|

Matryca Eisenhowera – proste narzędzie do zarządzania czasem

Matryca Eisenhowera to bez wątpienia jedno z popularniejszych i znanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem czy aktywnościami. Jest to także jedna z tych metod dzięki, której mając szersze spojrzenie na nasze aktywności jesteśmy w stanie dokonywać lepszych wyborów i decyzji, stający się przy tym bardziej skutecznymi i wydajniejszymi we własnych działaniach.

Sztuka wyboru pomiędzy różnymi równie ważnymi zadaniami bywa często niesamowicie trudna. Zakładając, że mamy do zrobienia kilkanaście czynności w ciągu dnia, nie zawsze w łatwy sposób jesteśmy w stanie ocenić, co powinniśmy zrobić jako pierwsze. Jakie z czynności wymagają od nas natychmiastowych działań, którymi warto zająć się później, a co należy odstawić na bok i nie zajmować się tym wcale. Kluczem do skutecznego zarządzaniu sobą w czasie jest nie tyle umiejętność wybierania wyłącznie czynności dla nas najważniejszych, a rezygnacja z zajęć, które nie mają dla nas większego znaczenia. Mam tu na myśli bezcelowe skrolowanie facebooka, nadmierne oglądanie TV, rozrywki na YouTube czy granie godzinami w pockemony.

Nikt z nas nie potrzebuje ekspertów od zarządzania czasem. Bywa, że wystarczy jedno proste narzędzie, chociażby Matryca Eisenhowera oraz chęć do nauki, aby każdy z nas, stał się swoim prywatnym ekspertem od codziennej wydajności.

Czym jest Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to prosta macierz, której głównym założeniem był podział aktywności na ważne i pilne. Jak sam zapewne wiesz, nie wszystkie pilne czynności są ważne, jak i nie wszystkie ważne rzeczy czy decyzję muszą być zawsze pilne. W ich skutecznym podziale Matryca Eisenhowera sprawdza się idealnie. 

Rzeczy ważne to przeważnie te, które warto robić, aby zrealizować nasze marzenia, cele i dalekosiężne wizje. Jeśli chcemy zostać świetnymi inżynierami ważne jest, abyśmy mieli odpowiednią wiedzę techniczną oraz umiejętności pozwalające nam być ekspertem w danej branży. Przed nami więc mnóstwo pracy i zdobywania doświadczeń, często liczonego w latach. Do rzeczy pilnych może za to zaliczyć płaczące w drugim pokoju dziecko. Uspokojenie dziecka nie wymaga od nas długich przygotowań, wymaga za to natychmiastowego działania.

Jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania sobą w czasie jest zdolność odróżniania czynności, które trzeba zrobić jako pierwsze. Działań niepilnych, ale mają dla nas ogromne znaczenie, czynności pilnych, jednak dla nas mało ważnych oraz tych, którymi nie warto zwracać sobie. W planowaniu swoich aktywności może Wam także pomóc kilka aplikacji zwiększających  produktywność.

Matryca Eisenhowera i jej cztery ćwiartki

Aby pomóc Wam lepiej zrozumieć samo zagadnienie rzeczy ważnymi i pilnymi, a przy okazji lepiej zapoznać się z Macierzą Eisenhowera, przyjrzyjcie się elementom grafiki zamieszczonej poniżej. Każda z ćwiartek przedstawia sposób, w jaki wielu z nas spędza swój czas. Przyjrzyjmy się im lepiej.

Matryca Eisenhowera

Ćwiartka I - to, co ważne i pilne

To w niej znajdują się sprawy dla nas ważne, często mające duże znaczenie dla rozwoju nas samych, jak i naszej kariery. Są to czynności, o dużym znaczeniu strategicznym, czynności, o które warto dbać. Pierwsza ćwiartka to także sprawy pilne, te niecierpiące zwłoki, które trzeba zrobić jak najszybciej. To sprawy kryzysowe wymagające od nas jak najszybszej interwencji.

Opatrzenie świeżego skaleczenia, wymiana korków w mieszkaniu czy wizyta u czekającego na nas od dziesięciu minut klientem to czynności wymagające natychmiastowych działań.

Bywa tak, że pilność różnych czynności jest efektem naszego niedbalstwa i nawyku odkładania tego, co nam nie pasuje na później. Jeśli na jeden dzień przed upływem terminu spłaty rachunku za prąd przypominamy sobie o jego spłacie, staje się on sprawą pilną. Tym przykładem chciałem pokazać Ci, że wiele czynności w ćwiartce pierwszej ląduje w niej na nasze własne życzenie. Jeśli nie zaplanujemy tego, czym chcielibyśmy się zająć każdego dnia, nie spiszemy na kartce czynności do zrobienia, będziemy większość naszego wolnego czasu spędzać na gaszeniu pożarów. Wykonywaniu wszystkiego, co pilne i ważne, jednak niedającego nam szansy ruszyć z miejsca.

