. Dziś będziesz mógł przeczytać o podstawowych zasadach skutecznego zarządzania czasem.

Zarządzanie czasem można uznać, jako proces, który cały czas należy powtarzać. Aby osiągnąć satysfakcjonujące wyniki w jego skutecznym wykorzystywaniu, warto postępować etapowo.

Kilka propozycji efektywnego osiągania celów

Jak najskuteczniej realizować własne cele

  • Wyznaczanie celów to jedno z podstawowych założeń dobrego planowania. Cele możemy podzielić na ważne, które będą miały skutki w przyszłości , oraz pilne,czyli takie, które wymagają natychmiastowego działania. Niestety, to właśnie tym drugim większość z nas poświęca cały dzień, nie mając już siły na zrobienie czegokolwiek innego. Pamiętaj, aby odpowiednio pogrupować swoje cele za każdym razem , gdy będziesz brał się za ich wyznaczanie. Więcej na ten temat dowiesz się w artykule Określ swoje cele i działaj.
  • Planowanie to kolejna czynność, o której warto pamiętać. Wyznaczanie kolejności swoich działań i ustalanie priorytetów pozwala krok po kroku osiągać to, co wcześniej założyłeś.
  • Analizowanie pozwala śledzić Twoje dotychczasowe osiągnięcia i to, nad czym warto jeszcze popracować. Dzięki temu narzędziu w prosty sposób stwierdzisz czy idziesz w dobrym kierunku a także będziesz wiedział, na jakim etapie swojego planu znajdujesz się obecnie.
  • Dzięki priorytetom jesteś w stanie określić, co jest dla Ciebie ważne, na co warto poświęcić swój czas, a z czego można zrezygnować. Przede wszystkim pomyśl nad skutkami, jakie niosą Twoje wybory. Przy ustalaniu priorytetów możesz stosować metodę, 20/80 o której przeczytasz tutaj.
  • Koncentracja. To dzięki niej Twoja wydajność wzrasta. Poświęcając uwagę jednemu zadaniu jesteś w stanie osiągnąć dużo lepsze rezultaty, niż wykonując wiele czynności w tym samym czasie. O multitaskingu możesz dowiedzieć się więcej po przeczytaniu artykułu Multitasking – czy to możliwe?. Pamiętaj, aby nad jednym zadaniem pracować tak długo, aż nie zostanie skończone. W imię zasady „najpierw rzeczy najważniejsze” zawsze koncentruj się na tym, co jest dla Ciebie najistotniejsze i ma największą wartość.
  • Termin końcowy i nagroda. To one sprawiają, że masz poczucie ważności i pilności sprawy. Czym byłoby zadanie gdyby nie miało terminu zakończenia? Kiedy wiedziałbyś, że właśnie teraz jest dobry moment, aby się za nie zabrać? Skuteczną metodą, którą sam wiele razy stosowałem, jest mówienie swoim znajomym o czynności, które chcę wykonać w najbliższym czasie. Dzięki temu wszyscy dookoła będą wiedzieć, czym się aktualnie zajmujesz, a Ty zyskasz większą motywacje do realizacji tego zadania. Pamiętaj o nagradzaniu się. Nagroda nawet, jeśli nie jest duża, zawsze sprawia ogromną frajdę i dodaje energii do dalszego działania.
  • Deleguj zadania. Rzadko kiedy zdarza się, żebyś był w stanie zrobić wszystko, co sobie zaplanowałeś. Pamiętaj jednak o tym, że zawsze znajdziesz czas na zrobienie tego, co jest najważniejsze a zarazem tego, co przyniesie Ci najwięcej korzyści. Jeśli znasz osobę, która mogłaby Ci pomoc, nie wahaj się o tę pomoc poprosić. Nie musisz być przecież dobry we wszystkim.
  • Kategoryzuj zadania. Chodzi mi o to abyś wszystkie zadania, które wymagają podobnych umiejętności, wykonywał razem. Twórz bloki, w których będziesz zajmował się tylko i wyłącznie wyznaczonymi przez siebie dziedzinami, kategoriami zadań. Np.:, gdy sprawdzasz swoją skrzynkę pocztowa, zarezerwuj dodatkowe pięć minut na napisanie zaległych maili. Tego typu schemat, wpływa na Twoją produktywność oraz pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
  • Twórz bloki czasowe. Jak pisałem wcześniej, aby poprawić swoją wydajność, pracuj przez dłuższy czas nad jednym zadaniem. Im bardziej skoncentrujesz się na pracy, tym lepiej, szybciej i efektywniej będziesz mógł ją wykonać.
  • Ucz się. Aby stać się dobrym w tym, co robisz, nie wystarczy od czasu do czasu zerknięcie do literatury. Warto, żebyś zgłębiał swoją wiedzę sukcesywnie, co pozwoli Ci wiedzieć coraz więcej. Czytaj, uczestniczyć w szkoleniach, spotkaniach, na których będziesz mógł się rozwijać. Moją propozycją dla Ciebie jest korzystanie z odtwarzacz mp3 w celu przesłuchiwania szkoleń i audiobooków, które są jedną z nowocześniejszych form przyswajania wiedzy oraz pozwalają zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.
  • Ułatwiaj wszystkie swoje zadania. Staraj się pracować nad tym, w czym jesteś dobry, a gdy masz z czymś problem, poproś o pomoc. Pamiętaj o tym, żeby pracować z listą i zajmować się tym, co przyniesie Ci najwięcej korzyści. Pracuj w grupie. Jak sam wiesz, co dwie głowy to nie jedna.
  • Pod żadnym pozorem nie zapomnij o równowadze. Nie popadaj w skrajności, pamiętaj o tym, że dookoła Ciebie też toczy się życie, a Ty jesteś jego częścią. Swoje cele możesz podzielić na cele związane z rodziną, relacjami międzyludzkimi, pracą i samorozwojem. Nie koncentruj się tylko i wyłącznie na jednej ze swoich kategorii. Jak sam dobrze wiesz, nie da się sprawnie funkcjonować, gdy wszystko dookoła pali się i wali.

Mam nadzieję, że wiedza, którą dziś zdobyłeś, pomoże Ci stać się jeszcze bardziej zorganizowanym. Postępując zgodnie w wyżej wymienionymi zasadami, przekonasz się, jak wiele wolnego czasu zyskasz.

Jeżeli wpis, który przeczytałeś choć trochę Ci pomógł, kliknij LUBIĘ TO i podziel się nim z innymi.