Zanim więc 0zaczniecie czytać dalej:

  • Zastanówcie się, które z Waszych ostatnich czynności moglibyście umieścić na Matrycy Eisenhowera w pierwszej ćwiartce?
  • Czy macie możliwość umieszczenia ich w innych ćwiartkach?

Ćwiartka II - rzeczy ważne, ale niepilne

Ta ćwiartka ze wszystkich czterech powinna mieć dla Was największą wartość i zaraz opowiem Wam, dlaczego tak uważam. Jak zapewne zauważyliście w niej znajdują się sprawy ważne, jednak nie pilne. Oznacza to mniej więcej tyle, że to w tej ćwiartce powinny zostać umieszczone wszystkie działania związane z długofalowym podnoszeniem umiejętności, karierą, relacjami oraz wszystkim tym, co daje nam możliwość rozwoju.

Tutaj możecie wrzucić naukę języka obcego, pisanie książki, naukę wystąpień publicznych, naukę programowania, czytanie, rozwój osobisty, duchowy oraz wszystko to, co może pomóc Wam doskonalić samych siebie. W tej ćwiartce nie ma miejsca na pożary i wykonywanie czynności "na teraz", jest natomiast miejsce na zaplanowane, wykonywanie skrupulatnie dzień po dniu działania przynoszące efekty w długim terminie czasu. Pamiętajcie też, że w tej ćwiartce nie trzeba robić wszystkiego od razu, kluczem jest tu długofalowe działanie.

Im więcej czasu spędzicie w ćwiartce drugiej, tym większą będziecie miał kontrolę nad własnym życie. Druga połówka Matrycy Eisenhowera daje możliwość zapobiegania sytuacją krytycznym z ćwiartki pierwszej.

Jeśli choć przez chwilę zastanowicie się nad tym, jakie czynności wchodzą w skład perwszej ćwiartki, zapewne zauważycie, że wiele z nich mogło być kiedyś w ćwiartce drugiej. Niestety na skutek zaniedbań i płynącego czasu trafiły one z czynności niepilnych do działań wymagających szybkiej interwencji. Pilnujcie więc czasu i dbajcie o to aby jak najmniej zadań zmieniało swoje położenie na macierzy.

Ćwiartka III - pilne lecz nieważne, na nie warto zwrócić uwagę

Aktywności w tej części Matrycy Eisenhowera często wymagają od nas natychmiastowych działań, jednak zadania z tej ćwiartki nie przynoszą nam często większych korzyści. I choć wydawać by się mogło, że jest to ćwiartka na równi ważna co pierwsza, jest to tylko iluzja.

Możecie tu spokojnie umieścić czytanie facebookowych postów, skrolowanie instagrama czy twittera, odbieranie nieistotnych telefonów, spotkania towarzyskie oraz inne czynności na pozór istotne. Dbajcie jednak o swój czas, trzecia ćwiartka może pożreć go naprawdę dużo.

Ćwiartka IV - Zadanie niepilne i nieważne - pochłaniacze Twojego czasu

To idealne miejsce na wszystko to, co jest dla nas nieważne i nie wymaga żadnych pilnych działań. Wręcz idealny pochłaniacz czasu, który dzień po dniu może zabierać nam dziesiątki minut z najbardziej produktywnych godzin. Nie wiem, czy wiecie, ale ćwiartka czwarta może być idealnym miejscem do złapania oddechu od codziennego natłoku informacji, korzystajcie z niej jednak mądrze. Aktywności w niej zamieszczone nie wymagają od nas większej aktywności umysłowej. To tutaj możesz umieścić nałogowe oglądanie telewizji, sięganie po telefon, granie na konsoli, godziny spędzone na plotkowanie, a także wiele innych bezproduktywnych działań.

Najwyższy czas przejść do działania

Poznaliście już wszystkie cztery ćwiartki Matrycy Eisenhowera, pora zakasać rękawy, wziąć coś do pisania i brać się do działania. Narysujcie więc waszą nową tabelę do zarządzania czasem, a następnie odpowiedzcie na pytania:

  • W jaki sposób minął Wam cały zeszły tydzień?
  • Które z aktywności zajmują Wam najwięcej czasu?
  • W której ćwiartce spędzacie go najwięcej?

Z praktyki wiem, że dużo prostszym sposobem na umieszczanie swoich cotygodniowych aktywności na macierzy jest ich początkowe zapisanie na czystej kartce, a dopiero później rozpisanie każdego z działań na odpowiedniej ćwiartce tabelki. Zwróćcie uwagę na to, że nie wszystkie z rzeczy ważnych są tak samo pilne. Kluczowa może okazać się tutaj realizacja konkretnych celów. Jeśli więcej wykonanie danej czynności, wymaga od Was szybkiego działania, pewnie jest to sprawa pilna, jednak jeśli tak nie jest, jej miejscem może być trzecia ćwiartka 

Zastanówcie się teraz raz jeszcze nad pytaniami, które zamieściłem powyżej i dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło. Pamiętajcie też o polubieniu artykułu, jeśli okazał się wam pomocny.


|

7 Nawyków Skutecznego Działania – Covey Stephen R. (Recenzja)

7 nawyków skutecznego działania napisana przez Stephen R. Covey to jedna z tych książek, którą każdy fascynat rozwoju osobistego, biznesu i marketingu powinien przeczytać.

Jak możesz przeczytać na okładce, książka ta uważana jest przez wielu za biblię współczesnego człowieka. Praca ta zawiera zbiór życiowych zasad, którymi warto się kierować i według których warto postępować. To esencja pracy nad sobą, pomagająca odzyskać życiową równowagę, stworzona i opisana jako pewnego rodzaju proces, dzięki któremu będziemy mogli ruszyć z miejsca. 7 nawyków skutecznego działania porusza temat nawyków, których brakuje ludziom w osiąganiu osobistych sukcesów. Przytaczając wiele własnych historii, oraz prostych i praktycznych ćwiczeń Covey opisuje jak skutecznie stać się bardziej produktywnym, budować lepsze relacje oraz kreować nawyki pomagające nam odnieść sukces zawodowy i prywatny. Przyjrzyjmy się zatem każdemu z opisanych w książce nawyków:

Nawyk pierwszy: Proaktywność

Proaktywność to pierwszy z nawyków, o których pisze Covey. Nawyk ten związany jest z własną sprawczością, nastawieniem na działanie oraz umiejętnością myślenia w sposób pozytywny. Sposób, która odpowiada za nasze chęci wychodzenia z własnej strefy komfortu i angażowania się w różne działania. Żyjąc w świecie schematów, w których wracając po pracy jemy obiad, odpoczywamy, oglądamy telewizor, spotykamy się ze znajomymi, jemy kolację, idziemy spać, by następnego dnia rano ponownie wstać do pracy. Tworzymy dookoła siebie strefę komfortu, z której trudno jest nam wyjść. Zdaniem autora za wiele zmian w naszym życiu odpowiada nasz własny umysł. To on jest w stanie wzbudzić w nas iskrę, pozwalającą nam działać. Covey proponuje też, aby słowo „muszę” zmienić na „chcę”. To pierwsze z punktu widzenia emocji dla wielu z nas nasycone jest negatywną energią – czymś, co wykonujemy wbrew sobie, pod pewnym przymusem. Słowo „chcę” buduje w naszym umyśle poczucie wyboru, świadomą akceptację wykonywanych przez nas działań, co ma bezpośredni wpływ na naszą psychikę oraz wywoływane emocje.

"W życiu są trzy stałe rzeczy: zmiana, wybór i zasady" - Stephen Covey

W przeciwieństwie do pasywnego czekania, proaktywność daje nam możliwość dokonywania wyborów. Świadczy o czynnym angażowaniu się w działania przybliżające nas do celu. To umiejętność, dzięki której jesteśmy w stanie pracować z uśmiechem na twarzy i poczuciem kierunku w którym podążamy.

Nawyk drugi: Zacznij z wizją końca

Nawyk drugi to nawyk wizualizacji tego co chcemy osiągnąć. „Zacznij z wizją końca” - pozwala nam tworzyć wizje, które na dalszym etapie zaczniemy materializować. Przykładem takiej wizualizacji może być budowa naszego wymarzonego domu. Aby mógł on powstać, jego mieszkańcy potrzebują go sobie najpierw wyobrazić, by później przy współpracy z architektem, przelać tę wizję na papier. Autor książki mówi o prawie cieśli, które brzmi: mierz dwa razy, tnij raz. Taka postawa nie tylko oszczędza nasz czas, daje również szansę ograniczenia błędów i pomyłek pojawiających się w trakcie działania.

Covey proponuje, aby tworzone w tym nawyku wizualizacje były budowane w perspektywie kilkuletniej. Wspierając wizję pytaniami typu: „Gdzie ta wizja ma mnie zaprowadzić, co takiego chcę osiągnąć, jak ma wyglądać to, co chcę stworzyć”, jesteśmy w stanie jeszcze dokładniej wyobrazić sobie to co chcemy stworzyć.

Wizualizacja ma również za zadanie zmotywować nas do podjęcia pierwszych kroków. W połączeniu z proaktywnością, daje nam możliwość wyznaczenia celów oraz podjęcia działań w kierunku ich realizacji. Ważne jest, by tworząc tego typu wizję wziąć pod uwagę otaczające nas środowisko, naszych przyjaciół, rodzinę oraz miejsce naszej pracy. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie spojrzeć na wszystko z szerszej perspektywy.

Nawyk trzeci: Rób najpierw to, co najważniejsze

Nawyk trzeci, to nawyk, który uczy nas wyznaczania priorytetów. Żyjąc w świecie w którym zawsze jest do zrobienia więcej niż pozwalają nam dobra, ustalanie priorytetów to ważna umiejętność. „Rób najpierw to, co najważniejsze” - uczy nas dostrzegania rzeczy ważnych, nieważnych, pilnych, i niepilnych. Na podstawie opracowanej przez autora macierzy zawierającej te cztery obszary, jesteśmy uczeni pracy w ćwiartce II (rzeczy niepilne jednak ważne) oraz rezygnacji z ćwiartki IV (rzeczy niepilne i nieważne) .

Nawyk ten pozwala nam zapanować nad ogarniającym nas często chaosem zajęć, którymi jesteśmy przytłaczani, ucząc tym samym lepszego wykorzystania przez nas czasu.

Nawyk czwarty: Myśl w kategoriach wygrana – wygrana

Kolejny z nawyków, nawyk czwarty: „myśl w kategoriach wygrana – wygrana” koncentruje się na budowaniu rzetelnych i uczciwych relacji z innymi ludźmi. Uczy uczciwości, sprawiedliwego i właściwego traktowania naszych partnerów biznesowych, klientów, bliskich czy osób kompletnie nam obcych. Strategia „wygrana – wygrana” daje nam szansę czuć się wygranym nawet jeśli potrzebujemy iść na ustępstwa. Sprawia, że każda ze stron jest zadowolona z wynegocjowanych osiągnieć, co pozwala budować niezwykle mocną platformę współpracy. Autor w tym nawyku pokazuje nam również w jaki sposób praktykować ten nawyk. Podaje wiele własnych przykładów zastosowania tej strategii oraz pokazuje jak stawać się asertywnym, pomimo pojawiających się często trudności.

Nawyk piąty: Staraj się najpierw zrozumieć, potem być zrozumianym

To kolejny z nawyków, który wraz z nawykiem czwartym koncentruje się na budowaniu relacji z innymi. Jako ludzie lubimy, kiedy uwaga innych skierowana jest na nas. To też sprawia, że bardzo łatwo potrafimy wydawać osądy i traktować ludzi bardzo niesprawiedliwie. Nikt nie nauczył nas zastanawiać się nad powodami i przyczynami takich, a nie innych zachowań u ludzi. Nawyk piąty zwraca uwagę właśnie na aspekt oceniania innych. Uczy uważności, większej empatii oraz inteligencji emocjonalnej. Dopiero wówczas, kiedy lepiej opanujemy każdą z tych umiejętności, jesteśmy w stanie budować relację na „wyższym” poziomie - relacje oparte na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu.

Nawyk szósty: Synergia

Nawyk szósty opowiada o synergii. To pewnego rodzaju działanie zespołowe, które dzięki wspólnej pracy pozwala nam osiągać więcej. Prowadzi do odkrywania nowych możliwości, osiągania lepszych efektów oraz jest w stanie mnożyć korzyści płynące ze wspólnych działań. Synergia tworzy między jednostkami działających ludzi energię, która pozwala osiągać więcej, niż w przypadku działania w pojedynkę. Pozwala kreować nowe możliwości, pokonując tym samym większe wyzwania i trudności.

Nawyk siódmy: Ostrzenie piły

Ostatni z nawyków przedstawiony w książce to nawyk siódmy: „ostrzenie piły”. W tym rozdziale autor przywołuje historię turysty, który spotyka zmęczonego pracą drwala. Pytając go co robi, ten odpowiada mu, że ścina drzewo. Turysta dostrzegając to, że piła drwala jest tępa, sugeruje więc, by ten naostrzył swoje narzędzie pracy. Drwal odpowiada mu jednak, że jest zajęty pracą i nie ma na to czasu.

"Nauczyłam się mówić "nie" przez szacunek dla ważniejszego "tak" w moim życiu." - Stephen Covey

Każdy z nas, nawet ten najbardziej wytrwały potrzebuje czasem odpoczynku. To dzięki niemu jesteśmy w stanie spojrzeć na wszystko co robimy trochę szerzej. Rozejrzeć się dookoła i zastanowić czy na pewno w pędzie pracy zmierzamy w dobrym i chcianym przez nas kierunku.

„Ostrzenie piły” to moim zdaniem spoina wszystkich poprzednich nawyków. Umiejętność łączenia i wykorzystywania każdego z wcześniej nauczonych nawyków.

7 nawyków skutecznego działania napisana przez Stephen R. Covey to książka, którą warto mieć na swojej półce. To również pozycja, do której warto regularnie wracać, gdyż każde kolejne zapoznanie się z nią pozwala nam odkryć coś nowego.